Ontruiming-apps: de volledige gids

Een ontruiming-app is een toepassing op telefoon en tablet, soms met een beheerschermomgeving erachter, waarmee een organisatie haar ontruiming en bedrijfshulpverlening regelt. Het vertrekpunt is het bestaande ontruimingsplan: de afspraken over wie wat doet bij brand of een andere calamiteit, de vluchtroutes, de verzamelplaatsen en de taken van de bhv'ers. In de praktijk staat dat plan vaak in een map op kantoor en hangen er plattegronden aan de muur. Dat is prima voor de basis, maar op het moment dat het misgaat zijn een ordner en een muur niet het handigste gereedschap.

De app digitaliseert de stappen die normaal verspreid zitten over papier, een aanwezigheidslijst bij de receptie en de telefoonketen van de BHV-ploeg. Het plan, de plattegronden en de takenlijst staan in de app. Wie aanwezig is, wordt bijgehouden. Bij een melding krijgen de juiste mensen een alarm, lopen ze hun taken af en melden de aanwezigen zich af bij de verzamelplaats. Na afloop legt de app vast wat er gebeurde, zodat u een oefening of een echte ontruiming kunt evalueren en verbeteren. Het proces verandert niet, maar het wordt sneller, overzichtelijker en aantoonbaar.

Een ontruiming-app staat niet op zichzelf. Die ondersteunt verplichtingen die in de Nederlandse wet- en regelgeving zijn vastgelegd. Het helpt om die eerst scherp te hebben, want ze bepalen wat de app minimaal moet ondersteunen.

De basis ligt in de Arbeidsomstandighedenwet. Artikel 15 verplicht iedere werkgever om bedrijfshulpverlening te organiseren en een of meer werknemers als bhv'er aan te wijzen. De wet benoemt in dat artikel ook wat die bijstand minimaal omvat: het verlenen van eerste hulp bij ongevallen, het beperken en bestrijden van brand en het beperken van de gevolgen van ongevallen, en het in noodsituaties alarmeren en evacueren van alle aanwezigen in het bedrijf of de inrichting. De bhv'ers moeten daarvoor voldoende opgeleid, uitgerust en georganiseerd zijn. De alarmeer- en evacuatietaak uit dat derde onderdeel is precies waar een ontruiming-app op aansluit.

Hoeveel bhv'ers nodig zijn en hoe de organisatie eruitziet, leidt u af uit uw risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Daar staat geen vast getal voor; het hangt af van de grootte van de organisatie en de aanwezige risico's. De SER beschrijft dit dossier rond bedrijfshulpverlening en koppelt de omvang van de BHV nadrukkelijk aan de uitkomsten van de RI&E.

De plicht om een ontruiming voor te bereiden komt voor veel gebouwen uit de bouwregelgeving. Onder de Omgevingswet stelt het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) eisen aan brandveilig gebruik. Heeft een gebouw een verplichte brandmeld- en ontruimingsalarminstallatie, dan moet er een ontruimingsplan met bijbehorende ontruimingsplattegronden zijn. De drempel hangt af van de gebruiksfunctie, de oppervlakte en het aantal aanwezige personen; voor bepaalde functies geldt vanaf vijftig personen een gebruiksmelding. Het Informatiepunt Leefomgeving legt de gebruiksmelding onder het Bbl uit.

Over oefenen bestaat een hardnekkig misverstand dat er een wettelijk vastgelegde frequentie zou zijn. Dat klopt niet precies. De wet schrijft geen exact aantal oefeningen per jaar voor, maar arbodeskundigen en de praktijk hanteren minimaal eenmaal per jaar oefenen als norm, vaker naarmate de risico's hoger zijn. Wel geldt dat een intern noodplan periodiek beproefd moet worden. Het ARBO centrum vat de wetgeving rond ontruimingsoefeningen samen. Een app helpt u die oefeningen in te plannen, uit te voeren en vast te leggen, zodat u kunt aantonen dat u oefent en wat eruit komt.

Niet elke organisatie heeft alles nodig, maar de meeste ontruiming-apps zijn opgebouwd uit dezelfde kernfuncties. Hieronder staan de onderdelen die u tegen uw eigen situatie kunt afzetten.

