applatenmaken.com/kennisbank/een erp-systeem kiezen

Een ERP-systeem kiezen

Uw administratie, uw voorraad en uw verkoop staan in verschillende systemen, en die lopen uit elkaar. Dan valt al snel het woord ERP. Deze pagina gaat over wat zo'n systeem is, hoe u vaststelt of u er een nodig heeft, en waarom de invoering zwaarder weegt dan de pakketkeuze.

Wat een ERP is, en wat het niet is

Een ERP-systeem is in de kern één gegevensverzameling met één procesmodel eromheen. De order die verkoop aanmaakt, is dezelfde order die het magazijn ziet, die de factuur voedt en die in de cijfers terechtkomt. Geen vier kopieën met vier momenten waarop het uit elkaar loopt.

Wat het niet is: een laag bovenop uw huidige systemen. Een ERP vervangt ze. Het is ook geen rapportagepakket en geen manier om een werkwijze te verbeteren die niemand kan uitleggen. Een ERP legt uw manier van werken vast in software. Ligt die niet vast, dan legt u de onduidelijkheid vast, alleen duurder en lastiger te wijzigen.

In het Nederlandse mkb komt u een beperkt aantal namen steeds tegen: Exact en AFAS als Nederlandse partijen, Microsoft Dynamics 365 Business Central in het middensegment, SAP en Oracle daarboven, en verder branchepakketten voor bijvoorbeeld productie of groothandel. Die keuze doet ertoe, maar minder dan de meeste mensen denken. De verwachtingen hieronder kloppen namelijk alleen onder voorwaarden.

Eén systeem voor alles: Klopt in opzet, maar alleen als afdelingen hun eigen lijstjes en losse tools ook echt loslaten. Dat is een besluit binnen uw organisatie, geen eigenschap van de software.
Minder handwerk: Dubbele invoer verdwijnt zodra gegevens op één plek staan. Overtypen dat voortkomt uit onduidelijke afspraken over wie wat invult, verdwijnt niet.
Betere stuurinformatie: Cijfers worden pas bruikbaar als iedereen dezelfde velden gelijk vult. Het systeem kan dat afdwingen, het kan niet bedenken wat u wilt meten.

Heeft u er een nodig, of volstaan koppelingen?

Niet elke klacht over systemen die uit elkaar lopen is een ERP-vraag. Vaak gaat het om twee of drie plekken waar iemand gegevens overtypt. Tel dat eerst: hoeveel systemen bevatten werkelijk leidende gegevens, hoe vaak wordt er overgetikt, en wat kost een fout daarbij?

Zijn het uw boekhoudpakket en uw webshop die niet met elkaar praten, dan koopt u met een ERP een verbouwing waar een koppeling volstond. Kan niemand zeggen wat er op voorraad ligt omdat drie afdelingen drie eigen lijsten bijhouden, dan zit u wel in ERP-gebied. Het onderscheid zit niet in het aantal systemen, maar in de vraag of ze het oneens kunnen zijn over hetzelfde feit.

Koppelen wat u heeft

De systemen bevallen, alleen praten ze niet. U verbindt twee of drie pakketten en laat de rest staan.

Weinig systemen

Eén standaardpakket

Uw processen wijken niet wezenlijk af van wat gangbaar is. U schikt zich naar het pakket en past weinig aan.

Gangbare processen

Kern op maat, rest standaard

Op één of twee plekken zit uw voorsprong, en die past in geen standaardmodel. Daar bouwt u zelf.

Eigen werkwijze

Weet u al dat de kern van uw proces zich niet in een standaardpakket laat persen, dan wordt die route uitgewerkt op onze pagina over een ERP-systeem op maat. Deze pagina gaat verder over de keuze zelf.

Welke processen onderscheidend zijn en welke niet

De nuttigste oefening voordat u naar pakketten kijkt, is uw processen in tweeën delen: wat u doet zoals iedereen het doet, en het handjevol dingen waarin u afwijkt en waar klanten voor terugkomen.

Debiteurenbeheer, btw-aangifte, salarisverwerking en het verwerken van inkoopfacturen doet u niet anders dan uw concurrent. Daar is de standaard beter in dan wat u zelf zou bedenken, en meebewegen met wetgeving zit erin. Uw calculatie, uw planning of de opbouw van een offerte kan wel eigen zijn. Die tweedeling bepaalt wat u opschrijft in uw programma van eisen: in resultaten, niet in schermen.

Soort proces	Wat hier bij hoort	Waar u op let
Algemeen en wettelijk bepaald	✓Volg de standaard, ook als die anders werkt dan u gewend bent	!Gewoonte die als eis wordt gepresenteerd omdat het altijd zo ging
Branchespecifiek	✓Zoek een pakket of module waarin uw sector al is uitgewerkt	!Of die kennis in het pakket zit of alleen bij één consultant
Onderscheidend voor u	✓Beschrijf het resultaat en beslis bewust of u bouwt of schikt	!Dat dit deel niet stilletjes wordt weggeconfigureerd voor de planning

Waarom de invoering meer bepaalt dan het pakket

Twee bedrijven kiezen hetzelfde pakket en houden er een heel verschillende uitkomst aan over. Dat verschil zit zelden in de software. Het zit in de inrichting, in hoe schoon de gegevens waren die erin gingen, en of mensen er echt in werken of stilletjes hun eigen bestand bijhouden.

