Planbord-apps: de volledige gids

Het bord op de muur van de werkplaats is het beste planningsinstrument dat er is, met één gebrek: het hangt op de muur. De app haalt het eraf.

Een planbord-app is een bord met werk in kolommen per dag en rijen per monteur, machine of bus, dat iedereen ziet en dat een wijziging zelf doorgeeft.

De rijen zijn wat u plant: monteurs, ploegen, bussen, machines, werkbanken. De kolommen zijn tijd: uren, dagen of weken. De blokjes zijn werk: een klus, een order, een onderhoudsbeurt, een levering. De planner sleept een blokje naar een rij en een kolom, en de app zegt wat dat betekent: de monteur ziet de klus op zijn telefoon, het magazijn ziet welk materiaal wanneer klaar moet staan, de klant krijgt een bericht met de dag.

Wat het niet is: een personeelsrooster. Het rooster zegt wie er werkt; het bord zegt wat hij doet. Het is ook geen projectplanning met afhankelijkheden over maanden; het bord kijkt dagen of weken vooruit. En het is niet de werkbon: die hangt aan het blokje, maar de bon zelf leeft in de app die de monteur op locatie gebruikt. Het planbord is de plek waar die drie elkaar zien.

De toepassingen zijn overal waar werk over mensen en middelen wordt verdeeld: een installatiebedrijf met twaalf bussen, een garage met zes bruggen, een metaalbedrijf met vier machines, een schildersbedrijf met ploegen, een hoveniersbedrijf met projecten per week, een verhuurbedrijf dat materieel inplant. Steeds hetzelfde bord met andere rijen.

De kracht van een bord is dat het in één oogopslag leesbaar is. Elke functie die dat verstoort, maakt het bord slechter, hoe nuttig ze ook is.

Rijen

monteurs, ploegen, bussen, machines of werkplekken; de planner kiest per bord welke rij hij plant

Kolommen

uren voor een werkplaats, dagen voor een installateur, weken voor een projectbedrijf; per bord in te stellen

Blokjes

een klus met duur, klant, adres, status en kleur; slepen naar een rij en een tijd, rekken voor een langere duur

Wachtrij

het werk dat nog niet is ingepland, in een lijst naast het bord, gesorteerd op wat het eerst moet

De wachtrij is het deel dat op een whiteboard vaak ontbreekt en in de app onmisbaar is. Alles wat is aangenomen en nog geen plek heeft, staat daar: nieuwe orders uit het systeem, storingen die binnenkomen, onderhoud dat gepland moet worden. De planner sleept van de wachtrij naar het bord, en wat blijft staan, is wat nog geen plek heeft. Dat is de lijst die hij elke ochtend als eerste ziet.

Kleuren en symbolen dragen de informatie die het bord leesbaar houdt: een kleur per soort werk, een symbool voor materiaal dat nog niet binnen is, een rand voor een klus met een harde deadline. Wat niet op het blokje hoort, staat erachter: een tik opent de klus met alles erbij. Het bord zelf blijft een bord.

Op een whiteboard verschuift een klus door een magneetje te verplaatsen, en daarna belt de planner drie mensen. In de app verschuift de klus op dezelfde manier, en de drie telefoontjes gaan vanzelf.

De regel is dat de app vraagt, niet beslist. Een verschuiving die de klant raakt, vraagt of de klant een bericht krijgt. Een verschuiving die de volgende klussen opduwt, vraagt of die mee moeten. De planner blijft de planner; de app haalt het telefoneren weg, niet het beslissen. Een app die zelf herplant, wordt na een week niet meer vertrouwd.

De monteur verschuift ook. Een klus die uitloopt, een klant die niet thuis is, een storing die voorgaat: de monteur meldt het op zijn telefoon en de planner ziet het op het bord, met een voorstel voor wat er nu kan. Dat verkeer in twee richtingen is wat een bord op de muur nooit kon, en het is de reden dat de app na een maand niet meer wordt weggedaan.

Een whiteboard laat toe dat een monteur op één dag veertien uur werk krijgt. De app laat het ook toe, maar hij laat het zien voordat het gebeurt.

