Terugkerende facturen: de volledige gids

Elke onderneming met contracten factureert terugkerend, en de meeste doen dat door de vorige factuur te kopiëren en de datum aan te passen. Dat werkt tot er een contract wijzigt, een index verstrijkt of een klant vertrekt.

Terugkerende facturen automatiseren is het contract de factuur laten maken: per periode, met de regels van dat moment, zonder dat iemand kopieert.

Het onderscheid met abonnementsfacturatie is de aard van de afspraak. Een abonnement is een product met een plan, een upgrade, een opzegging halverwege en dus proratie: de klant beslist per maand. Een contract is een afspraak met een looptijd, een opzegtermijn en een index: de partijen hebben voor langere tijd getekend. De factuur van het contract verandert niet door gedrag van de klant maar door de kalender en door wat er in de periode is geleverd.

De contracten zijn overal. Een installateur heeft onderhoudscontracten met een jaarlijkse beurt en storingen erbovenop. Een verhuurder heeft huurovereenkomsten met servicekosten en een jaarlijkse verhoging. Een IT-bedrijf heeft beheercontracten met een vast bedrag en uren daarbuiten. Een adviesbureau heeft retainers. Een hostingbedrijf heeft pakketten met verbruik. Wat ze delen: een vaste basis, een variabel deel, en een moment waarop de prijs mag veranderen.

De gebruikers zijn de boekhouder of de administratie die de facturen verstuurt, de accountmanager die de contracten afsluit en wijzigt, en de klant die de factuur ontvangt en wil begrijpen. De meeste fouten ontstaan tussen de eerste twee: een wijziging die de accountmanager mondeling afspreekt en die de administratie niet bereikt, tot de klant belt.

Een contract van drie jaar met een jaarlijkse index en een opzegtermijn van drie maanden heeft vier data die ertoe doen. In een map met pdf's kent niemand ze; in een systeem zijn het velden met een melding.

Looptijd

begin, einde en wat er dan gebeurt: verlengen voor een termijn, doorlopen tot opzegging, of eindigen

Index

de afgesproken index, het moment en de basis; het systeem berekent het nieuwe tarief en legt de berekening vast

Opzegging

de termijn en het laatste moment; een melding aan de accountmanager ruim vóór de klant kan opzeggen

Wijziging

een wijziging in het contract gaat in op een datum en wijzigt de facturen vanaf die datum, niet met terugwerkende kracht

Indexering is waar de meeste marge weglekt. Een contract dat jaarlijks met een consumentenprijsindex mag stijgen en waarvan niemand de datum kent, blijft op het oude tarief staan. Het systeem kent de datum, kent de index en past het tarief aan, of legt de wijziging klaar voor een akkoord van de accountmanager. Ook de berekening zelf hoort vastgelegd: welke index, welke periode, welk percentage. Dat is wat de klant vraagt als hij de hogere factuur ziet.

Voor consumentencontracten gelden extra regels over stilzwijgende verlenging en opzeggen; die staan in het Burgerlijk Wetboek en veranderen niet door een systeem. Voor zakelijke contracten geldt wat is afgesproken, en dat is precies het probleem: elke klant heeft iets anders afgesproken. Het systeem moet dus per contract de regels kennen, niet één standaard voor iedereen.

Het vaste bedrag per maand factureert elk pakket. Het meerwerk van de monteur, de uren van de consultant en het verbruik van de klant zijn wat de factuur elke maand anders maakt, en wat de boekhouder nu met de hand overneemt.

De variabele regel heeft een bron en een goedkeuring. De bron is het systeem waar het werk is gedaan: de buitendienst-app met de werkbon, de urenregistratie, het platform dat het verbruik telt. De goedkeuring is de persoon die zegt: dit mag gefactureerd worden. Een factuursysteem dat de bron leest maar de goedkeuring overslaat, stuurt meerwerk dat de klant nooit heeft geaccepteerd, en dat kost meer dan het opbrengt.

Het factuurmoment is de tweede valkuil. Vast vooraf en variabel achteraf is de gebruikelijke opzet, en die levert twee facturen per periode op als het systeem ze niet samenvoegt. Klanten willen één factuur per maand; dat betekent dat het vaste deel van de komende maand en het variabele deel van de vorige maand op dezelfde factuur staan, met een omschrijving die dat uitlegt.

Automatiseren betekent niet dat niemand meer kijkt. Het betekent dat het systeem de facturen klaarzet, één persoon ze in één keer controleert, en de rest vanzelf gaat: verzenden, incasseren, herinneren, boeken.

