Contractbeheer organiseren: overzicht en praktische tips

Contractbeheer wordt vaak verward met contractopslag. Documenten netjes in mappen zetten is nuttig, maar het beantwoordt geen van de vragen waarvoor u contractbeheer nodig hebt. Die vragen zijn: welke contracten lopen er, wat kosten ze, wanneer lopen ze af, wat moet ik doen om ze te beëindigen en welke afspraken staan erin die iemand moet nakomen.

Het verschil zit in de gegevens náást het document. Een contract als PDF in een map is een bestand. Datzelfde contract met een einddatum, een opzegtermijn, een verant­woordelijke en een bedrag is informatie waarop u kunt sturen. Alles wat een contract­beheer­systeem waard maakt, zit in die tweede laag.

Er is nog een reden om die tweede laag goed te vullen. Contractbeheer wordt in de praktijk door meerdere mensen gedaan en door niemand volledig. De inkoper kent zijn leveranciers, de controller kent de bedragen en de facilitair manager kent de huur. Zolang die kennis in hoofden zit, valt er een gat op het moment dat iemand vertrekt of met vakantie is. De kenmerken naast het document zijn wat die kennis overdraagbaar maakt.

Contracten raken zelden kwijt. Wat wel gebeurt is dat een beslismoment voorbijgaat zonder dat iemand het merkt. Een overeenkomst die voor een jaar was aangegaan, verlengt zichzelf omdat er niet op tijd is opgezegd, en u zit weer twaalf maanden vast aan iets waarvan u al had besloten dat het moest stoppen.

Voor consumenten is stilzwijgende verlenging in Nederland aan banden gelegd: een abonnement dat na de eerste periode doorloopt, is daarna in beginsel maandelijks opzegbaar. Tussen bedrijven geldt die bescherming niet. Zakelijke contracten mogen zichzelf voor een volgende termijn verlengen met een opzegtermijn die soms maanden bedraagt, en die termijn is precies wat mensen vergeten.

De software-oplossing is eenvoudig maar moet goed staan. Leg per contract de einddatum en de opzegtermijn vast, reken daaruit de uiterste opzegdatum en signaleer ruim daarvoor. Ruim betekent: genoeg tijd om te evalueren, met een leverancier te praten en eventueel een alternatief te zoeken. Een signaal een week voor de deadline is een signaal dat te laat komt.

Let bij het vastleggen ook op indexering. Veel zakelijke contracten kennen een jaarlijkse prijsaanpassing die aan een index is gekoppeld, en die aanpassing gaat vaak automatisch door zonder dat iemand hem controleert. Leg vast welke index geldt en op welke datum hij wordt toegepast, zodat u een verhoging kunt narekenen in plaats van hem alleen te ondergaan.

• Reken met de opzegdatum, niet de einddatum. De datum die telt, ligt een opzegtermijn eerder. Laat het systeem die berekenen in plaats van iemand het te laten onthouden.
• Signaleer ruim op tijd. Bij een opzegtermijn van drie maanden is een halfjaar vooraf redelijk, zodat er tijd is om te evalueren.
• Hang er een persoon aan. Een signaal naar een gedeelde mailbox verdwijnt. Een signaal met een naam en een status wordt opgevolgd.
• Leg vast wat er is besloten. Verlengd, opgezegd of heronderhandeld, met datum en reden. Dat is waardevol bij de volgende ronde.
• Controleer of opzeggen is aangekomen. Veel contracten eisen schriftelijke opzegging. Bewaar het bewijs in hetzelfde dossier.

In vrijwel elk contract staan afspraken die iemand moet nakomen, en die verdwijnen uit beeld zodra het document is opgeborgen. Een leverancier die kwartaal­rapportages levert. Een verzekering waarvoor u jaarlijks gegevens aanlevert. Een huur­overeenkomst met een onderhoudsver­plichting. Een samenwerking waarin geheimhouding een termijn heeft.

