NEN 7513-logging koppelen aan uw eigen systemen

NEN 7513 heet voluit "Medische informatica – Logging – Vastleggen van acties op elektronische patiëntdossiers". De norm legt vast welke gebeurtenissen u logt, welke gegevens daarbij horen, aan welke kwaliteitseisen logging moet voldoen en hoe lang logbestanden bewaard blijven. De herziene versie sluit aan op de internationale norm voor audit trails bij elektronische patiëntdossiers.

Het misverstand zit in de reikwijdte. Veel systemen loggen alleen dat er is gelezen. De norm wil ook wijzigingen, exports en afdrukken zien, en behandelt gegevensuitwisseling met ketenpartners als een aparte gebeurtenis. Dat laatste is precies het deel dat buiten uw eigen scherm gebeurt en daarom het vaakst ontbreekt.

Per gebeurtenis gaat het om wie, wanneer, welke gegevens en in welke hoedanigheid. Dat klinkt eenvoudig en valt in de praktijk uiteen in een lijst die uw systemen niet alle vier kennen.

• Raadplegen van een dossier, met de patiënt en het onderdeel dat is geopend.
• Wijzigen, aanmaken en verwijderen van gegevens in het dossier.
• Exporteren en afdrukken, want daarmee verlaat informatie het systeem.
• Beschikbaarstelling aan een ketenpartner, apart van het raadplegen zelf.
• De hoedanigheid waarin iemand keek: behandelrelatie, waarneming of beheer.
• Inzage in de logging zelf, want ook dat is een handeling op gevoelige gegevens.

Een zorgorganisatie van enige omvang werkt met een dossiersysteem, een portaal, een labkoppeling, een beeldarchief en soms een eigen webapplicatie. Elk daarvan logt in zijn eigen vorm en bewaart dat een eigen periode. Wie de vraag van een patiënt wil beantwoorden, moet die stromen samenbrengen op één tijdlijn.

Daar komt bij dat de meeste logging technisch is opgeschreven: een gebruikersnummer, een tabelnaam, een tijdstempel in UTC. Dat is bruikbaar voor een beheerder en onbruikbaar voor de persoon voor wie het recht bedoeld is. De vertaling naar begrijpelijke taal is daarom geen presentatielaagje maar onderdeel van wat u moet leveren.

Wij bouwen die verzamel- en vertaallaag naast uw bestaande systemen. De dossiers blijven waar ze zijn; wat wij toevoegen is één plek waar de gebeurtenissen samenkomen en waar een functionaris of een patiënt een leesbaar antwoord krijgt.

Logging moet minstens zo goed beveiligd zijn als de gegevens waarover zij gaat. Dat betekent in de praktijk toegang met meer dan een wachtwoord, en het betekent dat het loggingoverzicht zelf niet voor iedereen zichtbaar is: het toont immers ook welke medewerker welk dossier heeft geopend.

De bewaartermijn is het tweede punt waarop bestaande systemen tekortschieten. Applicatielogs worden vaak na weken of maanden opgeruimd, terwijl het inzagerecht verder terugkijkt. Wat wij bouwen, bewaart de gebeurtenissen apart van de technische logs, met een termijn die u kiest en die niet meebeweegt met het opschoonbeleid van een leverancier.

De aansluiting verschilt per bron. Sommige systemen bieden een auditlog-API, andere schrijven naar een tabel of een bestand, en bij een enkele leverancier is er alleen een exportknop. Wij inventariseren dat per systeem voordat we iets beloven, want de haalbaarheid zit hier in de bronnen en niet in onze kant.

De verzamellaag normaliseert wat binnenkomt naar één gebeurtenismodel: wie, wanneer, welke patiënt, welk onderdeel, welke handeling, in welke hoedanigheid. Vanaf dat model bouwen we de weergave voor de functionaris en de weergave voor de patiënt, met verschillende rechten. Hoe koppelingen in het algemeen werken staat op systemen koppelen met een api.

Let op de bron die het minst meewerkt. Eén systeem dat geen bruikbare logging afgeeft, maakt het totaalbeeld onvolledig, en dat is precies het antwoord dat u niet wilt geven. Breng dat vroeg in kaart en leg het contractueel bij uw leverancier neer als het aan hun kant ligt.

Let ook op de verhouding met uw medewerkers. Een overzicht van wie wat opende, raakt hun arbeidsverhouding. Spreek vooraf af wie het overzicht mag inzien, wanneer er wordt gecontroleerd en wat er gebeurt bij een signaal. Dat is een organisatievraag die u niet met software oplost, maar die de inrichting wel bepaalt.

Het aantal bronsystemen weegt het zwaarst, en daarna de vorm waarin die hun logging afgeven. Een systeem met een nette auditlog-API is een dag werk; een systeem waaruit alleen een bestand komt dat u zelf moet uitpakken, is een veelvoud daarvan.

Daarnaast telt of de patiëntkant meemoet. Een intern overzicht voor een functionaris is aanzienlijk kleiner dan een omgeving waarin een patiënt zelf inlogt en zijn eigen logging bekijkt, omdat daar identiteitscontrole en een begrijpelijke weergave bij horen.

1. We inventariseren per systeem wat er nu wordt gelogd en in welke vorm het beschikbaar is.
2. We leggen het gebeurtenismodel vast: wie, wanneer, welke patiënt, welke handeling.
3. We bouwen de eerste koppeling met de bron die het meeste verkeer heeft.
4. We voegen de overige bronnen toe en maken de weergave voor de functionaris.
5. Pas daarna komt de patiëntkant, met de identiteitscontrole die daarbij hoort.

• Zorgkoppelingen software
• NEN 7510 in de zorg
• Alle software op maat