Factuurgenerator: de volledige gids

Het woord suggereert een knop: gegevens erin, factuur eruit. Dat klopt, maar de waarde zit in waar de gegevens vandaan komen en wat er met de factuur gebeurt nadat hij is gemaakt.

Een factuurgenerator maakt het document. Wat er op moet staan, komt uit uw proces; wat ermee gebeurt, is werk voor de boekhouding.

Het onderscheid met facturatiesoftware is de reikwijdte. Facturatiesoftware beheert klanten, facturen, betalingen en herinneringen. Een generator doet één ding: uit een bron een factuur maken, in het juiste formaat, met het juiste nummer, en die doorgeven aan het pakket dat de rest doet. Dat maakt hem kleiner, en daardoor makkelijker in te passen in iets dat u al heeft.

De situaties waarin een generator zin heeft, hebben één ding gemeen: de factuur is een afgeleide van iets anders. Een aannemer factureert uit de urenstaat en de gebruikte materialen. Een platform factureert namens honderden aangesloten ondernemers. Een verhuurder factureert uit de reservering. Een energiebedrijf factureert uit meterstanden. Telkens is er een systeem dat weet wat er is geleverd, en een factuur die daaruit moet volgen zonder overtikken.

Wat een generator niet is: een sjabloon in een tekstverwerker met een teller. Dat werkt tot de eerste fout, en die fout staat dan in een document dat de klant al heeft en dat u zeven jaar moet bewaren.

Dit hoofdstuk is niet spannend, maar het is de reden dat een generator meer is dan een sjabloon. Elke factuur moet aan dezelfde eisen voldoen, en een generator die één veld optioneel maakt, maakt fouten mogelijk.

Nummer

doorlopend en uniek, zonder gaten; een testfactuur mag geen nummer verbruiken

Partijen

uw naam, adres, btw-identificatienummer en KvK-nummer; naam en adres van de klant

Datum

de factuurdatum en de datum of periode van de levering

Btw

per tarief het bedrag exclusief, het tarief, het btw-bedrag en het totaal

Het nummer is de bron van de meeste fouten. Een reeks die doorloopt over jaren, een tweede reeks voor een andere vestiging, een test die per ongeluk een nummer opmaakt: elk gat moet u kunnen verklaren. De generator hoort het nummer pas toe te kennen op het moment dat de factuur definitief wordt, en daarna nooit meer te wijzigen.

De btw-regel per tarief is de tweede. Een factuur met een belast en een vrijgesteld deel, of met twee tarieven, moet dat gesplitst tonen. Bij levering aan een ondernemer in een ander EU-land wordt de btw verlegd en moet dat op de factuur staan, met beide btw-nummers. De generator moet die situaties kennen en het juiste blok tonen; hij mag niet aan de gebruiker vragen welk blok.

De bewaarplicht hoort hierbij. Een factuur die u verstuurt, moet u zeven jaar bewaren in de vorm waarin hij is verstuurd. De generator moet dus elke definitieve factuur onveranderlijk opslaan, en een wijziging achteraf moet een creditnota en een nieuwe factuur worden, geen bewerking van het origineel.

Een pdf is een plaatje van een factuur. Een e-factuur is de factuur zelf, in een vast formaat dat het systeem van de ontvanger inleest zonder overtikken. Voor wie aan de overheid of grote bedrijven levert, is dat geen keuze meer.

Voor de generator betekent dit dat hij niet één document maakt maar twee weergaven van dezelfde factuur: de gestructureerde versie voor systemen en de pdf voor mensen. Beide moeten uit dezelfde gegevens komen, zodat ze nooit verschillen. Wie de pdf maakt en daar de e-factuur uit probeert af te leiden, doet het andersom.

De aansluiting op Peppol regelt u niet zelf; dat doet een aansluitpunt, vaak uw boekhoudpakket of een gespecialiseerde dienst. De generator levert het bestand aan; het aansluitpunt bezorgt en meldt terug of het is aangekomen. Die terugmelding hoort in uw administratie, want een e-factuur die niet is bezorgd, is niet verstuurd.

