De complete gids voor supply chain management-apps

Supply chain management gaat over de weg die een product aflegt van grondstof tot klant, en over alle beslissingen daaromheen: wat bestelt u, bij wie, wanneer en hoeveel. Een app daarvoor maakt die weg zichtbaar en geeft u iets om op te sturen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar bij de meeste organisaties is precies dat zicht het probleem.

De voorraad in uw eigen magazijn kent u meestal wel. Wat u niet kent is de bestelling die drie weken geleden is geplaatst en waarvan niemand weet of hij in productie is, de container die twee dagen later vertrok dan gepland, en de leverancier die structureel later levert dan afgesproken zonder dat iemand dat ooit heeft opgeteld. Dat zijn de blinde vlekken waar een ketenapp voor bestaat.

Het is nuttig om te onderscheiden wat zo'n app wel en niet is. Hij is geen boekhoudpakket en geen magazijnsysteem, al raakt hij aan allebei. Hij is de laag erboven die gegevens uit meerdere systemen en meerdere partijen samenbrengt tot één beeld, en die signaleert wanneer dat beeld afwijkt van wat er was afgesproken.

Een ketenapp is zo goed als de gegevens die erin komen, en die komen vrijwel nooit uit één bron. Uw eigen ERP levert de bestellingen, uw magazijnsysteem de voorraad, en uw leveranciers leveren orderb­evesti­gingen, verzen­dberichten en facturen. Dat laatste is waar de meeste projecten vastlopen.

Grote leveranciers werken doorgaans met EDI, elektronische gegeve­nsuitw­isseling volgens een afgesproken berichtformaat. In Europa is EDIFACT gangbaar, met berichttypen voor orders, orderb­evesti­gingen, verzen­dberichten en facturen. Werkt uw leverancier daarmee, dan is de koppeling een kwestie van afspreken en inrichten.

Het merendeel van uw leveranciers werkt daar niet mee. Zij sturen een orderb­evestiging als PDF in een e-mail, of een spreadsheet met wat er die week verzonden is. Een ketenapp die alleen met EDI overweg kan, bedient dan het kleinste deel van uw keten. De praktische oplossing is meerdere ingangen aanbieden: EDI voor wie het heeft, een eenvoudig portaal voor wie het niet heeft, en een inleesroute voor bestanden.

• Inventariseer per leverancier wat hij kan. Niet wat hij zegt te kunnen, maar wat hij nu feitelijk verstuurt. Vraag een voorbe­eldbericht op.
• Bied meerdere ingangen aan. EDI voor de grote partijen, een portaal voor de kleine, een inleesroute voor bestanden. Anders dekt u de helft van uw keten niet.
• Spreek artikelcodering af. Zonder gedeelde codes weet u niet dat twee partijen het over hetzelfde artikel hebben. GS1-codes helpen hierbij.
• Regel wat er gebeurt bij een foutief bericht. Een bericht dat niet binnenkomt, is erger dan geen bericht, omdat niemand het mist. Bouw een zichtbare foutenlijst.
• Begin met de leveranciers die er het meest toe doen. Twintig procent van uw leveranciers verteg­enwoordigt doorgaans het merendeel van uw risico. Koppel die eerst.

Zodra u orders en leveringen in één systeem hebt, kunt u iets wat daarvoor onmogelijk was: optellen hoe uw leveranciers het werkelijk doen. Levert deze partij op tijd, levert hij compleet, klopt wat hij stuurt met wat u besteld hebt. Dat zijn de drie vragen die het vaakst terugkomen, en samen vormen ze het beeld waarop u een gesprek kunt voeren.

De valkuil is dat meten alleen werkt als de afspraak vooraf vastligt. Als er geen bevestigde leverdatum is, is 'te laat' een mening. Als er geen afgesproken tolerantie op aantallen is, is een levering van 98 stuks op een order van 100 discutabel. Leg daarom eerst de afspraken vast en meet daarna, niet andersom.

