Werkvergunning-apps: de volledige gids

Een werkvergunning is de schriftelijke toestemming en afspraak vooraf tussen een opdrachtgever en degene die het werk uitvoert, over hoe een risicovolle taak veilig wordt gedaan. In de vergunning staat welke werkzaamheden zijn toegestaan, op welke plek en in welke periode, welke risico's er spelen en welke beheersmaatregelen vooraf getroffen moeten zijn. Denk aan het afsluiten van leidingen, het uitvoeren van een gasmeting, het beschikbaar hebben van blusmiddelen of het regelen van een mangatwacht. Pas als alle voorwaarden zijn afgevinkt en de vergunning is afgetekend, mag het werk starten.

In de praktijk gebeurt dat op veel locaties nog op papier: een formulier dat met de hand wordt ingevuld, langs een aantal mensen gaat voor akkoord, en daarna in een map verdwijnt. Dat is foutgevoelig. Formulieren raken zoek, een handtekening ontbreekt, de geldige versie hangt niet bij het werk, of niemand kan achteraf reconstrueren wie wat heeft afgetekend. Een werkvergunning-app neemt diezelfde stappen over, maar dan digitaal: de aanvrager vult een sjabloon in op zijn toestel, de juiste persoon beoordeelt en geeft akkoord, de uitvoerende doet ter plaatse zijn eigen laatste controle, en alles wordt met tijdstempel bewaard.

Daarmee digitaliseert zo'n app niet alleen een formulier, maar de hele afspraak rond veilig werken: van aanvraag en beoordeling tot uitgifte, verlenging, intrekking en archivering. De winst zit in overzicht en aantoonbaarheid. Op elk moment is duidelijk welke vergunningen actief zijn, waar gewerkt wordt en of er nog openstaande controles zijn.

Een werkvergunningsysteem staat niet op zichzelf, maar volgt uit de Nederlandse arbowetgeving en uit afspraken die in de industrie gangbaar zijn. De basis ligt in de Arbeidsomstandighedenwet. Die verplicht iedere werkgever om een arbeidsomstandighedenbeleid te voeren waarin de risico's van het werk worden beperkt. Artikel 5 van die wet schrijft de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) voor: de werkgever legt schriftelijk vast welke risico's het werk meebrengt en welke maatregelen daartegen worden genomen, vastgelegd in een plan van aanpak. De RI&E is daarmee het kader waarbinnen werkvergunningen voor concrete, risicovolle taken passen.

Voor specifieke risicovolle werkzaamheden geeft het Arbeidsomstandighedenbesluit nadere regels. Een bekend voorbeeld is werken in een besloten ruimte. Artikel 3.5g van het Arbobesluit gaat specifiek over de gevaren van verstikking, bedwelming, vergiftiging, brand of explosie bij dit soort werk. Meer achtergrond over veilig werken en de RI&E staat op het Arboportaal van het ministerie van SZW.

Naast de wet speelt certificering een grote rol. Veel opdrachtgevers in de industrie en bouw eisen dat aannemers VCA-gecertificeerd zijn. VCA staat voor de VGM Checklist Aannemers en wordt beheerd door SSVV, een samenwerkingsverband van branchorganisaties uit de bouw en industrie. Binnen VCA zijn een werkvergunningprocedure en de Laatste Minuut Risico Analyse vaste onderdelen. De LMRA is de korte risicobeoordeling die een medewerker zelf uitvoert vlak voordat hij begint, om te controleren of de situatie op de werkplek nog overeenkomt met wat er is afgesproken. Het uitvoeren van een LMRA is een eis vanuit de VCA-norm, en de organisatie moet een procedure hebben die beschrijft wanneer, hoe en door wie die wordt gedaan, zoals onder meer toegelicht op VCAnieuws.

Organisaties die hun veiligheidsbeleid verder formaliseren werken vaak met ISO 45001, de internationale norm voor een arbomanagementsysteem die in 2018 OHSAS 18001 verving. Die norm vraagt om beheersing van risico's voor zowel eigen medewerkers als ingehuurde derden en aannemers, en een werkvergunningsysteem is daarbinnen een logisch beheersmiddel. Een goede app helpt om deze eisen aantoonbaar te maken, maar vervangt het onderliggende beleid niet: de app ondersteunt de afspraken die de werkgever op grond van de RI&E al hoort te maken.