Uw echte tegenpartij is meestal niet de partij die het pakket maakt, maar de partij die het bij u invoert. Beoordeel die ook als zodanig: welke consultants komen er, wat deden zij eerder in uw sector, en blijven het dezelfde mensen. De vragen uit een softwareleverancier kiezen gelden hier onverkort.

Onderschat daarnaast wat er uit uw oude systeem mee moet: jaren aan artikelen, relaties en historie waarvan een deel verouderd, dubbel of fout is. Een ERP maakt zichtbaar wat er in uw stambestanden mis is, en dat opruimwerk ligt bij u. Wat daarbij komt kijken staat in datamigratie naar een nieuw systeem.

Wie zijn de consultants die bij ons komen, en wat deden zij eerder in onze sector? Welke inrichtingskeuzes liggen straks vast en welke kunnen we later nog wijzigen? Wie ruimt de stamgegevens op, en wanneer begint dat werk? Hoeveel tijd van onze eigen mensen vraagt dit, en wie neemt hun werk over? Als wij na oplevering met deze partij stoppen, wie kan het overnemen?

Vijf vragen voor een oriënterend gesprek. Het gaat niet om het perfecte antwoord, maar om de vraag of iemand er al over nadacht.

Modificaties, upgrades en waar het vastloopt

Zodra u iets in de kern van een standaardpakket laat aanpassen, wordt die aanpassing onderdeel van uw upgradepad. Bij elke nieuwe versie moet iemand vaststellen of uw wijziging nog werkt. Moderne pakketten ondervangen dat door maatwerk in een aparte laag te zetten, als extensie of app, zodat de kern onaangeroerd blijft. Vraag dus expliciet in welke laag iets wordt gebouwd, en wat er bij een versieopwaardering met dat werk gebeurt.

Dat is geen theoretisch risico. Leveranciers verleggen hun ontwikkeling naar nieuwere platformen en laten oudere versies aflopen. Exact heeft de doorontwikkeling van Exact Globe Next gestaakt en brengt nieuwe functionaliteit en wetgevingsvereisten alleen nog in de opvolger Exact Globe+, waarna de ondersteuning op de oude versie wordt afgebouwd. Wie zwaar heeft gemodificeerd, voelt zo'n verschuiving het hardst: al dat maatwerk moet mee. Vraag elke kandidaat hoe lang de huidige versie wordt ondersteund en wat de overstap naar de opvolger inhoudt.

Waar trajecten in de praktijk stranden, is zelden de techniek. Het zijn steeds dezelfde vier plekken.

Er is geen eigenaar binnen uw eigen bedrijf
Mag niemand intern beslissen hoe er straks gewerkt wordt, dan beslist een consultant die uw bedrijf niet kent.
De scope groeit tijdens de rit
Elke afdeling ziet onderweg nog iets wat mooi zou zijn. Zonder vast moment waarop de omvang bevroren wordt, schuift het einde voor u uit. Dat patroon beschrijven we in waarom softwareprojecten uitlopen.
De stamgegevens kloppen niet
Artikelnummers met twee betekenissen, relaties die drie keer voorkomen, voorraden die al jaren niet zijn geteld. Dat komt boven water vlak voor de overgang.
Het oude systeem blijft aan
Zolang de oude weg openstaat, blijft een deel van uw mensen die gebruiken en heeft u twee halve waarheden.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een ERP en een boekhoudpakket?

Een boekhoudpakket registreert wat er financieel is gebeurd. Een ERP stuurt het proces dat tot die boeking leidt: offerte, order, voorraadmutatie en factuur zijn hetzelfde gegeven in verschillende stadia. Veel pakketten zijn vanuit de boekhouding doorgegroeid, dus de grens is niet scherp.

Kan ik een standaardpakket aanpassen aan mijn manier van werken?

Technisch bijna altijd, verstandig veel minder vaak. Elke afwijking moet bij iedere nieuwe versie opnieuw worden nagelopen. Beperk aanpassingen tot processen waarin u zich echt onderscheidt, en laat ze bouwen in een aparte laag zodat de kern van het pakket ongemoeid blijft.

Wat gebeurt er met de gegevens uit mijn oude systeem?

Een deel gaat mee, een deel niet. Meestal neemt u stamgegevens en openstaande posten over en laat u historie in een leesbare kopie achter. Dat vraagt vooraf een besluit over wat leidend is en wie de vervuiling opruimt, en dat werk ligt bij u.

Hoe weet ik of een pakket bij mijn branche past?

Vraag naar bedrijven van uw omvang in uw sector en spreek er twee zonder de leverancier erbij. Vraag niet of ze tevreden zijn, maar wat er tegenviel. Let ook op of de branchekennis in het pakket zit of alleen in het hoofd van één consultant.

Wie moet dit binnen mijn bedrijf trekken?

Iemand die de processen kent, beslissingen mag nemen en er tijd voor krijgt. Niet erbij, maar ervoor. Zonder interne eigenaar bepaalt de leverancier hoe uw organisatie straks werkt, en dat merkt u pas als het al zo is ingericht.