Abonnementsfacturatie: de volledige gids
Abonnementsfacturatie is facturatie waarbij de factuur niet volgt op een levering maar op een kalender. Dat klinkt eenvoudiger dan het is: een klant die halverwege de maand opzegt, upgradet of niet betaalt, maakt van een simpele periodieke factuur een rekensom met regels. Die regels zijn het product; de factuur is de uitkomst.
In het kort
- De factuur is het makkelijke deel. Proratie bij wijzigingen, mislukte incasso's en opzeggingen zijn waar het werk zit.
- Elke factuur moet aan de wettelijke eisen voldoen, ook als hij automatisch is gemaakt. Een doorlopend nummer en de juiste btw zijn geen instelling maar een verplichting.
- Incasso vraagt een machtiging en een vooraankondiging. Wie dat overslaat, krijgt storneringen en klachten.
- Een abonnement dat de klant niet kan opzeggen, is bij consumenten geen abonnement maar een geschil. De wet bepaalt de opzegtermijn.
Wat abonnementsfacturatie anders maakt
Bij gewone facturatie is de levering het startpunt. Bij een abonnement is dat de periode, en periodes veranderen halverwege.
Alle hoofdstukkenEen gewone factuur is een foto: dit is geleverd, dit kost het. Een abonnementsfactuur is een film: deze periode, tegen dit tarief, met deze wijzigingen onderweg. Dat verschil zit in elke regel van het systeem.
Abonnementsfacturatie is het bijhouden van een lopende afspraak en daar op vaste momenten een factuur uit trekken.
De toepassingen zijn breder dan software. Een sportschool, een maaltijdbox, een onderhoudscontract, een parkeerabonnement, een lidmaatschap, een servicecontract op apparatuur: overal waar een klant periodiek betaalt voor iets dat doorloopt, speelt dezelfde rekensom. Ook een bedrijf dat per maand factureert op basis van verbruik, zoals opslag of een aantal gebruikers, zit in dit patroon.
Het lastige zit in de uitzonderingen. Een klant start op de twaalfde van de maand: factureert u een deel of een hele maand? Hij gaat halverwege naar een duurder pakket: verrekent u het verschil nu of bij de volgende factuur? Hij zegt op, maar heeft vooruitbetaald: wat gaat er terug? Elk van die vragen heeft een antwoord, en dat antwoord moet in het systeem staan voordat de eerste klant het meemaakt.
Wat het niet is: een reeks losse facturen die u elke maand opnieuw aanmaakt. Dat werkt bij tien klanten en breekt bij honderd, omdat elke wijziging dan handwerk is en elke fout een creditnota.
De regels die het systeem moet kennen
Vier situaties komen bij elk abonnement voor: starten halverwege, wijzigen, opzeggen en niet betalen. De regels daarvoor zijn het ontwerp.
Alle hoofdstukkenVoordat iemand een scherm tekent, moeten deze vier situaties op papier staan. Niet in algemene termen, maar met een voorbeeld en een bedrag erbij, zodat de boekhouding kan zeggen of het klopt.
- Proratie
- een deel van de periode wordt naar rato berekend, in dagen of in maanden
- Wijziging
- upgrade direct verrekend, downgrade bij de volgende periode, of andersom
- Opzegging
- tot wanneer loopt het door, en wat gebeurt er met vooruitbetaalde periodes
- Wanbetaling
- hoeveel herinneringen, wanneer stopt de dienst, wanneer gaat het naar incasso
Proratie is de bron van de meeste discussies. Rekent u per dag, dan is een maand met eenendertig dagen anders dan een met dertig, en dat ziet een klant op zijn factuur. Rekent u per maand, dan is starten op de eerste anders dan starten op de dertigste. Beide zijn verdedigbaar; kies er een, schrijf hem op en pas hem overal toe.
Wijzigingen halverwege zijn de tweede bron. Een upgrade direct verrekenen is klantvriendelijk en ingewikkeld; een downgrade pas bij de volgende periode laten ingaan is eenvoudig en verdedigbaar. Veel bedrijven kiezen die combinatie. Wat u ook kiest, het moet op de factuur uitlegbaar zijn in één regel.
Opzeggen raakt de wet. Bij consumenten is een abonnement dat stilzwijgend is verlengd, maandelijks opzegbaar. Bij zakelijke klanten geldt wat in het contract staat. Het systeem moet dat onderscheid kennen, want een consument die niet kan opzeggen, belt niet u maar de geschillencommissie.
Wat het systeem moet kunnen
Een abonnementenregister, een factuurmotor die aan de wet voldoet, een incassokoppeling, een herinneringsproces en een klantscherm om zelf te wijzigen.
Alle hoofdstukkenDe onderdelen zijn bekend; de volgorde waarin u ze bouwt niet altijd. Begin bij het register en de factuur, want zonder die twee is de rest zinloos.
