applatenmaken.com/documentscan-software laten maken

Documentscan-software laten maken

Facturen, contracten en formulieren die op papier of als losse scan binnenkomen, en die vervolgens met de hand worden overgetypt, uitgeprint of weggelegd in een map. Documentscan-software zet die stroom om in een doorzoekbaar archief dat automatisch herkent, classificeert en doorstuurt naar het juiste systeem.

Plan een gesprek Meer software op maat

Waar dit om draait

Administratie-zware organisaties, van boekhoudkantoor tot gemeente, zorginstelling en archief, krijgen dagelijks documenten binnen die niet digitaal geboren zijn: post, formulieren, contracten, bonnetjes, doorgestuurde pdf's. Documentscan-software zet die papieren en losse bestanden om in doorzoekbare, verwerkbare data, via scannen en OCR (optical character recognition, oftewel tekstherkenning).

Het verschil met een los scanprogramma of een scan-app op de telefoon zit in wat er na het scannen gebeurt. Waar een scanner alleen een plaatje of pdf oplevert, herkent maatwerksoftware zelf wat voor document het is, haalt de relevante gegevens eruit en stuurt het door naar de juiste plek, zonder dat iemand het handmatig hoeft te beoordelen of over te typen.

Wat we voor u bouwen

Scannen en OCR: Scans, foto's en pdf's worden via OCR omgezet naar doorzoekbare tekst, ook bij scheve of minder scherpe documenten.
Automatische classificatie: Het systeem herkent zelf om wat voor documenttype het gaat, zoals factuur, contract of formulier, en verwerkt het vervolgens volgens de regels die daarbij horen.
Data-extractie: Velden als bedrag, datum, naam of referentienummer worden uit het document gehaald en in gestructureerde gegevens gezet, klaar om verder te verwerken.
Doorzoekbaar archief: Volledige tekst en metadata zijn doorzoekbaar, met filters op documenttype, datum of afzender, in plaats van bladeren door mappen.
Koppeling met DMS, boekhouding of ERP: Documenten en de daaruit gehaalde gegevens landen automatisch in het systeem waar ze thuishoren, zonder dubbel invoeren.
Batch- en mobiel scannen: Grote stapels documenten in één keer verwerken via een scanner met feeder, of losse documenten inscannen met de camera van een telefoon.

Onze aanpak, stap voor stap

We brengen uw documentstromen in kaart
Welke documenten komen binnen, in welke vorm, en waar lopen ze nu vast? Dat bepaalt waar de eerste versie zich op richt.
Kleinste werkende versie eerst
We beginnen met scannen, OCR en een doorzoekbaar archief voor het documenttype dat nu de meeste tijd kost, in plaats van in één keer alles te automatiseren.
Bewezen bouwstenen waar het kan
Voor OCR, opslag, rechten en koppelingen bestaan bewezen bouwstenen. Maatwerk reserveren we voor de classificatie- en extractieregels die specifiek voor uw documenten gelden.
Testen met wie het archief gebruikt
Administratie- of archiefmedewerkers wijzen aan waar classificatie of extractie nog misgaat, voordat we verder bouwen.
Doorbouwen op bewijs
Extra documenttypen, koppelingen of automatiseringen voegen we toe zodra de basis bewezen werkt, niet vooruitlopend op een wensenlijst.

Waarom maatwerk hier loont

Elke organisatie werkt met andere documenttypen, andere afzenders en andere regels voor wat waar moet landen. Een kant-en-klare scan-app kent uw specifieke formulieren, contractsjablonen of factuurindelingen niet, en behandelt alles als hetzelfde soort bestand.

Bij classificatie en data-extractie hoort ook zorgvuldigheid rond AVG en bewaartermijnen: wie mag welk document inzien, hoe wordt die toegang vastgelegd, en wanneer moet een document worden gearchiveerd of verwijderd. Die regels bouwen we in de software zelf in, in plaats van ze achteraf als los proces op te leggen aan medewerkers.

Omdat u eigenaar bent van de code en de omgeving, bepaalt u zelf wanneer een nieuw documenttype, een extra koppeling of een aangepaste bewaarregel wordt toegevoegd, zonder afhankelijk te zijn van een leverancier.

Herkent u dit?

Documenten komen binnen via post, e-mail en scanner, zonder vast systeem erachter.Medewerkers typen gegevens uit facturen, contracten of formulieren met de hand over.Het archief bestaat uit mappen op naam of datum, niet doorzoekbaar op inhoud.Bij een controle of audit kost het zoeken naar het juiste document te veel tijd.Onduidelijk is wie toegang heeft tot welk document, of hoelang iets bewaard moet blijven.

Herkenbaar? Dan is een gesprek over documentscan-software op maat een logische volgende stap.

Veelgestelde vragen

Herkent de software zelf om wat voor document het gaat?

Ja. Op basis van kenmerken in het document, zoals lay-out en tekst, herkent de software of het om een factuur, contract of formulier gaat, en verwerkt het vervolgens volgens de regels die daarbij horen.

Kan ik ook met mijn telefoon scannen, naast een scanner met feeder?

Ja. Naast batch-scannen via een scanner richten we vaak ook mobiel scannen in, zodat losse documenten met de camera van een telefoon direct het proces in gaan.

Kan de software koppelen met ons DMS, boekhouding of ERP?

Ja. Documenten en de daaruit gehaalde gegevens kunnen we automatisch laten landen in het systeem waar ze horen, zodat niets dubbel wordt ingevoerd. Welke koppeling nodig is, bekijken we in het gesprek.

Hoe gaat u om met AVG en bewaartermijnen?

Toegang tot documenten leggen we vast per rol, en bewaar- en verwijderregels bouwen we in de software in, zodat archivering niet afhangt van een handmatig proces. De precieze regels stemmen we af op uw organisatie.

Van wie is de software na oplevering?

Van u. Code en omgeving staan op uw naam, zodat u niet vastzit aan een leverancier voor elke wijziging of uitbreiding.