De kern van een werkvergunning-app is dat veilig werken niet afhangt van losse formulieren, maar van een vast proces dat het systeem afdwingt. De volgende functies vormen daarvoor de basis.

Niet elke organisatie heeft alles meteen nodig. Een installatiebedrijf met vooral hete werkzaamheden heeft een ander zwaartepunt dan een tankopslag waar besloten ruimten centraal staan. Het loont om eerst de vergunningtypen te kiezen die u het vaakst gebruikt en de app daaromheen op te bouwen.

In de dagelijkse praktijk volgt het werk in de app een vaste route, die het papieren proces nabootst maar dan zonder de zwakke plekken. Een uitvoerende start met het kiezen van het juiste vergunningtype voor de taak die hij gaat doen. Het sjabloon dwingt af dat hij de relevante velden invult: locatie, omschrijving van de werkzaamheden, betrokken personen en de risico's die spelen. Bij hete werkzaamheden komen daar bijvoorbeeld vragen over brandbare stoffen en blusmiddelen bij, bij een besloten ruimte over ventilatie, gasmeting en de mangatwacht.

Daarna gaat de aanvraag naar de vergunningverstrekker, vaak een toezichthouder of operationeel verantwoordelijke. Die beoordeelt of de maatregelen kloppen en geeft digitaal akkoord, of stuurt de aanvraag terug met opmerkingen. Pas na akkoord is de vergunning actief. Op het moment dat de uitvoerende echt begint, doet hij ter plaatse zijn LMRA: een korte set controlevragen om te checken of de situatie nog klopt met de vergunning. Is er iets veranderd, bijvoorbeeld een nieuwe naastgelegen activiteit of slechter weer bij werken op hoogte, dan stopt hij en wordt de vergunning opnieuw beoordeeld.

Tijdens het werk houdt de app bij welke vergunningen actief zijn en wanneer ze verlopen. Aan het eind van de dag of de ploeg wordt de vergunning afgemeld of verlengd. Gaat er iets mis, dan kan een verantwoordelijke een vergunning direct intrekken, waarna iedereen die eraan gekoppeld is een melding krijgt. Alles wat in deze keten gebeurt, wordt vastgelegd, zodat na afloop precies te reconstrueren is hoe het werk verliep.

Een werkvergunning-app levert pas echt waarde als die niet als los eiland draait. De belangrijkste koppelingen zorgen ervoor dat de app weet of aan voorwaarden is voldaan, in plaats van dat een mens dat handmatig moet controleren.

• Keuringen en certificaten. Door de geldigheid van keuringen van gereedschap, gasmeters en hijsmiddelen te koppelen, kan de app een vergunning blokkeren zodra een keuring verlopen is. Hetzelfde geldt voor persoonscertificaten zoals VCA.
• Toolboxmeetings. Een koppeling met de registratie van gevolgde toolboxen maakt het mogelijk om te controleren of betrokken medewerkers de juiste veiligheidsinstructies hebben gehad.
• Personeels- en aannemersadministratie. Wie mag wat aanvragen en aftekenen volgt uit rollen en bevoegdheden die u uit een bestaand systeem kunt overnemen, ook voor onderaannemers.
• Offline gebruik. Op veel werkplekken, in een tank, kelder of afgelegen terrein, is geen bereik. De app moet offline een vergunning en LMRA kunnen invullen en ondertekenen, en later synchroniseren zodra er weer verbinding is.
• Platformkeuze. Omdat het werk op locatie gebeurt, ligt een app voor telefoon en tablet voor de hand. Of dat native, hybride of als webapp wordt, hangt af van offline-eisen en het toestelpark, zoals toegelicht in native, hybride of webapp.

Bij een veiligheidssysteem zijn de keuzes vooraf belangrijker dan bij een gemiddelde app, omdat fouten directe gevolgen hebben voor de veiligheid op de werkplek. Deze punten verdienen aandacht voordat u begint.

