Facturatie­software: de volledige gids

Factureren lijkt een administratieve bijzaak, maar het is de plek waar uw hele bedrijfsvoering samenkomt. Wat is geleverd, tegen welke prijs, met welk btw-tarief, aan welke rechtspersoon, onder welk inkooporder­nummer en met welke afspraak over betaling: dat alles moet op één document kloppen. Gaat er iets mis, dan merkt u dat zelden meteen. U merkt het weken later, wanneer een afnemer de factuur afkeurt omdat een referentie ontbreekt, wanneer uw btw-aangifte niet aansluit op uw omzet, of wanneer blijkt dat een deel van het geleverde werk nooit is gefactureerd.

Facturatie­software neemt die keten over. Zij haalt de aanleiding voor een factuur uit het werk zelf, maakt daar factuurregels van, zet het juiste btw-tarief erbij, verstuurt de factuur via het kanaal dat de afnemer vraagt, houdt bij of er betaald is, stuurt een herinnering als betaling uitblijft en geeft de boeking door aan uw boekhouding. Elke stap die daartussen handmatig gebeurt, is een plek waar fouten insluipen en waar werk blijft liggen zodra het druk wordt.

Voor veel bedrijven volstaat een standaardpakket prima. Maatwerk komt pas in beeld zodra de factuur niet los te zien is van uw eigen proces: staffelprijzen die per klant verschillen, projecten die in termijnen worden gefactureerd, verbruik dat uit een meter of een logbestand komt, contracten met wisselende looptijden, of een goedke­uringsronde die eerst langs een projectleider moet. Dan bouwt u geen factur­atiepakket na, maar juist de logica die bepaalt wat er op de factuur hoort te staan, en laat u het versturen, boeken en bewaren zoveel mogelijk over aan beproefde onderdelen.

Aan wie u moet factureren, staat in de omzetbelasting. Levert u goederen of diensten aan een andere ondernemer, dan bent u verplicht een factuur uit te reiken. Bij particuliere klanten is dat meestal niet zo, met uitzonderingen zoals afstan­dsverkopen en de levering van nieuwe vervoermiddelen aan afnemers in andere EU-landen. De factuur moet uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de levering zijn verstuurd, en uw factuurnummers moeten opeenvolgend zijn: elk nummer komt precies één keer voor. Ontbreken er verplichte gegevens, dan heeft uw klant geen recht op aftrek van de btw.

Een e-factuur is dus geen afbeelding van een factuur, maar gestructureerde data die het systeem van uw afnemer zelf kan inlezen. De Europese norm EN 16931 legt vast welke velden daarin voorkomen. Nederland heeft die norm uitgewerkt in de NLCIUS, met aanvullende nationale validatieregels; die specificatie staat op de lijst met open standaarden waarvoor pas toe of leg uit geldt. Het berich­tenverkeer loopt doorgaans over het Peppol-netwerk, waarbij u en uw afnemer elk zijn aangesloten bij een dienstverlener en de facturen als UBL-berichten tussen die aansluitpunten reizen. De Nederlandse Peppol­autoriteit ziet toe op de kwaliteit van dat netwerk.

Dan de bewaarplicht. Uw administratie bewaart u zeven jaar, en gegevens over onroerende zaken tien jaar. U bewaart facturen bovendien in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen, en gedurende die hele termijn moet u de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid kunnen waarborgen. Voor software vertaalt dat zich in een harde eis: een verzonden factuur verandert niet meer, en een correctie loopt via een creditfactuur met een eigen nummer.

Niet elk bedrijf heeft alles nodig, maar de volgende onderdelen vormen samen een complete factuurstroom. Welke ervan in uw eerste versie horen, bepaalt u aan de hand van waar het nu misgaat: bij het opstellen van de factuur, bij het versturen ervan, of bij het binnenhalen van het geld.

Achter elk van deze onderdelen zit een keuze die u zelf maakt en die niet technisch van aard is. Wie mag een concept vrijgeven, wanneer gaat een herinnering automatisch de deur uit en wanneer wilt u er eerst zelf naar kijken, welke klanten krijgen wel en geen incasso, en na hoeveel tijd draagt u een vordering over: dat zijn afspraken over hoe u met klanten omgaat. Software legt die afspraken alleen vast en voert ze consequent uit.

Een factuur is het sluitstuk van een keten die veel eerder begint. Het helpt om die keten expliciet te maken, want elke overgang tussen twee stappen is een plek waar informatie verloren gaat of waar werk blijft liggen.