Wie die verplichtingen niet vastlegt, ontdekt pas dat ze bestaan als er iets misgaat of als iemand ernaar vraagt. Het vastleggen zelf is eenvoudig: per contract een lijst met wat er moet gebeuren, wanneer, en door wie. De moeilijkheid zit in het eruit halen, want daar moet iemand het contract voor lezen.

Doe dat daarom niet voor alles tegelijk. Begin bij de contracten met de grootste financiële of operationele gevolgen. Voor de rest volstaat in het begin de basis: looptijd, opzegtermijn en verant­woordelijke. Verplichtingen voegt u toe op het moment dat u toch in het dossier zit, bijvoorbeeld bij een verlenging.

De meeste contract­beheerprojecten stranden op hetzelfde punt: iemand besluit dat eerst alle bestaande contracten ingevoerd moeten worden, en dat werk komt nooit af. Na drie maanden staat een deel erin, is niemand er zeker van welk deel, en gebruikt de organisatie alsnog de oude mappen.

De werkbare volgorde is omgekeerd. Voer eerst alleen de contracten in die geld of risico verteg­enwoordigen: uw grootste leveranciers, uw huur, uw verzekeringen, uw softwa­relicenties. Dat zijn er bij de meeste organisaties enkele tientallen, geen honderden. Alles wat daarna binnenkomt of verlengd wordt, voert u toe op het moment dat het langskomt.

Op die manier is uw systeem na een paar weken bruikbaar voor het belangrijkste deel en groeit het vanzelf vol. Belangrijker nog: het blijft actueel, omdat invoeren onderdeel is van een bestaand moment in plaats van een apart project dat concurreert met het echte werk.

Contracten zijn bedrij­fsgevoelig. Er staan tarieven in, afspraken met concurrenten van elkaar, en soms voorwaarden die niet bij iedereen in de organisatie thuishoren. Een contract­beheer­systeem waarin iedereen alles ziet, wordt daarom óf niet gebruikt voor de gevoelige contracten, óf het lekt.

Regel toegang daarom per rol en waar nodig per dossier. Een inkoper ziet de levera­nciers­contracten van zijn eigen categorie, een controller ziet de bedragen, een directie ziet alles. En leg vast wie wat heeft ingezien, want bij contracten is dat achteraf geregeld een relevante vraag.

Daarnaast zitten er persoons­gegevens in: contactpersonen, soms handtekeningen, bij arbeid­sgerel­ateerde contracten aanzienlijk meer. Dat brengt de AVG in beeld, met de gebruikelijke vragen over grondslag, bewaartermijn en datami­nimalisatie. Voor partijen die namens u persoons­gegevens verwerken, hoort er bovendien een verwerkers­overeenkomst te zijn, en juist die is vaak zelf niet terug te vinden.

• Zet toegang op rol, niet op vertrouwen. Wie welke contracten mag zien, hoort in het systeem te staan en niet in een afspraak.
• Log inzage bij gevoelige dossiers. Bij een geschil of een lek is de vraag wie erbij kon een van de eerste.
• Beperk wat u vastlegt. Een contract heeft een contactpersoon nodig, geen kopie van een identi­teitsbewijs.
• Houd bewaartermijnen aan. Een contract bewaart u zolang er rechten en plichten uit voortvloeien, en daarna niet langer dan nodig.
• Bewaar uw verwerkers­overeenkomsten hier ook. Ze horen bij het contract waarop ze slaan, en niet in een aparte map die niemand kent.

Er bestaan goede standa­ardpak­ketten voor contractbeheer, en voor een organisatie die vooral looptijden en documenten wil bijhouden, is zo'n pakket vrijwel altijd de verstandigste keuze. Maatwerk loont pas als uw contracten kenmerken hebben die een standaardpakket niet kent, of als contractbeheer aan uw eigen processen vastzit.

