Magazijnbeheer-apps: de volledige gids

Een magazijn draait om grip op een continue stroom goederen. Spullen komen binnen, krijgen een plek, worden later weer gepakt voor een order en gaan de deur uit. Zolang het assortiment klein is en het aantal orders laag, lukt dat met een spreadsheet en kennis in de hoofden van een paar vaste medewerkers. Zodra het volume groeit, het aantal artikelen toeneemt of er meer mensen op de vloer lopen, wordt dat broos. Een artikel ligt op een andere plek dan gedacht, een order wordt verkeerd samengesteld, of de voorraad in het systeem klopt niet meer met wat er werkelijk in de stelling staat.

Een magazijnbeheer-app, internationaal een warehouse management system of WMS, digitaliseert die stroom van begin tot eind. Elke handeling wordt een scan: bij ontvangst, bij het wegzetten op een locatie, bij het picken voor een order en bij de verzending. Doordat elke stap wordt vastgelegd, weet de app op elk moment wat waar ligt, welke order welke status heeft en welke voorraad nog vrij beschikbaar is. De medewerker hoeft niet te onthouden waar iets staat; de app stuurt hem naar de juiste locatie en bevestigt met een scan dat het klopt.

Het is goed om het verschil met een voorraadtelling-app helder te hebben. Een voorraadtelling-app is gericht op het tellen en controleren van de voorraad, bijvoorbeeld bij de jaarlijkse inventarisatie of bij cyclisch tellen gedurende het jaar. Een magazijnbeheer-app gaat breder en stuurt de dagelijkse processen aan, waarvan tellen er een is. Wie vooral een betrouwbare telling zoekt, is met de telvariant beter af; wie de hele goederenstroom wil aansturen, heeft een WMS nodig.

Zo'n app is waardevol voor uiteenlopende organisaties: een groothandel die orders voor de zakelijke markt samenstelt, een webshop of fulfilmentpartij die pakketten klaarmaakt, een producent die grondstoffen en halffabricaten beheert, en een logistiek dienstverlener die voor meerdere opdrachtgevers werkt. Wat zij delen is de behoefte om altijd te weten wat waar ligt en om de juiste goederen op het juiste moment de deur uit te krijgen.

Een magazijnbeheer-app staat niet los van de wereld eromheen. Hij leunt op breed gedragen standaarden voor het identificeren van goederen, en hij wordt gebruikt in een omgeving waarin veiligheids- en traceerbaarheidsregels gelden. Die kaders kennen helpt om de juiste keuzes te maken bij het laten bouwen.

De ruggengraat van scannen in de logistiek zijn de GS1-standaarden. Een handelsartikel heeft een GTIN, het wereldwijd unieke nummer dat in de bekende EAN-barcode op de verpakking staat. Een volledige pallet of colli krijgt een SSCC, het serienummer van die logistieke eenheid, doorgaans in een GS1-128-barcode op het palletlabel. In zo'n GS1-128-barcode kunnen via application identifiers bovendien extra gegevens staan, zoals een batch- of lotnummer en een houdbaarheidsdatum. Locaties in het magazijn krijgen vaak een eigen locatiebarcode. De app leest die codes en koppelt iedere scan aan het juiste artikel, de juiste plek en de juiste order.

Naast identificatie speelt veiligheid een grote rol op de magazijnvloer. De stellingen waarin de goederen liggen, vallen onder de Europese norm NEN-EN 15635 voor stalen statische opslagsystemen. Die norm beschrijft hoe palletstellingen en legbordstellingen veilig gebruikt en onderhouden worden en met welke frequentie ze geinspecteerd horen te worden, om instortingsgevaar te voorkomen.

Niet elke organisatie heeft alles nodig, maar de volgende functies vormen samen het hart van een volwaardige magazijnbeheer-app. Welke ervan in uw eerste versie horen, hangt af van waar uw magazijn vandaag op vastloopt.

Een magazijnbeheer-app volgt grofweg de natuurlijke route die goederen door uw magazijn afleggen. Het helpt om die route voor ogen te hebben, omdat hij bepaalt welke functies in welke volgorde nodig zijn.