Het begint bij de aanleiding: een geleverde order, een afgeronde klus, een verstreken contractperiode of een geregistreerd verbruik. Daaruit ontstaat een concept, waarin de regels, de tarieven en de klantr­eferenties al zijn ingevuld. Volgt er een controle, dan kijkt iemand er nog naar voordat hij vrijgeeft; bij grote volumes wilt u die stap juist alleen voor uitzonderingen inrichten. Daarna gaat de factuur de deur uit via het kanaal dat bij die afnemer hoort, en bij verzending over Peppol krijgt u een technische bevestiging dat het bericht bij het aansluitpunt van de klant is afgeleverd.

Daarna verschuift het werk naar het binnenhalen. De betaling komt binnen op de bank en wordt afgeletterd tegen de openstaande post, bij voorkeur automatisch op basis van het betali­ngskenmerk. Blijft betaling uit, dan volgt een herinnering, daarna een aanmaning, en op enig moment de vraag of u de vordering overdraagt. Tot slot loopt de boeking door naar uw grootboek en btw-aangifte. Software die deze hele keten kent, kan u laten zien wáár het vandaag stokt, in plaats van alleen te melden hoeveel er openstaat.

Rond de betaaltermijn gelden bovendien regels. Is er niets afgesproken, dan geldt een wettelijke termijn van dertig dagen. Tussen bedrijven mag u maximaal zestig dagen afspreken, behalve wanneer een grootbedrijf inkoopt bij het mkb: dan is dertig dagen het maximum. Overheden betalen binnen dertig dagen na ontvangst van de factuur. Voor consumenten bestaat geen wettelijke termijn; u kiest zelf een redelijke termijn en maakt die vooraf kenbaar. De uitleg op Ondern­emersplein zet de termijnen, de incassokosten en de wettelijke rente op een rij.

Facturatie­software staat zelden op zichzelf. De belangrijkste koppeling is die met uw boekhoudpakket, want daar landt uiteindelijk de omzetboeking en daaruit komt de btw-aangifte. Bepaal vooraf welk systeem de bron is: maakt de facturatie­software de factuur en boekt het boekhoudpakket alleen mee, of andersom. Twee systemen die allebei denken dat zij de waarheid bevatten, leveren binnen één kwartaal verschillen op die achteraf niemand meer kan verklaren.

Voor e-facturatie sluit u zelf niet rechtstreeks aan op Peppol, maar op een dienstverlener die een aansluitpunt op dat netwerk beheert. Uw software levert een UBL-bericht volgens NLCIUS aan, en die partij zorgt voor de aflevering bij het aansluitpunt van uw afnemer. Grote afnemers werken daarnaast vaak met een eigen inkoopportaal, met eigen velden en een eigen goedke­uringsroute. Inventariseer die kanalen vóórdat u laat bouwen: zij bepalen welke gegevens u sowieso moet vastleggen, zoals inkooporder­nummers, kostenplaatsen en contactpersonen.

Aan de betaalkant koppelt u met uw bank en met de betaal­dienstverleners die u gebruikt. Een bankkoppeling die dagelijks afschriften ophaalt, maakt automatisch afletteren mogelijk. Voor terugkerende bedragen is SEPA-incasso aantrekkelijk, maar de twee varianten verschillen wezenlijk. Bij de standaard Europese incasso kan een consument een afschrijving tot acht weken na de transactiedatum onvoor­waardelijk laten terugboeken. Bij de zakelijke Europese incasso bestaat dat terugboekrecht niet, maar moet uw zakelijke klant de machtiging eerst bij zijn eigen bank laten registreren. Die keuze raakt uw kasstroom én uw klantcontact, dus maak hem bewust.

De grootste valkuil is een systeem bouwen dat elke denkbare factuur aankan. Facturatie zit vol uitzonderingen, en elke extra variant brengt eigen schermen, regels en randgevallen mee. Een paar keuzes bepalen of het systeem betrouwbaar blijft en of het over zeven jaar nog verantwoord kan worden.