Het klantscherm is het vijfde onderdeel en komt bewust later. Een klant die zelf zijn pakket wijzigt, zijn betaalgegevens aanpast en zijn facturen downloadt, scheelt veel werk, maar het vraagt dat de regels uit het vorige hoofdstuk feilloos werken. Bouw het als de eerste honderd facturen zonder correctie de deur uit zijn.
Wat er bewust niet in hoeft: een eigen boekhouding. De facturen gaan naar het boekhoudpakket dat u al heeft, met een koppeling of een export. Het abonnementensysteem weet wat er gefactureerd moet worden; het pakket weet wat er is betaald en wat er in de btw-aangifte moet.
Incasso, btw en de eisen aan de factuur
Een automatisch gemaakte factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een handgemaakte, en een incasso heeft een machtiging en een vooraankondiging nodig.
Alle hoofdstukkenHier zit het deel dat u niet zelf mag bedenken. De Belastingdienst stelt eisen aan wat op een factuur staat, en de incassoregels bepalen wat u vóór een afschrijving moet doen.
| Onderdeel | Wat er moet | Waar het misgaat |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Doorlopend en uniek, zonder gaten | Een testfactuur die een nummer verbruikt, of twee reeksen die elkaar kruisen. |
| Btw | Het juiste tarief per dienst, apart vermeld | Een pakket met een belast en een vrijgesteld deel op één regel. |
| Machtiging | Schriftelijk of digitaal vastgelegd, met kenmerk | Incasseren op basis van een vinkje zonder de machtiging te bewaren. |
| Vooraankondiging | De klant weet vooraf wanneer en hoeveel | De factuur is de aankondiging, maar komt na de afschrijving aan. |
Btw verdient extra aandacht zodra u buiten Nederland levert. Digitale diensten aan consumenten in andere EU-landen vallen onder de btw van het land van de klant, met een eigen aangifteregeling. Zakelijke klanten in de EU krijgen een factuur met verlegde btw, mits hun btw-nummer klopt. Het systeem moet dus weten waar de klant zit en wat hij is, en dat moet op de factuur staan.
Bij de incasso is de terugkoppeling het onderschatte deel. Een afschrijving kan dagen later alsnog worden gestorneerd, en dan staat de factuur in uw systeem op betaald terwijl het geld terug is. Het systeem moet die stornering ontvangen en de factuur weer openzetten, met een reden erbij, want een stornering wegens 'geen machtiging' vraagt een ander vervolg dan een wegens 'saldo'.
Pakket of maatwerk
Voor een standaardabonnement met vaste pakketten is een bestaande dienst bijna altijd beter. Maatwerk loont bij eigen regels, verbruik of een koppeling die de pakketten niet doen.
Alle hoofdstukkenAbonnementsfacturatie is een van de gebieden waar goede kant-en-klare diensten bestaan. Eerlijk is eerlijk: voor veel bedrijven is bouwen niet nodig. De vraag is wanneer wel.
Een pakket volstaat als
- Uw abonnementen vaste pakketten zijn met een vaste prijs per periode.
- Proratie en wijzigingen volgens de standaardregels van het pakket voor u acceptabel zijn.
- Uw boekhoudpakket een koppeling met die dienst heeft.
- U geen eigen klantscherm nodig heeft, of het scherm van de dienst goed genoeg vindt.
Maatwerk loont als
- De prijs afhangt van verbruik dat uit uw eigen systeem komt: gebruikers, opslag, ritten, metingen.
- Uw regels afwijken: staffels, minimumafname, contracttermijnen per klant, korting per afspraak.
- Het abonnement onderdeel is van een grotere app die u toch al bouwt.
- U de klantgegevens en de betaalrelatie zelf wilt houden, niet bij een tussenpartij.
Er is een middenweg die vaak het beste werkt: een eigen abonnementenregister met eigen regels, dat voor de betaling een betaaldienst gebruikt. De betaaldienst regelt machtigingen, incasso, kaarten en storneringen; uw systeem bepaalt wat en wanneer. Zo bouwt u het deel dat van u is en huurt u het deel dat gereguleerd is.
Wat u in geen geval zelf moet doen: geld vasthouden of kaartgegevens bewaren. Beide vragen vergunningen en certificeringen die voor een gewoon bedrijf niet haalbaar zijn. Een betaaldienst doet dat, en geeft u een kenmerk terug waarmee u de volgende keer opnieuw kunt afschrijven.
Wat het kost, en wat dat bepaalt
Niet het aantal abonnees bepaalt de prijs, maar het aantal regels, de bron van het verbruik en de koppelingen met betaling en boekhouding.
Alle hoofdstukkenDuizend abonnees factureren is hetzelfde werk als honderd. Wat de prijs drijft, is hoeveel uitzonderingen het systeem moet kennen en waar de getallen vandaan komen.