De controle-ronde is de belangrijkste stap en de minst geautomatiseerde. Het systeem moet niet alle facturen tonen maar de afwijkingen: een factuur die hoger of lager is dan vorige maand, een contract dat deze maand eindigt of geïndexeerd wordt, een variabele regel die groter is dan gebruikelijk. Wie alleen de afwijkingen ziet, controleert honderd facturen in een kwartier.

Bij incasso hoort een vooraankondiging aan de klant, met het bedrag en de datum; de standaardtermijn daarvoor is veertien dagen, tenzij anders is afgesproken. Bij een terugkerende incasso met een vast bedrag mag die aankondiging één keer voor de hele reeks, zolang het bedrag niet verandert. Verandert het, door een index of een variabel deel, dan hoort er een nieuwe aankondiging bij. Het systeem weet wanneer het bedrag verandert, dus het systeem hoort de aankondiging te sturen.

De functie 'terugkerende factuur' zit in de meeste boekhoudpakketten: een sjabloon, een frequentie, een klant. Voor een vast bedrag per maand is dat genoeg. De vraag is wat er gebeurt als het bedrag elke maand anders is.

De grens ligt bij de bron van de variabele regel. Zolang de boekhouder de variabele regel zelf intypt, is het pakket genoeg, hoe vervelend dat werk ook is. Zodra de variabele regel uit een ander systeem moet komen en zonder overtikken op de factuur moet staan, is er een koppeling nodig die het pakket meestal niet heeft. Dat is het moment voor maatwerk: niet een nieuw boekhoudpakket, maar een laag ervóór die de factuur samenstelt en aan het pakket aanlevert.

Het pakket blijft het pakket. De boekhouding, de btw-aangifte en het grootboek horen daar en nergens anders. Het maatwerk maakt de factuur en levert hem aan; het pakket verstuurt, boekt en bewaakt de betaling. Wie het maatwerk de hele boekhouding laat doen, bouwt een boekhoudpakket na, en dat is nooit de bedoeling.

Een register met contracten dat elke maand een factuur klaarzet, is overzichtelijk werk. Vier systemen die elk een deel van de factuur leveren, en tweehonderd klanten met eigen afspraken, zijn dat niet.

Bronnen

elke bron voor variabele regels is een koppeling met een goedkeuringsstap en een periodeafbakening

Variatie

honderd contracten met dezelfde regels is één regel; honderd contracten met eigen afspraken is honderd

Pakket

een boekhoudpakket met een koppelvlak voor facturen is eenvoudig; een pakket zonder is een import per maand

Historie

bestaande contracten invoeren met hun index- en einddata is werk dat vóór de eerste factuurronde klaar moet zijn

Wat meestal meevalt: het register en de vaste factuur. Wat tegenvalt: de bestaande contracten. Die staan in pdf's, in e-mails en in het hoofd van de accountmanager, en ze moeten één keer volledig worden ingevoerd: looptijd, index, opzegtermijn, afspraken. Dat invoerwerk is geen bouwwerk, maar zonder is het systeem leeg.

Vraag ook wat u met de uitzonderingen doet. Elke organisatie heeft klanten met een eigen afspraak die niet in een regel past. Het systeem kan die als uitzondering kennen, met een handmatige stap, of de accountmanager kan de afspraak bij de volgende verlenging in lijn brengen. Het tweede is goedkoper, en het systeem helpt daarbij door de afwijkende contracten te tonen.

De volgorde hieronder begint niet bij de factuur maar bij het contract, want zonder een compleet register maakt het systeem verkeerde facturen sneller dan de boekhouder.

1. Contracten verzamelenAlle lopende contracten met looptijd, index, opzegtermijn en facturatie-afspraken in één register. Afwijkende afspraken gemarkeerd.
2. Vaste facturenEén periode de vaste facturen uit het register naast de handmatige leggen. Elk verschil is een fout in het register of in de oude factuur.
3. Controle-rondeHet scherm dat alleen afwijkingen toont: bedrag, einddatum, index, grote variabele regel. Eén persoon, één ronde.
4. Eerste bron koppelenDe bron met het meeste overtikwerk: uren, werkbonnen of verbruik. Met een goedkeuring ertussen.
5. Verzenden en incassoAanlevering aan het boekhoudpakket, e-factuur waar de klant dat wil, incasso met vooraankondiging en storno's als melding.
6. Meldingen en bijsturenIndex- en einddata als melding aan de accountmanager. Na een kwartaal: welke uitzonderingen zijn er nog, en welke kunnen weg.