ERP-systeem laten maken

ERP is de verzamelnaam voor het systeem waarin de basisprocessen van een bedrijf samenkomen: inkoop, voorraad, productie of dienstverlening, verkoop, facturatie en de financiële administratie. Wie een ERP-systeem laat maken, wil meestal niet dat hele bouwwerk opnieuw, maar het deel dat in geen enkel pakket blijkt te passen. Gaat het u vooral om het aan elkaar knopen en automatiseren van losse systemen, kijk dan bij bedrijfsautomatisering. Werkt u in het onderwijs, dan geldt een eigen inrichting met eigen registraties; die staat op onderwijs-ERP-software.

Ons standpunt is helder: een volledig ERP vanaf nul bouwen is zelden verstandig. Een gangbaar pakket brengt grootboek, btw, rapportage en elektronisch factureren kant-en-klaar mee en houdt die bij wanneer de regels wijzigen. Dat opnieuw maken kost geld zonder dat het u onderscheidt. De winst zit in maatwerk rond een standaardkern, of in het vervangen van precies dat ene deel dat niet past.

Het knelpunt eerst

Het proces dat nu in spreadsheets of in iemands hoofd zit, als eerste werkende onderdeel.

Maatwerk rond de kern

Schermen en logica die uw pakket niet kent, werkend op dezelfde gegevens als dat pakket.

Eén module vervangen

Alleen het deel dat wringt vervangen, zonder de rest van het landschap te raken.

Koppelingen

Artikelen, orders, voorraad en facturen synchroon houden tussen de systemen die u al gebruikt.

Rapportage

Cijfers uit meerdere systemen bij elkaar, in overzichten waar uw mensen echt op sturen.

Rechten en historie

Wie wat mag zien en wijzigen, en wat er wanneer door wie is gewijzigd.

Er zit een harde bodem onder elk ERP-gesprek: de administratie- en bewaarplicht. Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht iedereen die een bedrijf of beroep uitoefent om een administratie te voeren waaruit rechten en verplichtingen duidelijk blijken, en om die administratie zeven jaar te bewaren. Alles wat u zelf laat bouwen en wat facturen, voorraad of kosten raakt, moet dus jaren later nog leesbaar en herleidbaar zijn. Dat is geen detail bij de oplevering, maar een eis aan het ontwerp: gegevens die worden overschreven zonder spoor, zijn later niet meer te verantwoorden.

De tweede bodem is elektronisch factureren. Logius stelt het onomwonden: levert u goederen of diensten aan de Rijksoverheid, dan moet u elektronisch factureren. Zo'n e-factuur volgt de Europese norm EN 16931. De Nederlandse invulling daarvan heet NLCIUS en staat bij het Forum Standaardisatie op de lijst met de status verplicht, volgens het principe pas toe of leg uit. Voor het uitwisselen zelf gebruikt de Rijksoverheid het Peppol-netwerk. Wie levert aan de overheid, kan dus niet volstaan met een pdf uit een zelfgebouwde factuurmodule.

Precies dit zijn de onderdelen die een standaardpakket al bijhoudt, inclusief de wijzigingen die er in de loop van de jaren in komen. Een zelfgebouwde boekhouding moet u zelf blijven onderhouden, elk jaar opnieuw, zonder dat uw klanten het merken. Daarom leggen we maatwerk het liefst rond een kern die dit al doet, en reserveren we financiële software op maat voor de gevallen waarin een pakket aantoonbaar tekortschiet.

Een ERP-landschap is bijna nooit één systeem. Er is een boekhoudpakket, een webshop of orderportaal, een magazijn, soms een planbord of een machine die gegevens levert, en daarnaast de rapportage. We koppelen die via API's en houden per gegevenssoort vast welk systeem de bron is. Loopt dat koppelen zelf uit de hand, dan is data-integratie een onderwerp op zich; wilt u eerst weten hoe uw processen in de praktijk lopen, dan geeft process mining daar antwoord op.

Technisch letten we op drie dingen. Wijzigingen worden gelogd, zodat achteraf te zien is wat er is gebeurd en door wie. Koppelingen kunnen tegen storing, met opnieuw proberen en een wachtrij in plaats van stilzwijgend verlies. En de migratie van bestaande gegevens plannen we als apart onderdeel, want dat is vaker de reden dat een invoering uitloopt dan het bouwen zelf.

De grootste valkuil is een koppeling bouwen tussen twee systemen zonder af te spreken wie de baas is over een gegeven. Als zowel het pakket als het maatwerk een artikel of een voorraadstand mag wijzigen, ontstaat er verschil dat niemand meer kan uitleggen, en verliezen uw mensen het vertrouwen in beide schermen. We leggen per gegevenssoort één bron vast voordat de eerste koppeling wordt gebouwd, ook als dat betekent dat een handeling voortaan in het andere systeem gebeurt.

1. We brengen uw proces in kaart

   Samen bepalen we welke stap in uw proces de meeste tijd of fouten kost. Daar begint de eerste versie.

2. Kleinste werkende versie eerst

   We bouwen de kern die direct waarde oplevert, in plaats van meteen elke wens. Zo is er snel iets bruikbaars.

3. Bewezen bouwstenen waar het kan

   Inloggen, rechten, meldingen en koppelingen hoeven niet opnieuw uitgevonden te worden. Maatwerk reserveren we voor wat u onderscheidt.

4. Testen met echte gebruikers

   De mensen die er dagelijks mee werken, wijzen aan wat beter moet. Dat sturen we bij voordat we verder bouwen.

5. Doorbouwen op bewijs

   Uitbreiden doet u zodra een functie zich bewijst. De software groeit mee met uw organisatie, niet vooruit op hoop.

Een standaardpakket dekt goed af wat elk bedrijf hetzelfde doet. Het knelt op het punt waar u anders werkt dan de rest, en dat is meestal precies het punt waarop u uw geld verdient. De keuze is dan: uw proces buigen naar het pakket, of het pakket aanvullen. Buigen kost elke dag opnieuw tijd van veel mensen tegelijk, en die rekening loopt door zolang het systeem staat.

De kosten hangen vooral af van het aantal processen dat u wilt aanpakken, het aantal koppelingen en de hoeveelheid gegevens die mee moet uit het oude systeem. Omdat de code en de omgeving op uw naam staan, kunt u het maatwerk laten meegroeien of later alsnog vervangen door een pakket, zonder dat u daarvoor toestemming hoeft te vragen.

• Alle software op maat
• Bedrijfsautomatisering-software laten maken
• Boekhoud- en financesoftware laten maken
• Onderwijs-ERP-software laten maken