Wees ook voorzichtig met het aantal cijfers dat u bijhoudt. Een dashboard met twintig kengetallen per leverancier wordt niet gelezen. Drie cijfers die iedereen begrijpt en die een gesprek veranderen, zijn meer waard dan een compleet overzicht dat niemand opent. Begin met lever­betrouwbaarheid en breid pas uit als dat cijfer daadwerkelijk wordt gebruikt.

De waarde van een ketenapp zit uiteindelijk in het moment waarop hij u waarschuwt. Niet in het overzicht dat u kunt openen, maar in het bericht dat zegt dat deze order niet op tijd gaat komen terwijl er nog iets aan te doen valt. Dat betekent dat de app moet weten wat er is afgesproken, moet zien wat er werkelijk gebeurt, en het verschil moet kunnen benoemen.

In de praktijk zijn er een paar signalen die het meest opleveren. Een order die na een afgesproken termijn nog niet is bevestigd. Een bevestigde leverdatum die verschuift. Een zending die is aangemeld maar waarvan de status dagenlang niet verandert. En een artikel waarvan de verwachte voorraad onder het punt zakt waarop u had willen bijbestellen.

Signalen zijn alleen bruikbaar als er iemand mee aan de slag gaat. Een melding die naar een gedeelde mailbox gaat, verdwijnt. Koppel elk signaal daarom aan een persoon en aan een status, zodat zichtbaar is dat er iets mee is gedaan en wat. Dat is het verschil tussen een systeem dat waarschuwt en een systeem dat helpt.

De eisen aan ketens nemen toe, en dat raakt aan welke gegevens u vastlegt. De Corporate Sustainability Reporting Directive verplicht grotere ondernemingen te rapporteren over duurzaamheid, waaronder effecten die in hun waardeketen ontstaan. Dat betekent gegevens over leveranciers die veel organisaties nu niet gestructureerd bijhouden.

Daarnaast is er Europese regelgeving over gepaste zorgvuldigheid in ketens, gericht op mensenrechten en milieu. Ook die vraagt om zicht op wie uw leveranciers zijn en waar zij vandaan halen wat zij aan u leveren. Wat er precies voor welke onderneming gaat gelden en per wanneer, is in beweging; laat dat toetsen door iemand die de actuele stand kent.

Voor uw software heeft dat één praktisch gevolg: leg leveranciers­gegevens gestructureerd vast en niet in losse documenten. Wie zijn uw leveranciers, waar zitten zij, welke artikelen komen van wie en welke verklaringen hebt u van hen. Dat is ook zonder verplichting nuttig, en het scheelt een reconstructie op het moment dat het wel moet.

Veel organisaties willen uiteindelijk niet alleen zien wat er gebeurt maar ook bepalen wat er moet gebeuren: wanneer bestel ik bij, hoeveel, en welke voorraad houd ik aan. Dat is een wezenlijk zwaardere stap, omdat plannen vraagt om betrouwbare gegevens over doorlooptijden en vraag, en die zijn er in het begin niet.

De verstandige volgorde is daarom eerst zichtbaar maken en pas daarna plannen. Zodra u een half jaar aan werkelijke levertijden hebt vastgelegd, weet u wat een leverancier echt nodig heeft in plaats van wat hij belooft. Daarmee wordt een bestelvoorstel onderbouwd in plaats van een gok met een formule eromheen.

