E-facturatie en Peppol

Voor facturen aan de overheid is elektronisch factureren via Peppol al verplicht. Voor facturen tussen bedrijven onderling is het in Nederland vrijwillig, al groeit het gebruik snel omdat grotere afnemers erom vragen.

De Europese ViDA-richtlijn verplicht lidstaten uiterlijk 1 juli 2030 tot e-facturatie bij grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven. Voor binnenlandse facturen ligt in Nederland een advies om Peppol als uniforme infrastructuur te kiezen, met invoering gefaseerd tussen 2030 en 2032. Een definitief kabinetsstandpunt en conceptwetgeving worden in 2026 verwacht.

Voor de duidelijkheid: er verandert vandaag niets aan wat u moet. Wie aan de overheid factureert, doet dat al elektronisch; wie alleen aan bedrijven factureert, kan blijven doen wat hij doet. Wat wél verandert, is de houdbaarheid van keuzes die u nu maakt.

Dat is de reden om er nu naar te kijken en niet in 2029: niet omdat er haast is, maar omdat de systemen die u dit jaar selecteert er dan nog staan. Een vraag stellen tijdens een selectietraject kost niets; een systeem vervangen omdat het niet meekan, kost aanzienlijk.

Bij verzenden verandert er voor uw medewerkers weinig: u maakt de factuur zoals u dat nu doet en het systeem verstuurt hem via het netwerk in plaats van als bijlage. Wat er wel verandert, is dat een fout niet meer bij de ontvanger wordt rechtgezet maar bij u terugkomt als een weigering.

Bij ontvangen verandert er meer. Facturen komen binnen als gestructureerde gegevens en kunnen automatisch worden voorgeboekt en gekoppeld aan een inkooporder. Dat is de plek waar tijd wordt gewonnen, en tegelijk de plek waar u uw eigen proces tegen het licht moet houden: wie fiatteert wat, en op grond waarvan.

De organisaties die hier het meest uithalen, gebruiken de overstap als aanleiding om hun inkoopproces op te schonen. Wie het puur technisch aanpakt, houdt hetzelfde proces met een ander bestandsformaat en merkt weinig verschil.

Een administratie- of ERP-systeem dat u vandaag kiest, gaat vaak zeven tot tien jaar mee. Dat betekent dat het systeem dat u nu selecteert, waarschijnlijk nog draait op het moment dat de verplichting ingaat.

De vraag aan een leverancier is dus niet of hij vandaag e-facturen kan versturen, maar of hij op Peppol is aangesloten of dat kan worden, en wat dat kost. Een leverancier die daar vaag over doet, verplaatst een probleem naar u.

Er is nog een reden om dit vroeg te regelen die weinig met wetgeving te maken heeft. Zodra uw grotere afnemers overstappen, gaan zij hun eigen administratie inrichten op inkomende e-facturen. Een pdf van u belandt dan in de uitzonderingenstroom die met de hand wordt verwerkt, en dat betekent in de praktijk langzamer betaald krijgen. Dat effect is er nu al bij afnemers die vooruitlopen.

• Bent u aangesloten op het Peppol-netwerk, en zo ja via welke dienstverlener?
• Kunt u zowel verzenden als ontvangen, of alleen verzenden?
• Wat gebeurt er met facturen die binnenkomen in een ander formaat dan het onze?
• Zijn de kosten voor e-facturatie onderdeel van het abonnement of een aparte post?
• Wat is uw plan als de Nederlandse verplichting definitief wordt vastgesteld?

Een veelgehoord antwoord is dat het pakket 'e-facturen ondersteunt'. Vraag dan door, want dat kan drie verschillende dingen betekenen: een pdf kunnen mailen, een gestructureerd bestand kunnen aanmaken dat u zelf ergens moet aanleveren, of daadwerkelijk aangesloten zijn op het netwerk.

De tweede plek waar het misgaat is ontvangen. Veel pakketten kunnen wel verzenden en niet ontvangen, terwijl juist het ontvangen het rendement oplevert. Stel die vraag apart en laat u het antwoord schriftelijk geven.

En vraag naar het moment waarop een wettelijke verplichting definitief wordt. Een leverancier die zegt dat hij dan meebeweegt zonder meerkosten voor de aanpassing zelf, geeft u een houvast dat u in een later contract kunt vastleggen.

Een pdf per e-mail is geen e-factuur. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat het systeem van uw afnemer zonder tussenkomst kan inlezen en boeken. Dat is precies waarom het iets oplevert: geen overtypen, geen scanfouten, geen zoekgeraakte bijlagen.

Voor u betekent het dat de gegevens in uw factuur volledig en correct moeten zijn. Een pdf met een ontbrekend veld komt aan; een e-factuur met een ontbrekend veld wordt geweigerd.

Een e-factuur wordt geweigerd als er iets ontbreekt of niet klopt. Dat klinkt streng en het is de kern van de winst: er komt niets binnen dat niet automatisch geboekt kan worden. Het betekent wel dat fouten die u nu niet merkt, straks zichtbaar worden als een afgekeurde factuur.

De grootste bron van problemen zijn stamgegevens: verouderde btw-nummers van relaties, adressen die niet meer kloppen, ontbrekende KvK-nummers en inkoopordernummers die uw afnemer wel verplicht stelt maar die niet in uw systeem staan. Dat is saai werk dat u beter nu doet dan onder tijdsdruk.

Loop daarnaast uw factuurregels na. Omschrijvingen die alleen voor uw eigen boekhouding duidelijk zijn, komen bij de afnemer terecht in een systeem dat er iets mee moet. Een e-factuur is minder vergevingsgezind dan een pdf die een mens leest.

• Vraag uw huidige leverancier schriftelijk naar zijn Peppol-status en leg het antwoord vast.
• Neem in nieuwe contracten op dat de leverancier meebeweegt met wettelijke eisen rond facturatie, zonder meerkosten voor die aanpassing zelf.
• Controleer of uw stamgegevens op orde zijn: btw-nummers, KvK-nummers en adressen van uw relaties. Dat is de grootste bron van geweigerde e-facturen.

Bij de meeste boekhoudpakketten zit Peppol inmiddels in het abonnement of tegen een klein bedrag per verzonden factuur. Bij ERP-systemen loopt het vaker via een aparte dienstverlener en dan is het een implementatieproject in plaats van een instelling. Dat verschil is de belangrijkste vraag aan uw leverancier.

Wat het oplevert zit aan de ontvangstkant, niet aan de verzendkant. Inkomende facturen die zichzelf boeken, schelen handwerk en fouten. Organisaties die veel facturen ontvangen, verdienen de overstap daar terug; organisaties die vooral versturen, doen het vooral omdat hun afnemers het vragen.

Reken dus door vanuit uw eigen stromen. Hoeveel facturen verstuurt u, hoeveel ontvangt u, en hoeveel handwerk zit daar nu in? Dat getal maakt de beslissing eenvoudiger dan een discussie over wetgeving die nog niet definitief is.

• Systemen koppelen met een API
• Een ERP-systeem kiezen
• Als licentievoorwaarden veranderen

Wilt u eerst weten of het idee werkt voordat u groot investeert? Bij OneDayBuild laat u in één dag een werkend prototype bouwen.