Het beste beeld van zo'n app ontstaat door de momenten af te lopen: een gewone dag, een melding en de afhandeling daarna. Op een gewone dag draait de app op de achtergrond. Medewerkers en bezoekers worden geregistreerd bij binnenkomst, bijvoorbeeld via de toegangspoortjes, een aanmelding bij de balie of inchecken in de app. Daarmee weet de app op elk moment hoeveel mensen en welke mensen in het gebouw zijn. Bhv'ers hebben het plan en de plattegronden bij de hand zonder iets te hoeven opzoeken.

Komt er een melding, dan stuurt de app een alarm naar de bhv'ers die op dat moment dienst hebben. Zij zien wat er aan de hand is en waar, en openen hun takenlijst voor die situatie. Tegelijk verschijnt de actuele aanwezigheidslijst, zodat de ploegleider weet om hoeveel mensen het gaat. De ontruiming verloopt langs de vluchtroutes naar de verzamelplaats. Daar vinkt een bhv'er met de app af wie zich heeft gemeld. Het systeem maakt direct zichtbaar of er iemand ontbreekt die volgens de registratie nog binnen zou zijn, wat cruciale informatie is voor de hulpdiensten.

Na afloop sluit de bhv'er de gebeurtenis af. De app legt vast hoe lang de ontruiming duurde, wie meedeed en welke bijzonderheden er waren. Bij een oefening levert dat meteen het materiaal voor de evaluatie: wat ging goed, waar liep het vast, welke afspraak moet scherper. Die verslagen bouwen na verloop van tijd een dossier op waarmee u kunt aantonen dat u structureel oefent en verbetert, precies wat een arbo-controle of verzekeraar graag onderbouwd ziet.

Een ontruiming-app staat zelden helemaal op zichzelf. De waarde zit voor een groot deel in de koppelingen met systemen die u al gebruikt, en in de zekerheid dat de app blijft werken als het er echt op aankomt.

De meest waardevolle koppeling is die met de bron van uw aanwezigheidsgegevens. Veel organisaties hebben toegangscontrole met pasjes of poortjes, een bezoekersregistratiesysteem bij de receptie of een rooster waaruit blijkt wie wanneer aanwezig is. Door die te koppelen aan de app hoeft niemand handmatig een lijst bij te houden en is het aanwezigheidsoverzicht zo actueel als de bron. Daarnaast kunnen koppelingen met de brandmeldinstallatie of een meldkamer ervoor zorgen dat een melding automatisch de alarmering in de app start.

Het belangrijkste technische ontwerppunt is offline gebruik. Bij een calamiteit kan het netwerk uitvallen, traag worden of overbelast raken door iedereen die tegelijk belt. Een ontruiming-app die alleen werkt met een goede verbinding is op het verkeerde moment onbruikbaar. Daarom horen het plan, de plattegronden en de laatst bekende aanwezigheidslijst lokaal op het toestel te staan, zodat de bhv'er er altijd bij kan. Push-alarmering en het synchroniseren van afmeldingen vragen wel verbinding, dus de app moet eerlijk laten zien wat lokaal beschikbaar is en wat pas bijwerkt zodra er weer verbinding is. Voor de techniekkeuze daaronder helpt het om eerst te bepalen of u een native, hybride of webapp nodig heeft, want offline gebruik en pushberichten stellen daar eisen aan.

Een ontruiming-app raakt aan veiligheid en aan persoonsgegevens. Dat maakt een paar keuzes belangrijker dan bij een doorsnee app. Loop de volgende punten langs voordat u begint.

• Betrouwbaarheid: plan, plattegronden en aanwezigheid lokaal beschikbaar, ook offline, in plaats van een app die alleen met internet werkt en op het moment zelf uitvalt.
• Eenvoud onder druk: rustige schermen, grote knoppen en de juiste taak op het juiste moment, niet volle schermen die niemand in paniek bedient.
• Privacy (AVG): alleen wat nodig is, korte bewaartermijn en duidelijke rollen, niet zoveel mogelijk over iedereen vastleggen en lang bewaren.
• Bezoekers: ook bezoekers en externen in de aanwezigheidsregistratie, niet alleen vaste medewerkers tellen.
• Beheer: zelf het plan, de rollen en de plattegronden kunnen bijwerken, niet afhankelijk zijn van de leverancier.
• Aansluiting op de norm: aansluiting op uw plan volgens NEN 8112 en uw RI&E, geen eigen structuur die los staat van uw bestaande plan.