Dat eerste gebeurt vaker dan u denkt. Een woning­corporatie beheert contracten per complex, een uitzender per opdrachtgever én per medewerker, een producent per artikelgroep met prijsafspraken die per staffel verschillen. In een standaardpakket wordt dat een vrij veld waar niemand op kan zoeken, en daarmee vervalt het grootste deel van de waarde.

Het tweede gebeurt als een contract iets in gang moet zetten. Een verlenging die een order aanmaakt, een tarief dat doorwerkt in uw facturatie, een verplichting die op een werklijst belandt. Zodra contractbeheer geen eiland meer is maar onderdeel van een keten, is een systeem dat u zelf kunt koppelen meestal de betere investering.

De volgorde hieronder is bewust klein begonnen. Elke stap levert iets bruikbaars op, zodat u niet maanden bezig bent voordat er iets werkt. Dat is bij contractbeheer belangrijker dan bij veel andere projecten, omdat de motivatie om in te voeren snel wegzakt zodra het nut niet zichtbaar is.

1. Maak een lijst van contracten die ertoe doenGrootste leveranciers, huur, verzekeringen en licenties. Enkele tientallen, niet uw hele archief.
2. Leg per contract vier gegevens vastEinddatum, opzegtermijn, bedrag en verant­woordelijke. Daarmee kunt u al signaleren.
3. Laat de uiterste opzegdatum berekenenNiet onthouden maar afleiden, zodat een wijziging in de termijn meteen doorwerkt.
4. Richt signalering in met een eigenaarRuim voor de opzegdatum, naar een persoon, met een status zodat opvolging zichtbaar is.
5. Voeg het document en de bijlagen toeHet getekende contract met wijzigingen, zodat er één plek is waar de waarheid staat.
6. Haal verplichtingen uit de belangrijkste contractenAlleen daar waar de gevolgen groot zijn; de rest volgt bij de eerstvolgende verlenging.
7. Regel toegang per rolWie ziet welke contracten en welke bedragen, vastgelegd in het systeem en niet in een afspraak.
8. Laat het vanzelf vollopenElk nieuw of verlengd contract gaat erin op het moment dat het langskomt, in plaats van in een inhaalproject.

Vraag een bouwer eerst hoe hij omgaat met datums en termijnen, want daar zit bij dit type systeem de hele werking. Een opzegtermijn kan in maanden of in dagen staan, kan tellen vanaf de einddatum of vanaf een verjaardag van het contract, en kan per contract verschillen. Wie dat als één datumveld modelleert, bouwt een systeem dat op een deel van uw contracten het verkeerde antwoord geeft.

Vraag daarnaast hoe hij het zoeken inricht. Contractbeheer wordt gebruikt op het moment dat iemand snel iets moet vinden, vaak met weinig informatie: de naam van een leverancier die net anders gespeld is, of een onderwerp in plaats van een titel. Zoeken op de inhoud van documenten helpt daarbij meer dan een fraaie mappenstructuur.

En bespreek de exportvraag voordat u begint. Uw contracten en de kenmerken die u eraan hangt, zijn bedrij­fskritisch. Leg vast dat u ze op elk moment compleet kunt exporteren, inclusief documenten, zodat een wissel van leverancier of software nooit een gijzeling wordt.

• Laat het termijnmodel uittekenen. Maanden of dagen, vanaf einddatum of vanaf ingangsdatum, en wat er gebeurt bij een verlenging.
• Eis zoeken in de inhoud. Mensen zoeken op een woord dat ze zich herinneren, niet op de titel die iemand ooit koos.
• Vraag naar rechten per dossier. Niet alleen rollen maar ook de mogelijkheid om een individueel contract af te schermen.
• Leg export vast in de afspraak. Compleet, inclusief documenten en kenmerken, op elk moment en zonder medewerking van de leverancier.
• Begin klein en meet gebruik. Als na twee maanden niemand het systeem opent, is uitbreiden zinloos en is de vraag waarom het niet wordt gebruikt.

• Gids: digitale handtekening
• Gids: documentbeheer software
• Gids: facturatiesoftware
• Gids: CRM op maat