Het begint bij de ontvangst en inslag. Een levering komt binnen, de medewerker scant de pallet of de artikelen en de app controleert of dat klopt met de verwachte inkooporder. Daarna wijst de app een opslaglocatie toe, of de medewerker scant de locatie waar hij de goederen wegzet. Vanaf dat moment weet het systeem precies wat er op die plek ligt, inclusief batch en houdbaarheid als die zijn vastgelegd.

Vervolgens draait het om opslag en voorraad. De app houdt per locatie bij hoeveel van welk artikel er ligt en welke voorraad vrij beschikbaar is voor nieuwe orders. Komt er een order binnen, dan ontstaat een pickopdracht. De app stuurt de picker langs de juiste locaties, in een logische looproute, en laat bij elke regel met een scan bevestigen dat het juiste artikel en de juiste hoeveelheid zijn gepakt. Die scancontrole is wat pickfouten sterk terugdringt.

De manier waarop gepickt wordt, kunt u afstemmen op uw situatie. Bij orderpicking loopt iemand een hele order bij elkaar. Bij batchpicking verzamelt een medewerker dezelfde artikelen voor meerdere orders tegelijk, om minder te lopen. Bij zonepicking pakt elke medewerker alleen de artikelen uit zijn eigen zone, waarna de delen worden samengevoegd. Voor producten met houdbaarheid stuurt de app het picken vaak volgens FEFO aan, waarbij de partij die het eerst over de datum gaat als eerste wordt uitgeleverd. Tot slot volgt de verzending: de order wordt ingepakt, gecontroleerd en voorzien van een vervoerderslabel, en de voorraad gaat definitief omlaag.

Een magazijnbeheer-app staat zelden op zichzelf. De waarde groeit zodra hij netjes aansluit op de systemen die u al gebruikt. Bij het laten bouwen is het verstandig vooraf te bepalen welke koppelingen u nodig heeft, omdat ze de architectuur mede bepalen.

De belangrijkste koppeling is meestal die met uw ERP, boekhouding of webshop. De app stuurt de voorraad en de orders aan in het magazijn, terwijl het andere systeem het beeld houdt van inkoop, verkoop en facturatie. Via een koppeling lopen artikelen, voorraadstanden en orders heen en weer: een verkochte webshoporder komt binnen als pickopdracht, en een verwerkte verzending werkt de voorraad en de orderstatus meteen bij. Zo hoeft niemand gegevens over te typen en blijven de systemen op elkaar afgestemd.

Op het gebied van scanhardware kunt u kiezen. Een moderne smartphone of een rugged toestel met camera scant prima EAN- en GS1-barcodes en is goedkoop in aanschaf. Voor grote pickvolumes of voor koude, natte of stoffige omgevingen kiezen veel magazijnen voor een industriele handterminal of een ringscanner, die sneller en steviger zijn. Soms wordt ook RFID ingezet, waarbij goederen draadloos worden uitgelezen zonder dat er een barcode in zicht hoeft te zijn; dat vraagt meer investering en past niet overal, maar kan bij hoge volumes of bulkregistratie lonen.

Een laatste technisch punt is bereik. Magazijnen hebben vaak plekken met slechte verbinding, tussen hoge stellingen of in een vrieshal. Het is verstandig om voor bewezen onderdelen zoals inloggen, rechtenbeheer en koppelingen geen wiel opnieuw uit te vinden, en het maatwerk te reserveren voor de logica die uw magazijn uniek maakt.

De grootste valkuil is een app bouwen die alles kan voor iedereen. Magazijnlogica is taai, en elke extra zone, locatiesoort of uitzondering maakt het systeem complexer. Een paar keuzes bepalen of de app werkbaar blijft op de vloer.