- Regels
- elke afwijking van 'vast bedrag per periode' is een regel die getest moet worden
- Verbruik
- als de prijs uit een ander systeem komt, is die koppeling het halve werk
- Betaling
- incasso, kaart en overschrijving zijn drie stromen met elk een terugkoppeling
- Pakket
- een koppeling die facturen én betalingen met je boekhoudpakket synchroniseert, in beide richtingen
Wat meestal meevalt: het factuurdocument en het abonnementenregister. Dat zijn bekende onderdelen. Wat tegenvalt, is het testen. Elke regel moet worden doorgerekend voor starten, wijzigen en opzeggen, op verschillende dagen van de maand, en de boekhouding moet elke uitkomst goedkeuren. Dat testen is een groot deel van het werk en het is niet te versnellen.
De migratie van bestaande abonnementen is de post die het vaakst wordt vergeten. Klanten die al een abonnement hebben, met een oude prijs, een oude machtiging en een halve periode vooruitbetaald, moeten in het nieuwe systeem terechtkomen zonder dat hun volgende factuur afwijkt. Reken daar tijd voor, en doe het in groepen, niet in één nacht.
Van losse facturen naar een lopend systeem
Schrijf eerst de regels op met voorbeelden, laat de boekhouding ze goedkeuren, en bouw dan het register en de factuur vóór de incasso.
Alle hoofdstukkenDe volgorde hieronder begint bij papier. De regels moeten staan voordat er een regel code is, want een regel die achteraf verandert, raakt facturen die al de deur uit zijn.
- Schrijf de regels opStarten, wijzigen, opzeggen, wanbetaling. Met per regel een voorbeeld en de uitkomst in euro's.
- Laat de boekhouding tekenenElk voorbeeld doorgerekend en goedgekeurd, inclusief btw. Dit is het moment voor de accountant.
- Bouw het registerPer klant het abonnement met zijn historie. Migreer de bestaande abonnementen hier als eerste in.
- Bouw de factuurEén factuurdag, doorlopende nummers, de periode erop. Draai een maand parallel met het oude proces.
- Koppel de betalingVia een betaaldienst: machtiging, vooraankondiging, afschrijving, stornering. Test elke terugkoppeling.
- Zet de herinneringen aanPas als de facturen kloppen. Een herinnering op een foute factuur is twee fouten.
Veelgestelde vragen
De vragen die het vaakst terugkomen zodra het concreet wordt.
Wat is proratie en moeten we het toepassen?
Proratie is het naar rato berekenen van een deel van een periode, bijvoorbeeld als een klant op de twaalfde start. U hoeft het niet toe te passen; u mag ook de eerste periode gratis geven of altijd op de eerste laten starten. Wat u kiest, moet in de voorwaarden staan en overal hetzelfde werken.
Mogen we automatisch incasseren?
Ja, met een machtiging van de klant die u bewaart, en met een vooraankondiging van het bedrag en de datum. Een betaaldienst regelt dat in de praktijk. Zonder machtiging kan de klant elke afschrijving laten terugboeken, en terecht.
Hoe zit het met de btw bij klanten in het buitenland?
Dat hangt af van wat u levert en aan wie. Digitale diensten aan consumenten in de EU vallen onder de btw van hun land; zakelijke klanten met een geldig btw-nummer krijgen verlegde btw. Het systeem moet weten waar de klant zit; welk tarief geldt, bepaalt uw boekhouder.
Wat gebeurt er als een klant niet betaalt?
Een vaste reeks: herinnering, aanmaning, opschorting van de dienst, en daarna een menselijke beslissing over incasso. Het systeem voert de reeks uit en houdt bij waar elke klant staat. Zorg dat er vóór de opschorting iemand meekijkt; een trouwe klant met een verlopen kaart verdient een telefoontje, geen afsluiting.
Kan een klant zelf opzeggen?
Bij consumenten moet dat, even eenvoudig als hij zich aanmeldde. Bouw een opzegknop die de einddatum toont en bevestigt, en die vooruitbetaalde periodes volgens uw regels afhandelt. Bij zakelijke klanten geldt het contract, en dan is een verzoek aan een medewerker vaak passender.
Is een dienst als Mollie of Stripe niet genoeg?
Voor de betaling wel, en die moet u ook niet zelf bouwen. Voor het abonnement zelf hangt het af van uw regels. Standaardpakketten met een vaste prijs kunnen die diensten goed aan; verbruik uit uw eigen systeem, staffels en contracten per klant vragen een eigen register dat de betaaldienst aanstuurt.
Hoe migreren we bestaande abonnementen?
In groepen, met een controle per klant. Elk bestaand abonnement heeft een startdatum, een tarief, een machtiging en vaak een deel vooruitbetaald. Zet ze over, draai de eerste factuur zonder te versturen, en vergelijk hem met wat de klant vorige maand kreeg. Pas als dat klopt, gaat de groep live.
Verder lezen
Drie gidsen die naast deze liggen.
Benieuwd of uw abonnementen in een pakket passen?
Stuur ons uw prijslijst en drie lastige klantsituaties, dan zeggen wij of een bestaande dienst het aankan of waar maatwerk begint. U spreekt iemand van Appfront, het bureau achter deze site.