applatenmaken.com/bewijsbeheer-software laten maken
Bewijsbeheer-software laten maken
Zoekgeraakte stukken, onduidelijk wie wat wanneer heeft ingezien en een dossier dat niet meer klopt. Bewijs vraagt om een sluitende registratie, en die bouwen we op maat rond uw werkwijze.
Waar dit om draait
Bij bewijsbeheer draait alles om herleidbaarheid. Van het moment dat een stuk binnenkomt tot het moment dat het wordt overgedragen of vernietigd, moet vastliggen wie het heeft aangeraakt, waar het lag en waarom er iets mee gebeurde.
Algemene documentmappen missen die keten. Maatwerksoftware legt elke handeling vast in een audit-trail die niet achteraf te wijzigen is, zodat een dossier ook onder toezicht overeind blijft.
Wat we voor u bouwen
- Intake en registratie
- Elk stuk krijgt een uniek nummer, een omschrijving, foto's en de herkomst, zodat de registratie vanaf het eerste moment klopt.
- Chain of custody
- Elke overdracht en inzage wordt vastgelegd met tijdstip en persoon, zodat de keten aantoonbaar sluitend blijft.
- Toegang en rechten
- Wie wat mag zien en doen bepaalt u per rol, met een gescheiden weergave voor betrokken partijen.
- Verzegeling en integriteit
- Vastgelegde stukken zijn niet meer stilletjes aan te passen; wijzigingen worden altijd als nieuwe gebeurtenis bijgehouden.
- Bewaartermijn en vernietiging
- Termijnen bewaakt het systeem automatisch, met een gecontroleerde en gelogde vernietiging.
- Export en rapportage
- Een volledig dossier of overdrachtsrapport samenstellen kan met een paar klikken, inclusief de complete historie.
Onze aanpak, stap voor stap
- We brengen uw proces in kaart
Samen bepalen we welke stap in uw proces de meeste tijd of fouten kost. Daar begint de eerste versie.
- Kleinste werkende versie eerst
We bouwen de kern die direct waarde oplevert, in plaats van meteen elke wens. Zo is er snel iets bruikbaars.
- Bewezen bouwstenen waar het kan
Inloggen, rechten, meldingen en koppelingen hoeven niet opnieuw uitgevonden te worden. Maatwerk reserveren we voor wat u onderscheidt.
- Testen met echte gebruikers
De mensen die er dagelijks mee werken, wijzen aan wat beter moet. Dat sturen we bij voordat we verder bouwen.
- Doorbouwen op bewijs
Uitbreiden doet u zodra een functie zich bewijst. De software groeit mee met uw organisatie, niet vooruit op hoop.
Waarom maatwerk hier loont
Een generiek archief weet niets van een keten die aantoonbaar sluitend moet zijn. Uw organisatie wel, en die logica hoort in de software te zitten in plaats van in losse afspraken.
Doordat u eigenaar bent van de code en de gegevens, bepaalt u zelf waar het draait en wie er toegang heeft. Een extra locatie, een koppeling of een strengere logging voegt u toe wanneer het nodig is.
Veelgestelde vragen
Kan de software aantonen dat een dossier niet is aangepast?
Ja. Elke handeling wordt als aparte, tijdgestempelde gebeurtenis vastgelegd, zodat de historie herleidbaar blijft. Welke exacte eisen voor uw situatie gelden, bepaalt u samen met uw jurist.
Wie kan bij de bewijsstukken?
Dat bepaalt u per rol. U geeft mensen precies de toegang die bij hun taak past, en elke inzage wordt geregistreerd.
Werkt het ook op locatie, buiten kantoor?
Ja. We bouwen doorgaans als webapp, zodat registratie op een telefoon of tablet ter plekke kan zonder installatie.
Kunnen we bestaande dossiers overzetten?
Vaak wel. We kijken naar uw huidige opslag en bepalen samen wat we migreren en wat we naast het oude bewaren.
Van wie is de software en de data na oplevering?
Van u. Code en omgeving staan op uw naam, zodat u niet vastzit aan een leverancier voor elke wijziging.