Process-mining-software laten maken

Process mining reconstrueert processen uit data die uw systemen toch al bijhouden. De basis is een event-log: een lijst gebeurtenissen met minimaal drie gegevens per handeling, namelijk een case-id (welk geval, bijvoorbeeld een order), een activiteit (wat er gebeurde) en een tijdstempel. Uit die logs tekent de software het werkelijke procesverloop, inclusief alle omwegen en herhalingen die in een keurig stroomschema nooit staan.

Het verschil met een handmatige procesbeschrijving is groot: u kijkt niet naar de bedoeling, maar naar de feiten. De marktstandaard hierin is omschreven door aanbieders als Celonis; met maatwerk bouwt u een variant die precies op uw systemen en vragen is toegesneden, zonder de licentiekosten van een groot platform als u dat niet nodig heeft.

De kern is het verwerken van event-logs tot inzicht. Veelgevraagde onderdelen:

• Procesreconstructie: het werkelijke verloop visualiseren, met de meest voorkomende en de afwijkende paden.
• Knelpunt- en doorlooptijdanalyse: waar wachten cases het langst, en tussen welke stappen loopt de tijd op.
• Conformiteitstoetsing (conformance checking): het gemeten verloop vergelijken met het bedoelde proces om afwijkingen te vinden.
• Herhalingen en herwerk in beeld: hoe vaak stappen opnieuw gebeuren.
• Filteren op periode, afdeling of type case om gericht te analyseren.

De kwaliteit van process mining valt of staat met de event-log. De uitdaging zit meestal niet in de analyse maar in het samenstellen van een schone log uit uw bronsystemen: het bepalen van de juiste case-id, het opschonen van dubbele of onvolledige gebeurtenissen, en het koppelen van activiteiten uit meerdere systemen tot een geheel. De basisbegrippen rond event-data en conformance checking zijn hierbij het uitgangspunt.

Omdat u met gedetailleerde handelingsdata werkt, is privacy een aandachtspunt: gebruik de data om processen te verbeteren, niet om individuele medewerkers te beoordelen, en verwerk niet meer herleidbare gegevens dan nodig onder de AVG.

Process-mining-software haalt logs uit de systemen waar het proces zich afspeelt: een ERP, een CRM, een ticketsysteem of uw eigen maatwerkapplicatie. Vaak is een periodieke export of een directe koppeling met de database het startpunt. De verwerking en visualisatie bouwen we daaromheen. We richten ons op de processen waar de meeste tijd of fouten in zitten, zodat de eerste analyse meteen waarde oplevert.

De valkuil is de analyse verwarren met de conclusie. Process mining laat zien wat er gebeurt, niet waarom; de duiding komt van de mensen die het werk kennen. Betrek hen vroeg. Let ook op de logkwaliteit: een onvolledige of vervuilde event-log geeft een vertekend beeld, en dan stuurt u op ruis.

Bepalend zijn het aantal bronsystemen waaruit u logs samenstelt, de complexiteit en vervuiling van die data, of u eenmalig wilt analyseren of doorlopend wilt monitoren, en de diepte van de conformiteitstoetsing. Een eenmalige analyse van een proces uit een systeem is lichter dan een doorlopend dashboard over meerdere bronnen. We starten bij het proces met de grootste vertraging of het meeste herwerk.

We beginnen met het kiezen van het proces en het samenstellen van een schone event-log uit uw systemen. Daarna bouwen we de procesreconstructie en de knelpunt-analyse, gevolgd door conformiteitstoetsing tegen uw bedoelde proces. Vervolgens maken we het herhaalbaar of doorlopend waar dat waarde heeft. Zo levert de eerste stap al inzicht op.

• Alle software op maat
• Boekhoud- en finance-software
• Alle app-gidsen