Productieplanning-apps: de volledige gids

Vrijwel elk productiebedrijf heeft een planning in het ERP: orders met een leverdatum, een routing langs bewerkingen, een stuklijst. Dat is de planning van de verkoop en de inkoop. De werkvloer werkt met iets anders: een whiteboard, een spreadsheet of een planner die weet dat machine drie vanmiddag stilstaat.

De productieplanning-app is de laag tussen het ERP en de werkvloer: per machine, per ploeg, per uur, en aanpasbaar op het moment dat het misgaat.

Het ERP kan die laag meestal niet leveren, en dat is geen gebrek. Het is ontworpen om te weten wat er besteld, ingekocht en gefactureerd is. Wat het niet weet, is dat de omsteltijd op vrijdag langer is omdat de ervaren operator vrij heeft, of dat een spoedorder van een grote klant voorgaat op alles. Dat weet de planner, en die heeft een instrument nodig dat het bijhoudt.

De toepassingen verschillen per soort productie. Een serieproducent plant op machinecapaciteit en omsteltijd. Een projectbedrijf plant op mensen en op materiaal dat op tijd binnen moet zijn. Een voedingsbedrijf plant op houdbaarheid en op de volgorde van allergenen. Dezelfde vraag, andere regels.

Elke planning begint met een aanname over capaciteit, en die aanname is meestal te optimistisch. Een machine die veertig uur per week zou kunnen draaien, draait er dertig: de rest is omstellen, onderhoud, wachten op materiaal en storing.

Bruto

de uren dat een machine of ploeg is ingeroosterd

Omstel

de tijd tussen twee series, afhankelijk van de volgorde

Onderhoud

gepland en ongepland; het tweede wordt vaak vergeten

Netto

wat overblijft, en waar de planning op moet rekenen

De omsteltijd verdient de meeste aandacht, omdat hij afhangt van de volgorde. Van een lichte naar een donkere kleur is een kwartier; andersom een uur schoonmaken. Van een kleine naar een grote maat is een andere mal. Een app die de volgorde kent, kan de omsteltijd uitrekenen en de planner helpen clusteren. Een app die het niet kent, plant op een gemiddelde dat nooit klopt.

De ongeplande stilstand is de tweede blinde vlek. Als een machine gemiddeld twee uur per week onverwacht stilstaat, hoort dat in de netto capaciteit. Het is verleidelijk om te plannen alsof het niet gebeurt, en het gevolg is een planning die elke week achterloopt.

Het zijn geen bijzondere functies. Wat ze bijzonder maakt, is dat ze op de werkvloer moeten werken, waar een operator met vuile handen wil terugmelden dat een serie klaar is.

Het terugmelden is de functie die het vaakst wordt onderschat en die het hele systeem draagt. Zonder terugmelding weet de planning niet waar de werkvloer is, en dan is de planning aan het eind van de ochtend al fictie. Ontwerp het terugmelden daarom eerst, en maak het zo licht dat het sneller is dan het niet te doen.

Wat er niet in hoeft: een eigen voorraadbeheer, een eigen urenregistratie en een eigen kwaliteitsmodule. Die bestaan al, en de planning moet eraan koppelen in plaats van ze na te bouwen.

Denk ook aan de ploegwissel. Wat de ochtendploeg niet heeft afgemaakt, moet de middagploeg zien zonder een briefje. Een bord dat per machine de stand toont, met wat er is teruggemeld, is de overdracht. Dat is een van de plekken waar de app direct tijd bespaart, en het is de plek waar de werkvloer als eerste merkt of hij klopt.

De meeste productieplanning-apps sneuvelen in de tweede maand. Niet omdat ze niet werken, maar omdat de planning erin niet meer klopt met wat de werkvloer doet.

De spoedorder is de test. Als de grote klant belt, gaat zijn order voor. Dat is geen probleem, zolang het in de app gebeurt en de gevolgen zichtbaar zijn: welke andere order schuift, welke leverdatum verschuift, en wie de klant belt. Gebeurt het via een telefoontje aan de voorman, dan is de planning vanaf dat moment fictie.

Een productieplanning-app zonder koppelingen is een tweede administratie. De planner voert dan orders over uit het ERP en meldt de uitkomst weer terug, en dat houdt hij twee weken vol.

De koppeling met het ERP is de eerste en de zwaarste. Bouw hem in twee richtingen, maar begin met één: orders het ERP uit naar de planning. De terugmelding naar het ERP komt daarna, als u zeker weet dat de planning de waarheid is geworden.

De koppeling met de machine zelf is het meest verleidelijk en het minst urgent. Moderne besturingen kunnen melden of ze draaien en hoeveel ze hebben gemaakt. Dat scheelt terugmelden, maar het is per machine een eigen traject. Doe het pas voor de machine die de planning het vaakst in de war brengt.

Vijftig of vijfhonderd orders per week maakt voor de bouw weinig uit. Wat het verschil maakt, is hoe ingewikkeld de regels zijn die de planning moet toepassen en hoe het ERP eruitziet.

ERP

de koppeling in twee richtingen is het grootste losse onderdeel

Omstel

volgorde-afhankelijke omsteltijden vragen om een eigen rekenregel

Soort

serie, project of voeding: elk heeft eigen beperkingen

Vloer

terugmelden met vuile handen en zonder bereik raakt het hele ontwerp

De eerlijke vraag vooraf: heeft uw ERP een planningsmodule die op de werkvloer werkt? Grotere pakketten hebben er een, en die is soms goed genoeg. Vaak is hij ontworpen voor de planner achter een bureau en niet voor de operator bij de machine, en daar zit het argument voor maatwerk: een lichte app voor de vloer, gekoppeld aan de module die de orders bewaart.

De volgorde hieronder begint bij een meting en bij de werkvloer, niet bij het ERP. Wie andersom begint, bouwt een koppeling naar een planning die niemand gebruikt.

1. Meet de netto capaciteitPer machine of ploeg, een maand lang: ingeroosterd, gedraaid, omgesteld, stilgestaan. Het verschil verrast.
2. Schrijf de omstelregels opWelke overgang kost hoeveel tijd. Dit zit nu in het hoofd van de planner en de operator.
3. Bouw het terugmelden eerstGestart, klaar, aantallen. Bij de machine, met één tik. Test het met de operator die het minst van schermen houdt.
4. Bouw het bordPer machine of ploeg, met verschuiven en de gevolgen zichtbaar. Eén afdeling helemaal.
5. Koppel het ERP, eerst één richtingOrders eruit, naar de planning. De terugmelding terug komt als de planning de waarheid is.
6. Kijk maandelijks naar plan en werkelijkheidWaar wijkt het af, en waarom. Dat is de eigenlijke opbrengst: een planning die elke maand beter klopt.