Documentbeheer software: dit is de complete gids

Vrijwel elke organisatie heeft haar documenten ergens staan. Op een gedeelde schijf, in een cloudmap of in een combinatie daarvan. Opbergen is dus opgelost. Wat niet is opgelost, is dat iemand een document zoekt dat een collega twee jaar geleden heeft gemaakt en waarvan hij alleen nog weet dat het over een bepaalde klant ging.

Dat is het wezenlijke verschil tussen een schijf en documentbeheer. Een schijf ordent op plek: één document staat in één map, en wie die map niet kent, vindt het niet. Documentbeheer ordent op eigenschappen: dit document hoort bij die klant, dat project, dat jaar en die soort. Daarmee is het langs meerdere wegen te vinden.

Daar komt zoeken in de inhoud bij. Mensen herinneren zich een woord dat in het document stond, niet de titel die iemand koos. Software die de tekst van documenten doorzoekt, inclusief die van gescande stukken, vindt daarom veel wat met mappen onvindbaar blijft. Dat is bij de meeste organisaties de eerste functie die het verschil maakt.

Er is nog een reden waarom terugvinden zwaarder weegt dan opbergen. Documenten worden gemaakt door de een en later gezocht door de ander, vaak jaren daarna en meestal onder tijdsdruk: een klant vraagt om de afspraak van destijds, een accountant om een onderbouwing, een collega om de vorige versie van een rapport. De persoon die zoekt, weet niet hoe de maker dacht toen hij het opborg, en dat is precies waarom een indeling die voor de maker logisch was voor de zoeker niets oplevert.

Een mappenstructuur dwingt één indeling af. U ordent op klant, of op jaar, of op afdeling, maar niet op alle drie tegelijk. Zodra twee mensen het document langs een verschillende weg zoeken, wint er één en verliest de ander. Dat is geen kwestie van discipline maar een eigenschap van mappen.

Het tweede probleem is dat mappen geen kennis hebben van wat erin staat. Een map weet niet dat een document een contract is dat volgend jaar afloopt, of dat een rapport nog niet is goedgekeurd. Alles wat u daarover wilt weten, moet in de bestandsnaam of in iemands hoofd, en beide zijn kwetsbaar.

Het derde is beveiliging. Rechten op een gedeelde schijf hangen aan de map. Wie een document naar een andere map sleept, verandert ongemerkt wie het mag zien. Bij gevoelige stukken, person­eelsdo­ssiers of contracten met tariefafspraken is dat een risico dat u niet wilt lopen.

• Tel hoe vaak er om een bestand wordt gevraagd. Dat is de eenvoudigste maat voor hoeveel u met een betere zoekfunctie wint.
• Kijk naar de bestandsnamen. Als daar datums, versienummers en initialen in staan, compenseren mensen het gebrek aan kenmerken.
• Let op dubbele exemplaren. Hetzelfde document op drie plekken betekent dat niemand weet welke de geldende is.
• Controleer de rechten op mappen. Vraag wie er bij het person­eelsdossier kan. Het antwoord verrast vaak.
• Vraag naar de laatste zoektocht. Iemand die een halve dag heeft gezocht naar een oud contract, is uw beste onderbouwing.

Versiebeheer wordt vaak begrepen als het bewaren van alle eerdere versies, en dat is maar de helft. Het nuttige deel is dat er één versie is aangewezen als de geldende, zodat niemand hoeft te vragen of dit de laatste is. Een systeem dat twintig versies bewaart zonder te zeggen welke telt, heeft het probleem verplaatst.

Bij documenten die een goedkeuring doorlopen, is die aanwijzing bovendien een besluit. Een procedure of een handleiding is pas geldig als iemand met de juiste rol hem heeft vastgesteld. Dat vraagt een status per document en een route die daarbij hoort: concept, ter beoordeling, vastgesteld en vervallen.

Wat u vooral wilt voorkomen is dat mensen buiten het systeem om werken. Dat gebeurt als bewerken omslachtig is: eerst downloaden, dan bewerken, dan weer uploaden met een nieuwe naam. Documentbeheer dat bewerken in de bestaande kantooromgeving toelaat, wordt gebruikt; documentbeheer dat elke wijziging tot een handeling maakt, wordt omzeild.

Rechten horen bij het document of het dossier, niet bij de plek waar het toevallig staat. Dat klinkt technisch en het is het punt waarop gedeelde schijven falen. Een person­eelsdossier dat naar een projectmap wordt verplaatst, wordt op dat moment zichtbaar voor het hele projectteam, zonder dat iemand daar een besluit over heeft genomen.

In documentbeheer regelt u toegang op rol en op dossier. De afdeling personeelszaken ziet person­eelsdo­ssiers, de projectleider ziet zijn eigen projecten, de directie ziet meer. En bij gevoelige stukken kunt u per document afwijken, zonder dat de plek in de structuur daarmee te maken heeft.

Let ook op rechten die ontstaan doordat iemand een document doorstuurt. Een bijlage in een mail leidt een eigen leven: hij wordt opgeslagen, doorgestuurd en bewerkt buiten elk systeem om. Documentbeheer dat het delen van een verwijzing net zo eenvoudig maakt als het meesturen van een bestand, houdt die kopieën tegen zonder dat iemand daarvoor een regel hoeft te onthouden.

Delen met mensen buiten uw organisatie is een eigen onderwerp. Een link die eindeloos geldig is en door iedereen te openen, is in de praktijk hetzelfde als publiceren. Werk met links die verlopen, die aan een persoon gekoppeld zijn en waarvan u kunt zien of ze zijn gebruikt. Dat is niet alleen veiliger maar ook aantoonbaar, wat bij een geschil telt.