• Ontwerp de scanflow vanuit de vloer. De picker wil zo min mogelijk typen en zo veel mogelijk scannen. Bouw de schermen rond de scan en houd ze leesbaar op een klein toestel, ook met werkhandschoenen aan.
• Maak het locatiemodel expliciet. Bepaal vooraf hoe u locaties, zones en stellingplekken indeelt en benoemt. Een doordacht locatiemodel maakt looproutes korter en het zoeken naar artikelen overbodig.
• Regel batch, serie en houdbaarheid bewust. Hebt u traceerbaarheid of recall nodig, leg dan bij ontvangst de batch of het serienummer vast en kies een pickregel als FEFO. Dit achteraf toevoegen is veel lastiger dan het meteen goed doen.
• Houd rekening met arbo en veiligheid. De app vervangt de keuring van stellingen volgens NEN-EN 15635 of de regels voor heftrucks niet, maar kan helpen, bijvoorbeeld door zwaar tilwerk te beperken met slimme locatiekeuzes of door schademeldingen vast te leggen.
• Wees zorgvuldig met gegevens van medewerkers. Een app die per scan registreert wie wat wanneer doet, levert ook gegevens over prestaties op. Wilt u daarop sturen, ga dan netjes om met de privacy van uw personeel; de Autoriteit Persoonsgegevens stelt grenzen aan het controleren van werknemers.
• Test met echte uitzonderingen. Juist de afwijkingen, zoals een verkeerde levering, een afgekeurde retour of een halve pallet, laten zien of de logica klopt. Test daarom met situaties uit uw eigen magazijn.

Wat een magazijnbeheer-app kost, hangt vrijwel volledig af van de breedte van de processen en de koppelingen. Het loont om dat te begrijpen, omdat het u helpt scherp te kiezen wat in de eerste versie hoort en wat later kan.

De grootste kostenbepaler is de breedte van de functies. Een app die alleen ontvangst en orderpicking met scanning ondersteunt, is aanzienlijk eenvoudiger dan een app die ook locatiebeheer, batch- en houdbaarheidsregistratie, retouren, zonering en verzending met vervoerderslabels bevat. Elke functie brengt eigen schermen, regels en randgevallen mee.

Daarnaast wegen koppelingen zwaar. Een verbinding met uw ERP, boekhouding of webshop vraagt om afstemming met dat systeem, een doordachte vertaling van gegevens en zorgvuldig testen. Hoe meer systemen moeten praten, hoe meer werk. Ook de scanhardware telt mee: werken met de telefoon is goedkoper dan industriele handterminals of een RFID-opstelling. Tot slot spelen het aantal locaties, zones en gebruikers en de complexiteit van uw eigen werkwijze een rol, omdat fijnmazige regels en uitzonderingen extra logica vergen. Wij rekenen geen tarieven op deze pagina; in een gesprek bepalen we samen welke eerste versie logisch is en wat daarvoor een realistisch budget is.

Een magazijnbeheer-app laten bouwen verloopt het soepelst als u klein en concreet begint. Dit stappenplan brengt u van het eerste knelpunt naar een app die uw magazijn echt gebruikt.

1. Breng de huidige goederenstroom in kaartBeschrijf hoe goederen nu binnenkomen, worden opgeslagen, gepickt en verzonden, en waar het vastloopt. Benoem de momenten waarop fouten ontstaan, zoals verkeerde locaties of pickfouten.
2. Bepaal de kern van de eerste versieKies de processen die uw grootste knelpunt oplossen, vaak ontvangst, locatiebeheer en picking met scanning. Parkeer de rest op een lijst voor later.
3. Leg het locatiemodel en de codes vastBepaal hoe u locaties indeelt en benoemt, en welke barcodes u gebruikt voor artikelen, pallets en plekken. Sluit aan bij GS1-standaarden waar dat kan.
4. Kies de koppelingen die er nu toe doenBepaal of de eerste versie al met uw ERP of webshop moet praten, of dat een import en export voorlopig volstaat. Koppelingen kunnen ook in een latere fase.
5. Bouw en test met echte goederenLaat de app bouwen en test hem met echte leveringen, orders en medewerkers. Juist de uitzonderingen, zoals retouren en afwijkende leveringen, laten zien of de logica klopt.
6. Introduceer en bouw uitNeem het team mee, los de eerste praktijkpunten op en breid daarna stap voor stap uit met functies van uw lijst, op basis van wat het gebruik laat zien.

• Voorraadtelling-app
• Keuring-app
• Native, hybride of webapp?
• Alle app-gidsen
• Wat is privacy by design?