Planningsdashboards: de volledige gids

Wie plant, kijkt naar het bord. Wie stuurt, wil weten of het bord klopt: past het werk in de mensen en machines die er zijn, en zo niet, waar en wanneer niet. Dat is een andere vraag, met een ander scherm.

Een planningsdashboard is het scherm dat de planning samenvat in bezetting, achterstand en betrouwbaarheid, over teams, afdelingen of vestigingen heen, en dat vooruitkijkt naar de weken waarin nog te schuiven valt.

Het verschil met het planbord zit in de hoogte. Op het bord staat een monteur met drie klussen op dinsdag. Op het dashboard staat dat de ploeg Noord volgende week voor honderdtwintig procent is ingepland, dat er veertien orders over hun beloofde datum zijn en dat de ploeg Zuid op donderdag ruimte heeft. De planner schuift; de operationeel manager ziet of er geschoven moet worden.

De gebruikers zijn de operationeel manager, de hoofdplanner en de directie. De manager kijkt dagelijks naar achterstand en de week vooruit. De hoofdplanner kijkt per team naar bezetting en naar de orders die dreigen te laat te worden. De directie kijkt maandelijks naar leverbetrouwbaarheid en naar de vraag of er structureel mensen of machines bij moeten.

Het past bij elk bedrijf dat in meer dan één planning werkt: een installateur met vijf ploegen, een productiebedrijf met drie lijnen, een zorgorganisatie met roosters per locatie, een servicebedrijf met monteurs in het hele land. Zolang er één planner is die alles overziet, is het dashboard zijn hoofd. Vanaf de tweede planner heeft u iets nodig dat de planningen naast elkaar legt.

Een planningsdashboard met veertig grafieken wordt één keer bekeken. Een dashboard met vier getallen die elke ochtend kloppen, wordt het begin van het ochtendoverleg.

Bezetting

ingepland werk gedeeld door beschikbare capaciteit, per team en per week; boven de honderd procent is een belofte die niet gehaald wordt

Te laat

werk dat over de geplande of beloofde datum is en nog niet klaar, in aantal en in uren

Op tijd

het aandeel orders dat op de beloofde dag klaar was; de leverbetrouwbaarheid die de klant merkt

Vooruit

de bezetting van de komende weken, zodat een tekort zichtbaar is terwijl er nog te schuiven valt

De definitie is het werk. Telt een order die een dag te laat is als te laat, of pas na drie dagen? Is de capaciteit het aantal contracturen of het aantal uren dat mensen werkelijk beschikbaar zijn, na verlof, ziekte en opleiding? Telt een klus die half klaar is als achterstand? Wie dat niet vooraf vastlegt, krijgt een dashboard waarop elke afdeling er beter uitziet dan ze is.

Beschikbare capaciteit is het cijfer dat het vaakst fout gaat. Een team van acht monteurs heeft op papier driehonderdtwintig uur per week. Na verlof, ziekte, reistijd, opleiding en overleg blijft daar een stuk minder van over. Een dashboard dat tegen het papieren getal rekent, laat een bezetting van tachtig procent zien bij een ploeg die in werkelijkheid overloopt.

Een dashboard dat laat zien dat vorige week veertien orders te laat waren, vertelt een geschiedenis. Een dashboard dat laat zien dat over drie weken de ploeg met de juiste certificaten vol zit, geeft u nog tijd om er iets aan te doen.

Het laatste punt wordt vaak vergeten. Een planning bevat alleen wat al is ingepland. Werk dat verkoop deze week binnenhaalt, staat er nog niet in, en de weken vooruit lijken daardoor altijd rustiger dan ze worden. Een dashboard dat de pijplijn uit het CRM of de geaccepteerde offertes meeneemt, geeft een eerlijker beeld van de komende maand.

Per vaardigheid tellen vraagt een gegeven dat niet elke planning heeft: wie mag wat. Staat dat alleen in het hoofd van de planner, dan kan het dashboard alleen in uren rekenen. Dat is een begin, en het laat vanzelf zien waar een vaardighedenlijst het verschil zou maken.

Te laat is een uitkomst. Wie wil sturen, wil weten waarom: het materiaal kwam te laat, de klant was niet thuis, de monteur was ziek, de klus was groter dan gepland. Elke oorzaak vraagt een andere maatregel.