Documenten bewaren is goedkoop geworden, en daardoor bewaart vrijwel iedereen alles. Dat is onhandig, want zoeken wordt moeilijker naarmate er meer ruis is, en het is bij persoons­gegevens ook niet toegestaan. De AVG vraagt dat u persoons­gegevens niet langer bewaart dan nodig voor het doel waarvoor u ze verzamelde.

Daarnaast zijn er termijnen die juist voorschrijven dat u iets moet bewaren. De fiscale bewaarplicht voor uw administratie is daarvan de bekendste. Die twee kanten tegelijk maken opruimen een kwestie van beleid: per documentsoort vastleggen hoelang hij blijft en wat er daarna gebeurt.

Software helpt daarbij alleen als het automatisch gaat. Een beleid dat zegt dat iemand jaarlijks opruimt, wordt niet uitgevoerd. Een systeem dat per documentsoort een termijn kent, na afloop een melding geeft aan de verant­woordelijke en daarna opschoont, werkt wel. Laat dat meetellen in uw keuze, want het is een van de weinige functies die u tijd én risico bespaart.

Er bestaan volwassen standa­ardpak­ketten voor documentbeheer, en voor een organisatie die vooral beter wil zoeken en versies wil bijhouden, is zo'n pakket bijna altijd de verstandigste keuze. Ze zijn er morgen, ze zijn getest en ze koppelen aan de kantooromgeving die u toch al gebruikt.

Maatwerk loont als documenten aan uw processen vastzitten. Een dossier dat bij een klant of een project hoort, met een status die meebeweegt met dat project. Een goedke­uringsroute die verschilt per documentsoort. Een rapport dat pas naar buiten mag nadat iemand met een bepaalde rol het heeft vastgesteld, en waarbij dat besluit ergens anders iets in gang zet.

De tweede reden is het aantal gebruikers. Standa­ardpak­ketten rekenen doorgaans per gebruiker per maand. Bij veel mensen die af en toe iets opzoeken, kan dat ongunstig uitpakken, en dan verschuift de rekensom richting eigen software waarin u zelf bepaalt wie meekijkt.

1. Meet waar tijd verloren gaatHoe vaak wordt er om een bestand gevraagd, en hoelang duurde de laatste zoektocht.
2. Kies uw kenmerkenKlant, project, soort en datum. Zo min mogelijk, maar genoeg om langs meerdere wegen te vinden.
3. Regel zoeken in de inhoudInclusief gescande stukken, want dat is hoe mensen werkelijk zoeken.
4. Bepaal wat de geldende versie isMet een status en een route, zodat niemand hoeft te vragen of dit de laatste is.
5. Zet rechten op dossier en rolNiet op de map, zodat verplaatsen de beveiliging niet verandert.
6. Leg bewaartermijnen per soort vastIn het systeem, met een melding aan de verant­woordelijke en automatisch opschonen.
7. Laat bewerken in de bestaande omgevingDownloaden en opnieuw uploaden is de snelste weg naar werken buiten het systeem om.
8. Migreer in delenBegin met de documenten die actief gebruikt worden en laat het archief voorlopig staan.

Elke organisatie die documentbeheer invoert, loopt tegen dezelfde vraag aan: wat doen we met de jaren aan bestanden die er al staan. Alles overzetten en van kenmerken voorzien is een project op zich en meestal niet de moeite waard, omdat het grootste deel nooit meer wordt geopend.

De werkbare aanpak is in twee delen knippen. De documenten die actief in gebruik zijn, gaan over en krijgen kenmerken. Het oude archief blijft staan waar het staat, doorzoekbaar op inhoud, maar zonder dat iemand het volledig gaat verrijken. Wat daaruit weer actief wordt gebruikt, krijgt zijn kenmerken op dat moment.

Wat u wel moet doen, is het archief eenmalig doorzoekbaar maken. Tekst herkennen in gescande stukken is geautomatiseerd werk dat eenmalig draait en daarna klaar is. Dat maakt het verschil tussen een archief dat u nog kunt raadplegen en een verzameling bestanden die u alleen nog bewaart omdat weggooien eng voelt.

Vraag als eerste hoe het zoeken werkt en test dat met uw eigen documenten. Niet met een nette demoset maar met de rommelige werkelijkheid: gescande stukken, PDF's zonder tekstlaag, documenten met een naam die niets zegt. Een zoekfunctie die daar goed doorheen komt, is het grootste deel van de waarde.

Vraag daarnaast hoe mensen documenten bewerken. Als het antwoord is dat ze downloaden en weer uploaden, weet u dat er binnen een maand kopieën op bureaubladen staan. Bewerken vanuit de bestaande kantooromgeving, met automatisch terugschrijven, is wat het verschil maakt tussen gebruikt en omzeild.

En regel de uitweg vooraf. Uw documenten zijn bedrij­fskritisch en ze horen van u te blijven. Leg vast dat u op elk moment een complete export kunt krijgen, inclusief de kenmerken en de versies, in een vorm die zonder de leverancier bruikbaar is.

• Test zoeken met uw eigen rommel. Gescande stukken en documenten met nietszeggende namen, niet een nette demoset.
• Vraag hoe bewerken werkt. Downloaden en uploaden leidt gegarandeerd tot kopieën buiten het systeem.
• Eis rechten op dossierniveau. Niet alleen op mappen, en niet alleen op rollen die iemand ooit heeft ingericht.
• Laat bewaartermijnen automatisch werken. Een termijn die iemand handmatig moet uitvoeren, wordt niet uitgevoerd.
• Leg export vast in de afspraak. Compleet, met kenmerken en versies, op elk moment en zonder medewerking van de leverancier.

• Gids: contractbeheer
• Gids: digitale handtekening
• Gids: checklist-app
• Gids: helpdesk-app