1. Kies de vraag die u nu niet kunt beantwoordenBijvoorbeeld welke orders deze week te laat dreigen te zijn. Die ene vraag bepaalt welke gegevens u nodig hebt.
2. Breng uw leveranciers en hun mogelijkheden in kaartWie kan EDI, wie stuurt een bestand, wie stuurt een e-mail. Vraag voorbe­eldber­ichten op voordat u ontwerpt.
3. Zorg dat orders en leveringen in één beeld komenUit uw eigen systemen en van uw leveranciers, met gedeelde artikelcodering zodat het optelbaar is.
4. Leg de afspraken vast waartegen u meetBevestigde leverdatum, tolerantie op aantallen, reactietermijn. Zonder afspraak is afwijking een mening.
5. Bouw twee of drie signalen die worden opgevolgdMet een verant­woordelijke en een status per signaal, zodat er iets mee gebeurt.
6. Meet leveranciers­prestaties over de tijdNiet één momentopname maar het verloop, want dat verandert het gesprek met een leverancier.
7. Leg ketengegevens gestructureerd vastWie levert wat, vanwaar en onder welke voorwaarden. Dat wordt vanuit regelgeving steeds vaker gevraagd.
8. Ga pas plannen als u historie hebtMet een half jaar werkelijke doorlooptijden wordt een bestelvoorstel onderbouwd in plaats van een aanname.

Bij dit type project zit het geld zelden in de schermen. Het zit in de koppelingen en in het opschonen van gegevens. Elke leverancier die u aansluit, is een eigen afstemming: welk formaat, welke velden, welke codes, wat als er iets misgaat. Tien leveranciers aansluiten is daarom geen tien keer het werk van één, maar het is ook bepaald niet één keer.

De tweede kostenpost is de kwaliteit van uw eigen gegevens. Als hetzelfde artikel in drie systemen drie codes heeft, of als levera­nciersnamen met en zonder rechtsvorm door elkaar staan, is het samenvoegen van die gegevens het project. Dat is vervelend werk dat niemand graag begroot, en het is vrijwel altijd de reden dat zo'n traject uitloopt.

De derde is de vraag of u alleen zichtbaar maakt of ook plant. Zichtbaar maken is gegevens ophalen en tonen. Plannen is rekenen met onzekerheid, en dat vraagt zowel betere gegevens als meer ontwikkelwerk. Als het budget beperkt is, kies dan zichtbaarheid en stel plannen uit tot u weet of de gegevens het dragen.

Vraag bij de partijkeuze door op ervaring met koppelingen tussen organisaties, niet alleen binnen één organisatie. Dat is een ander vak: u hebt te maken met partijen die u niet aanstuurt, met berichten die soms niet aankomen en met gegevens die u niet kunt corrigeren aan de bron. Hoe iemand daarmee omgaat, zegt meer dan zijn schermontwerp.

Vraag daarnaast expliciet naar foutafhandeling. Wat gebeurt er als een leverancier een bericht stuurt dat niet klopt, als een artikelcode onbekend is of als een zending twee keer wordt aangemeld. Een goede partij heeft daar een antwoord op dat verder gaat dan het loggen van de fout, want een fout die niemand ziet, is een fout die pas opvalt als het magazijn leeg is.

En bespreek vooraf hoe u omgaat met leveranciers die niet willen of kunnen meewerken. Er is altijd een partij die geen portaal invult en geen bestand stuurt. Een ketenapp die daar geen plek voor heeft, dwingt uw medewerkers tot een spreadsheet ernaast, en dan bent u terug bij af.

• Vraag naar koppelingen tussen organisaties. Niet naar integraties binnen één bedrijf, maar naar uitwisseling met partijen die u niet aanstuurt.
• Laat de foutafhandeling uittekenen. Wat gebeurt er bij een onjuist bericht, en wie ziet dat. Een logbestand is geen antwoord.
• Begroot het opschonen van stamgegevens. Dit is het deel dat projecten laat uitlopen. Maak het zichtbaar in plaats van het te hopen.
• Houd ruimte voor de leverancier zonder systeem. Een handmatige ingang hoort erbij, anders ontstaat er een schaduw­administratie.
• Begin met twee signalen, niet met twintig. Meldingen die worden opgevolgd zijn meer waard dan een volledig dashboard dat niemand opent.

• Gids: voorraadbeheer
• Gids: transport-app
• Gids: routeplanning-app
• Gids: managementdashboard