Een generator faalt zelden op de opmaak. Hij faalt op het moment dat iemand iets wil veranderen aan een factuur die al bestaat, of als twee systemen allebei denken dat zij de factuur maken.

De creditnota verdient een eigen alinea. Wie een fout wil herstellen, maakt geen negatieve factuur maar een creditnota die verwijst naar het nummer van de oorspronkelijke factuur, en daarna een nieuwe factuur die klopt. Zo blijft de geschiedenis leesbaar voor de controleur en voor de klant. De generator moet die verwijzing afdwingen; een creditnota zonder oorspronkelijk nummer is een losse regel die niemand meer kan plaatsen.

Meerdere bronnen is het derde patroon. Zodra de factuur uit de urenapp, uit de webshop en uit een handmatig formulier kan komen, moet er één plek zijn die de nummers uitgeeft en de facturen bewaart. Anders heeft u drie reeksen, en drie reeksen is een vraag van de accountant die u niet wilt beantwoorden.

Een generator zonder koppelingen is een formulier. De waarde ontstaat als de regels vanzelf uit een bron komen en de factuur vanzelf in de boekhouding landt.

De koppeling met de bron is de belangrijkste en de meest eigen. Bij een aannemer is dat de urenstaat en de materiaallijst; bij een platform de transacties van de aangesloten ondernemers; bij een verhuurder de reservering. De generator moet die bron lezen zonder dat iemand ertussen zit, en moet melden als er iets ontbreekt: een klant zonder btw-nummer, een regel zonder prijs.

De koppeling met de boekhouding bepaalt of de generator een onderdeel is of een eiland. Als de factuur als verkoopboeking in het pakket landt, met de pdf als bijlage, dan lopen betalingen, herinneringen en de btw-aangifte zoals ze altijd liepen. Als de factuur alleen als pdf in een map verschijnt, moet iemand hem alsnog inboeken, en dan heeft u twee keer werk gebouwd.

Tien of tienduizend facturen per maand is voor de bouw hetzelfde. Wat de prijs drijft, is hoeveel verschillende situaties de generator goed moet doen.

Bronnen

elke bron is een eigen koppeling met eigen regels over wat een factuurregel is

Btw

één tarief in Nederland is simpel; verlegd, vrijgesteld en buitenland zijn elk een situatie

E-factuur

het gestructureerde formaat en de aansluiting zijn een eigen stuk werk

Correcties

creditnota's, deelfacturen en voorschotten vragen regels die getest moeten worden

Wat meestal meevalt: de pdf en de nummering. Dat zijn bekende onderdelen. Wat tegenvalt, is het toetsen van elke btw-situatie met de boekhouder, en het testen van de e-factuur bij een echte ontvanger. Een e-factuur die bij de ene overheid wordt geaccepteerd, kan bij een andere op een detail worden geweigerd.

Vraag u eerst af of uw boekhoudpakket dit al kan. De meeste pakketten maken facturen en steeds meer versturen ze via Peppol. Een eigen generator heeft zin als de factuur uit een bron moet komen die het pakket niet kent, als u namens anderen factureert, of als de factuur onderdeel is van een app die u toch al bouwt. Anders is het pakket goedkoper en beter getest.

De volgorde begint bij de bron van de factuurregels en eindigt bij de ontvanger. Het document zelf zit ergens in het midden.

1. Benoem de bronWelk systeem weet wat er is geleverd, en welke velden daaruit een factuurregel vormen.
2. Laat de boekhouder de situaties benoemenWelke btw-tarieven, welke verleggingen, welk buitenland. Elke situatie is een testgeval.
3. Bouw de nummering en de opslagEén reeks, nummer bij definitief maken, onveranderlijk opgeslagen. Dit vóór de opmaak.
4. Bouw de factuur in twee weergavenDe gestructureerde versie en de pdf uit dezelfde gegevens. Toets de eerste tien met de boekhouder.
5. Koppel de boekhouding en het aansluitpuntDe factuur als verkoopboeking; de e-factuur naar het aansluitpunt, met terugmelding.
6. Test bij een echte ontvangerEen e-factuur naar een klant die ze al ontvangt, en zijn bevestiging dat hij is ingelezen.