De AVG verdient daarbij aparte aandacht. Aanwezigheidsregistratie verwerkt persoonsgegevens: u legt vast wie waar en wanneer is. Voor de veiligheid van werknemers bestaat hiervoor een gerechtvaardigd belang, maar dat is geen vrijbrief om alles vast te leggen. Het uitgangspunt is dataminimalisatie: verzamel niet meer dan nodig om bij een calamiteit te weten wie aanwezig is, bewaar het niet langer dan nodig en wees transparant naar medewerkers en bezoekers. De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft deze grondbeginselen van de AVG. Hoe u die uitgangspunten vanaf het begin in het ontwerp verwerkt, leest u in wat is privacy by design.

Wat een ontruiming-app kost, hangt vooral af van hoeveel die moet doen en met welke systemen die moet praten. Een paar factoren wegen het zwaarst.

De grootste kostenbepaler is de omvang van de functionaliteit. Een app die alleen het plan, de plattegronden en de oefeningen beheert is aanzienlijk eenvoudiger dan een app die realtime aanwezigheid koppelt aan toegangscontrole, push-alarmering naar bhv'ers verstuurt en meerdere locaties tegelijk bedient. Klein beginnen met de kern en later uitbouwen houdt de eerste investering laag, en is bij dit soort apps vaak de verstandigste route.

Daarnaast tellen de koppelingen mee. Een aansluiting op een bestaand toegangs- of bezoekersregistratiesysteem of op een brandmeldinstallatie vraagt maatwerk dat afhangt van hoe open die systemen zijn. Verder spelen het aantal gebruikers en locaties, de eisen rond offline gebruik en beschikbaarheid en het beheer een rol: hoe meer u zelf wilt kunnen aanpassen, hoe meer beheerfunctionaliteit nodig is. Wie de afweging tussen scope en budget breder wil begrijpen, vindt in goedkoop een app laten maken waarom klein starten en betaalbaar starten hetzelfde zijn. Wij noemen geen tarieven op deze pagina; wat realistisch is, hangt te zeer af van uw situatie en bepalen we liever samen.

Van idee naar werkende app verloopt bij een ontruiming-app langs een vaste route. Deze stappen helpen u die overzichtelijk te houden.

1. Breng uw BHV-organisatie en plan in kaartBegin bij wat er al is: het ontruimingsplan, de RI&E, de rollen en de plattegronden. Dat is het fundament waarop de app voortbouwt.
2. Bepaal de kernflowKies de ene flow die het meeste oplevert, vaak melden, alarmeren, ontruimen en afmelden. Dat pad wordt uw eerste versie.
3. Kies wat lokaal en wat online werktLeg vast wat offline beschikbaar moet zijn en wat verbinding mag vragen, zodat de app betrouwbaar is op het moment dat het telt.
4. Regel de aanwezigheidsbronBepaal waar de aanwezigheidsgegevens vandaan komen: inchecken, toegangscontrole of bezoekersregistratie, en hoe u die koppelt.
5. Verwerk privacy in het ontwerpLeg vast welke gegevens nodig zijn, hoe lang u ze bewaart en wie ze ziet. Dataminimalisatie vanaf het begin scheelt later werk.
6. Bouw, test en oefen ermeeLever de eerste versie op en beproef die in een echte ontruimingsoefening. Een oefening is meteen de beste test van de app.
7. Evalueer en bouw doorGebruik de evaluaties om de app aan te scherpen en breid daarna stap voor stap uit met wat in de praktijk nodig blijkt.

• Werkvergunning-app
• Toolbox-veiligheid-app
• Inspectie-app
• Alle app-gidsen
• Wat is privacy by design?
• Native, hybride of webapp?