• Maak een verstuurde factuur onveranderlijk. Zodra een factuur de deur uit is, ligt hij vast. Corrigeren doet u met een creditfactuur die een eigen doorlopend nummer krijgt, zodat het spoor van boeking naar oorspronkelijke factuur zichtbaar blijft.
• Leg de btw-logica op één plek vast. Verlegde btw, verschillende tarieven, leveringen binnen en buiten de EU en vrijgestelde prestaties horen in één set regels thuis, niet verspreid over sjablonen en handmatige uitzonderingen per klant.
• Vraag per klant uit hoe hij facturen wil ontvangen. Een overhe­idsins­telling met Peppol, een grote afnemer met een inkoopportaal en een kleine klant met een pdf stellen elk andere eisen. Die inventarisatie is bepalend voor het ontwerp en levert vaak de meeste verrassingen op.
• Regel wie wat mag vrijgeven. Bepaal welke rollen een concept mogen aanpassen, wie mag vrijgeven, wie mag crediteren en wie een vordering mag afboeken. Leg die handelingen vast met tijdstip en gebruiker, zodat achteraf te volgen is wat er is gebeurd.
• Denk de bewaarplicht mee in het ontwerp. Zeven jaar is lang voor software. Bepaal nu al hoe u facturen exporteert of raadpleegbaar houdt als u ooit overstapt, en bewaar ze in de vorm waarin ze zijn verstuurd of ontvangen.
• Test met uw eigen randgevallen. Deelleveringen, een creditnota over meerdere facturen, een klant die halverwege van rechtsvorm verandert, een prijswijziging midden in een contractperiode: daar sneuvelt de logica, niet bij de standa­ardfactuur.

Wat maatwerk facturatie­software kost, hangt vrijwel volledig af van hoe ingewikkeld uw facturen tot stand komen en met hoeveel andere systemen zij moeten praten. Het loont om dat te begrijpen, omdat het u helpt scherp te kiezen wat in de eerste versie hoort en wat later kan.

De grootste kostenbepaler is de complexiteit van de factuurlogica. Een vast tarief per product is eenvoudig. Staffels per klant, termij­nfacturatie op projecten, verbruik uit meetgegevens, contracten die halverwege wijzigen en prijsafspraken met een eigen geldig­heidsp­eriode zijn dat niet. Elke variant vraagt eigen regels, eigen berekeningen en eigen tests, en juist daar zit het maatwerk dat u niet uit een pakket haalt.

Daarnaast wegen de verzendkanalen en koppelingen zwaar. E-facturatie via Peppol met NLCIUS-validatie, een inkoopportaal van een grote afnemer, een boekhoud­koppeling en een bankkoppeling voor het afletteren zijn elk aparte stukken werk, inclusief afstemming met de partij aan de andere kant. Ook incasso en debite­urenbe­waking tellen mee, met machtigingen­beheer, storneringen en een herinnerings­proces dat per klantgroep kan verschillen.

Tot slot spelen twee minder zichtbare posten. De migratie van bestaande klanten, contracten en openstaande posten kost vrijwel altijd meer aandacht dan verwacht, omdat oude gegevens zelden zo netjes zijn als gehoopt. En de eisen aan contro­leerba­arheid, zoals onveranderlijke facturen, logging en een houdbaar archief, vragen ontwerpwerk vooraf. Wij noemen op deze pagina bewust geen tarieven; in een gesprek bepalen we samen welke eerste versie voor uw situatie logisch is.

Facturatie­software laten bouwen verloopt het soepelst als u klein en concreet begint, met één factuurstroom die u volledig doorgrondt. Dit stappenplan brengt u van het huidige knelpunt naar een stroom die aansluit op uw boekhouding.

1. Teken uw huidige factuurstroom uitVolg één factuur van aanleiding tot betaling en noteer elke handmatige stap, elk exportbestand en elke plek waar iemand iets overtypt. Daar zit uw winst, en meestal ook uw foutenbron.
2. Inventariseer de eisen per klantgroepBreng in kaart wie een e-factuur via Peppol verwacht, wie een inkoopportaal gebruikt en welke referenties zoals inkooporder­nummer of kostenplaats verplicht op de factuur moeten staan.
3. Leg de factuurlogica vast in regelsBeschrijf hoe prijzen, staffels, btw-tarieven en termijnen tot stand komen, inclusief de uitzonderingen die u nu in uw hoofd oplost. Deze beschrijving is de kern van het maatwerk.
4. Kies de koppelingen voor de eerste versieBepaal welk systeem de bron is, welke boekhoud­koppeling er komt, en of e-facturatie en de bankkoppeling meteen meegaan of pas in een volgende stap aan de beurt zijn.
5. Bouw en draai een periode parallelLaat de nieuwe stroom een volledige factuurcyclus meelopen naast de oude en vergelijk de uitkomsten regel voor regel. Pas als de aansluiting klopt, gaat de oude stroom uit.
6. Zet debite­urenbe­waking aan en stel bijBegin met terughoudende herinn­erings­regels, kijk wat het doet met betaalgedrag en klantcontact, en scherp daarna aan. Breid pas daarna uit met incasso en extra verzendkanalen.

• Gids: urenregistratie-app
• Gids: magazijnbeheer-app
• Wat is een MVP?
• Alle app-gidsen

• Boekhoud- en financesoftware
• Debiteurenbeheersoftware
• Financiële software
• Gids: kassasysteem