• Aansluiting op uw eigen procedures. De app moet uw bestaande werkvergunningprocedure volgen, niet een generieke. Laat de vergunningtypen en controlepunten aansluiten op uw RI&E en op wat opdrachtgevers eisen, zodat de app klopt met de praktijk.
• Eenvoud op de werkvloer. De uitvoerende vult de app in onder soms zware omstandigheden, met handschoenen of in een krappe ruimte. Een te complexe of trage app leidt ertoe dat mensen hem omzeilen, wat de veiligheid juist ondermijnt.
• Betrouwbaarheid en offline werken. Een werkvergunningsysteem dat alleen werkt met internet is op veel werkplekken onbruikbaar. Offline invullen, ondertekenen en later synchroniseren is voor veel organisaties een harde eis.
• Aantoonbaarheid en audit trail. Na een incident of bij een audit moet u kunnen laten zien wie wat wanneer heeft afgetekend. Een niet te wijzigen historie met tijdstempels is daarom geen luxe maar een kernfunctie.
• Privacy en de AVG. Namen, functies, certificaten en soms locatie- of gezondheidsgegevens vallen onder de Algemene verordening gegevensbescherming. Leg alleen vast wat nodig is, spreek een bewaartermijn af en regel toegang per rol. Hoe u dat vanaf het ontwerp aanpakt, leest u in wat is privacy by design.
• Ruimte om te groeien. Begin met de vergunningtypen die u het meest gebruikt en bouw daarna uit. Zorg dat de techniek is opgezet om later vergunningtypen, locaties en koppelingen toe te voegen zonder herbouw.

Wat een werkvergunning-app kost, hangt vooral af van hoeveel die moet kunnen en hoe diep die in uw bestaande processen ingrijpt. Een aantal factoren weegt zwaarder dan andere.

Het aantal vergunningtypen is de eerste. Een app die alleen hete werkzaamheden ondersteunt is eenvoudiger dan een systeem dat besloten ruimte, werken op hoogte, graafwerk en hijswerk met elk eigen controlepunten afdekt. De tweede factor is de complexiteit van de workflow: hoeveel beoordelingsstappen, rollen en bevoegdheden er zijn, en of u ook onderaannemers en wisselende opdrachtgevers moet bedienen.

Daarnaast bepalen de koppelingen veel. Een app die zelfstandig draait is goedkoper dan een die realtime de geldigheid van keuringen, certificaten en toolboxen controleert in andere systemen. Ook offline werken en ondersteuning van meerdere platformen verhogen de inspanning, omdat synchronisatie en gegevensconflicten zorgvuldig moeten worden opgelost. Tot slot speelt mee hoeveel maatwerk er zit in rapportages en in de manier waarop u de historie naar een audit wilt kunnen exporteren.

Het verstandigst is om klein en concreet te beginnen met de vergunningtypen en koppelingen die u het meest gebruikt, en pas uit te breiden als de basis zich bewijst. Waarom dat ook financieel de slimste route is, leest u in goedkoop een app laten maken.

Van eerste idee tot een app die op de werkvloer wordt gebruikt, loopt het traject grofweg langs deze stappen. Het helpt om ze in volgorde aan te houden.

1. Breng uw vergunningproces in kaartLeg vast welke vergunningtypen u gebruikt, welke controlepunten daarbij horen en wie aanvraagt, beoordeelt en aftekent. Dit is het fundament waar de app op rust.
2. Toets aan wet en eisenControleer of het proces aansluit op uw RI&E, op het Arbobesluit voor specifieke werkzaamheden en op wat opdrachtgevers via VCA of ISO 45001 vragen.
3. Kies de eerste versieBegin met de een of twee vergunningtypen die u het vaakst gebruikt en de LMRA. Zo levert de app snel waarde zonder dat u alles tegelijk hoeft te bouwen.
4. Bepaal de koppelingenBeslis welke koppelingen meteen nodig zijn, bijvoorbeeld met keuringen, en welke later kunnen. Leg ook vast of offline werken een harde eis is.
5. Ontwerp voor de werkvloerMaak het invullen zo eenvoudig en snel mogelijk, getest met de mensen die het straks gebruiken. Een app die hindert, wordt omzeild.
6. Bouw, test en beproef in het echtLaat de app eerst op een afgebakende locatie of bij een ploeg meedraaien, naast het bestaande proces, om fouten eruit te halen voordat u breed uitrolt.
7. Rol uit en bouw doorBreid na een geslaagde proef uit naar meer vergunningtypen, locaties en koppelingen, op basis van wat de praktijk laat zien.

• Toolbox-veiligheid-app
• Keuring-app
• Inspectie-app
• Alle app-gidsen
• Wat is privacy by design?