Vaardigheden zijn het onderdeel dat het meest oplevert bij bedrijven met specialisten. Een klus die een gecertificeerde monteur vraagt, kan op een whiteboard bij de verkeerde terechtkomen, en dat merkt iemand op locatie. Het bord kent per rij de vaardigheden en per klus de eisen, en laat een blokje niet landen waar het niet hoort, of waarschuwt en laat de planner beslissen.

Reistijd is het onderdeel waar de meeste planborden te optimistisch zijn. Drie klussen op een dag in drie steden passen in uren maar niet op de weg. Een bord dat de reistijd tussen adressen kent en meetelt, laat dat zien voordat de monteur het in de file ontdekt. Voor een installatiebedrijf is dat de functie die de app terugverdient.

Het bord is de plek waar de systemen van een bedrijf elkaar zien. Elke koppeling haalt overtikwerk weg en maakt het bord betrouwbaarder.

Orders

aangenomen werk uit het order- of ERP-systeem in de wachtrij, met klant, adres, duur en materiaal

Rooster

wie er werkt uit de personeelsplanning, zodat de rijen per dag de juiste uren hebben

Werkbon

de klus op de telefoon van de monteur, met de bon die hij invult en die de status op het bord bijwerkt

Uren

de gewerkte uren per klus naar de nacalculatie en de facturatie, zonder weekbriefje

De koppeling met orders is de eerste. Zonder die koppeling tikt de planner elke klus over, en na een maand plant hij weer op het whiteboard omdat dat sneller is. Met die koppeling verschijnt elke aangenomen order in de wachtrij, met alles erbij, en is plannen slepen. Dat is het verschil tussen een app die wordt gebruikt en een app die wordt genegeerd.

De werkbon-app is de andere kant. De monteur ziet zijn dag, opent de klus, vult de bon in, en de status op het bord verandert: onderweg, bezig, klaar, niet gelukt. De planner ziet zonder te bellen hoe de dag loopt. Of de werkbon in dezelfde app zit of in een aparte, is een keuze; dat ze hetzelfde blokje delen, is een eis.

Een bord met rijen, kolommen en slepen is vaker gebouwd dan bijna elk ander scherm. Wat de prijs drijft, is wat het bord moet weten en met wie het moet praten.

Bord

rijen, kolommen, blokjes, wachtrij en slepen is de basis; die is bekend

Capaciteit

uren en vaardigheden is een regelset; reistijd tussen adressen vraagt een kaartdienst

Koppelingen

orders erin en uren eruit zijn twee koppelvlakken; de werkbon-app is een derde onderdeel

Borden

één bord is eenvoudig; per vestiging of afdeling een bord met een monteur die op twee staat, is een model

Wat meestal meevalt: het bord en het slepen. Wat tegenvalt: de gegevens die het bord nodig heeft. Duur per soort klus, vaardigheden per monteur, materiaal per klus: dat staat vaak nergens en moet vóór de bouw worden opgeschreven. Een bord dat de duur van een klus niet kent, plant even slecht als het whiteboard.

Vraag ook wat uw ERP of uw werkbon-app al heeft. Veel systemen hebben een planningsscherm. Waar dat stopt, is bij de eenvoud van een bord, bij slepen op een tablet in de werkplaats, bij reistijd en bij de melding aan de klant. Als het planningsscherm van uw systeem wordt gebruikt, is het genoeg. Als er naast dat scherm nog een whiteboard hangt, is dat het antwoord op de vraag.

De volgorde hieronder begint bij het bord dat er al is. Als de app het whiteboard niet binnen een maand overbodig maakt, mist er iets, en dat wilt u weten voordat er meer bij komt.

1. Het bord vastleggenFoto's van het bord op drie dagen, en de vraag aan de planner wat hij erbij zou willen zien. Dat is de eerste versie.
2. Orders in de wachtrijDe koppeling met het ordersysteem, zodat elk aangenomen werk in de wachtrij verschijnt met duur en adres.
3. Het bord bouwenRijen, kolommen, slepen, kleuren. De planner werkt er een maand mee naast het whiteboard.
4. De monteur erbijDe dag op de telefoon, de status terug naar het bord. Verschuivingen die de monteur meldt.
5. Capaciteit en klantUren uit het rooster, vaardigheden, reistijd, en het bericht aan de klant bij een verschuiving.
6. Uren eruit en uitbreidenGewerkte uren naar facturatie en nacalculatie. Daarna een tweede bord voor een andere afdeling of vestiging.