applatenmaken.com/virtuele dataroom laten maken
Virtuele dataroom laten maken
Vertrouwelijke stukken delen via e-mailbijlagen of een gedeelde cloudmap voelt onveilig zodra een overname, fondsenwerving, audit of tender serieus wordt. Een eigen virtuele dataroom geeft u controle over wie wat ziet, en voor hoelang.
Waar dit om draait
Een virtuele dataroom, ook wel virtual data room genoemd, is een beveiligde online omgeving waarin meerdere partijen tijdelijk toegang krijgen tot vertrouwelijke documenten. M&A-adviseurs gebruiken hem tijdens due diligence bij een overname, investeringsmaatschappijen tijdens fondsenwerving, accountants tijdens een audit en organisaties die meedingen naar een aanbesteding tijdens een tender. Steeds gaat het om dezelfde kern: documenten die niet zomaar rondslingeren, maar aantoonbaar alleen bij de juiste partij terechtkomen.
Generieke dataroom-tools lossen dit deels op, maar rekenen doorgaans per traject of per abonnement en volgen zelden uw eigen dossierstructuur. Een maatwerk dataroom volgt wel uw indeling, uw huisstijl en de manier waarop uw kantoor of onderneming dossiers al inricht.
Wat we voor u bouwen
De precieze functies verschillen per traject, maar onderstaande onderdelen komen in vrijwel elke dataroom terug.
| Onderdeel | Wat het voor u doet | In elk dossier |
|---|---|---|
| Granulaire rechten | Per gebruiker of rol instellen wie mag inzien, wie mag downloaden en welke stukken alleen met watermerk en zonder downloadknop te bekijken zijn. | ✓Standaard |
| Audit trail | Vastleggen wie welk document opende en wanneer, zodat u achteraf kunt aantonen wie toegang had tot welke informatie. | ✓Standaard |
| Twee-factor-authenticatie | Een extra controle bovenop het wachtwoord bij elke inlog, zodat een gelekt wachtwoord alleen niet volstaat. | ✓Standaard |
| Dataopslag in de EU | Documenten blijven binnen Europese datacenters, passend bij de AVG-eisen rond vertrouwelijke en persoonsgegevens. | ✓Standaard |
| Automatisch intrekken van toegang | Zodra een deal is afgerond of afgeketst, sluit toegang voor externe partijen automatisch af, zonder dat u dit handmatig moet nalopen. | ✓Standaard |
| Versiebeheer | Oudere versies van een document blijven herleidbaar, zodat nooit onduidelijk is welk exemplaar het definitieve is. | ✓Standaard |
| Q&A-workflow | Vragen van een kopende partij, auditor of aanbestedende dienst gestructureerd koppelen aan het bijbehorende document, met antwoord vanuit uw kant. | !Per traject |
| Koppeling met dossier- of CRM-systeem | Documenten direct vanuit uw bestaande dossierbeheer of CRM beschikbaar maken in de dataroom, zonder dubbel uploaden. | !Optioneel |
Onze aanpak, stap voor stap
- We brengen uw trajecten in kaart
Of het nu due diligence bij een overname is, fondsenwerving, een audit of een tender: we bepalen welke partijen toegang nodig hebben en welke documenten het gevoeligst zijn.
- Kleinste werkende versie eerst
We bouwen eerst de kern: inloggen, rechten instellen en documenten plaatsen. Zo staat er snel een dataroom waarmee u een eerste dossier kunt openen.
- Bewezen bouwstenen voor beveiliging
Inloggen, tweefactor-authenticatie, versleuteling en EU-hosting zijn beproefde bouwstenen. Maatwerk zetten we in op de workflow, de rechtenstructuur en uw huisstijl.
- Testen met echte gebruikers
Een adviseur, een tegenpartij of een auditor doorloopt een proefdossier. Zo zien we waar de Q&A-workflow of de rechtenindeling nog wringt, voordat het traject echt live gaat.
- Doorbouwen op bewijs
Extra opties, zoals redactie van gevoelige passages of aanvullende notificaties, voegen we toe zodra een traject daarom vraagt, niet vooraf op gok.
Waarom maatwerk hier loont
Voor een M&A-adviseur, advocatenkantoor, accountant of investeringsmaatschappij is de dataroom vaak het eerste dat een tegenpartij van u ziet. Een omgeving in uw eigen huisstijl, gekoppeld aan uw dossiers of CRM, oogt anders dan een generieke tool met een logo van een externe leverancier erop.
E-mail en gedeelde mappen
Geen rechten per document, geen zicht op wie wat bekeek en een reëel risico op een datalek zodra een bijlage bij de verkeerde persoon belandt.
Generieke dataroom-abonnement
Functioneel voor één traject, maar met een abonnement per deal, weinig ruimte voor uw eigen huisstijl en geen koppeling met uw dossierbeheer.
Eigen maatwerk dataroom
Uw huisstijl, uw rechtenstructuur, gekoppeld aan uw dossiers of CRM en zonder terugkerend abonnement per nieuw traject.
Doordat u eigenaar bent van de code, breidt u de dataroom uit wanneer uw organisatie daarom vraagt, of dat nu een extra rol is, een koppeling met een ander systeem, of een tweede omgeving voor een volgend traject. U zit nergens aan vast.
Veelgestelde vragen
Kan de dataroom aansluiten op ons eigen dossier- of CRM-systeem?
Ja. We koppelen de dataroom aan uw dossierbeheer of CRM, zodat documenten niet dubbel worden beheerd en een nieuw traject sneller op te zetten is.
Voldoet de dataroom aan de AVG?
We richten dataopslag binnen de EU in en werken met versleuteling en tweefactorauthenticatie, zodat de omgeving past bij AVG-vereisten voor vertrouwelijke stukken.
Kunnen we per partij verschillende rechten instellen?
Ja. Per gebruiker of rol stelt u in wie mag inzien, wie mag downloaden en welke documenten alleen met watermerk en zonder downloadmogelijkheid te bekijken zijn.
Zien wij wie welk document heeft bekeken?
Ja. Een audit trail legt vast wie welk document opende en wanneer, zodat u bij een overname, audit of tender kunt aantonen wie toegang had tot welke informatie.
Van wie is de software na oplevering?
Van u. Code en omgeving staan op uw naam, zodat u niet vastzit aan een leverancier of een abonnement per deal voor elke wijziging.