De oorzaak komt van de werkvloer. Een monteur die een klus niet afmaakt, kiest in de app een reden uit een korte lijst. Een planner die een order verzet, doet hetzelfde. Zonder die reden is achterstand een getal waar iedereen een andere verklaring voor heeft; met die reden is het een lijst waar een eigenaar bij hoort.

Leverbetrouwbaarheid meet u tegen de datum die de klant is beloofd, niet tegen de datum die de planner later heeft gekozen. Een order die drie keer is verzet en op de derde datum klaar was, is voor de planning op tijd en voor de klant twee keer te laat. Bewaar daarom de eerste beloofde datum apart.

De meeste bedrijven hebben niet één planning maar drie: een planbord voor de monteurs, een productieplanning in het ERP en een rooster in het HR-pakket. Het dashboard legt ze naast elkaar.

Planning

ingeplande orders, klussen en diensten met datum, team en geschatte uren, uit het planbord of het ERP

Rooster

beschikbare mensen per dag, na verlof en ziekte, uit het rooster- of HR-pakket

Gereed

wat er werkelijk klaar is, met de bestede uren, uit de werkbon of de terugmelding

Pijplijn

geaccepteerde offertes en verwachte orders uit het CRM, voor de vooruitblik

De terugmelding is de zwakste schakel. Als monteurs pas vrijdag hun werkbonnen afsluiten, staat alles tot vrijdag als achterstand. Het dashboard is dan elke ochtend te somber en op vrijdag te rooskleurig. Wie het dashboard wil gebruiken voor het ochtendoverleg, moet eerst zorgen dat gereed ook dezelfde dag gereed wordt gemeld.

Het dashboard schrijft niet terug in de planning. Dat is een bewuste keuze: wie op het dashboard ziet dat een team vol zit, schuift op het planbord, waar de gevolgen voor de mensen zichtbaar zijn. Een dashboard waarop ook geschoven kan worden, wordt een tweede planbord, en dan weet niemand meer welke klopt.

Een grafiek van de bezetting is snel getekend. De vraag wat beschikbare capaciteit is, hoe een order uit het ERP zich verhoudt tot een klus op het planbord en waar de reden van achterstand vandaan komt, is waar het werk zit.

Bronnen

één planbord met een koppelvlak is overzichtelijk; drie planningen in drie pakketten vragen een gezamenlijke maat

Capaciteit

contracturen zijn een veld; beschikbare uren na verlof, ziekte en reistijd zijn een berekening met uitzonderingen

Oorzaken

een redenlijst in de werkbon-app is klein; een oorzaak afleiden uit bestaande data is een project

Vooruit

ingeplande weken tonen is eenvoudig; de pijplijn uit het CRM erbij rekenen vraagt een afspraak over kansen

Wat meevalt: de schermen en de kleuren. Wat tegenvalt: dat de planningen elk een eigen eenheid hebben. Het planbord rekent in klussen, het ERP in orders met bewerkingen, het rooster in diensten. Wie ze in één bezetting wil zien, moet ze omrekenen naar uren, en die omrekening moet iedereen onderschrijven.

Vraag ook wat u al heeft. Veel planningspakketten hebben een rapportagescherm voor hun eigen planning. Waar dat stopt, is bij de tweede planning, bij capaciteit na afwezigheid en bij de pijplijn. Heeft u één planning in één pakket, dan is het rapportagescherm van dat pakket meestal genoeg.

De volgorde hieronder begint klein, omdat een dashboard waar niemand de cijfers van vertrouwt, na een maand niet meer wordt geopend. Vertrouwen bouwt u per bron op.

1. Definities vastleggenMet de planners en de manager: wat is te laat, wat is beschikbare capaciteit, wat telt als klaar.
2. Eén planning koppelenDe planning van het team dat het meest knelt, met bezetting en achterstand, per dag bijgewerkt.
3. Een maand naast de plannerElke ochtend het dashboard naast het bord. Waar de cijfers afwijken van wat de planner weet, klopt een definitie niet.
4. Terugmelding en oorzakenGereed dezelfde dag melden, met een reden bij te laat. Nu betekent achterstand iets.
5. De tweede planningHet volgende team of de productieplanning, omgerekend naar dezelfde maat, naast de eerste.
6. Vooruitblik en pijplijnDe weken vooruit, met geaccepteerde offertes erbij, per team en waar mogelijk per vaardigheid.