Routeplanning-apps: de volledige gids

Een routeplanning-app neemt een lijst met stops en maakt daar een uitvoerbare dag van. Hij bepaalt welke stops bij elkaar horen, in welke volgorde ze worden gereden en welk voertuig en welke chauffeur dat doen. Waar een navigatie­systeem één route van A naar B berekent, verdeelt een routeplanner tientallen tot honderden adressen over een beperkt aantal wagens die allemaal ergens beginnen en ergens moeten eindigen.

Het werk dat zo'n app ondersteunt verschilt sterk per bedrijf. Een instal­latieb­edrijf plant monteurs met verschillende specialismen op afspraken die de klant zelf heeft gekozen. Een groothandel rijdt vaste ritten waarin de volgorde van laden bepaalt wat er als eerste uit de wagen kan. Een thuiszorg­organisatie plant zorgmomenten waarbij continuïteit belangrijker is dan kilometers. Dat zijn drie totaal verschillende problemen die dezelfde naam dragen.

In alle drie de gevallen is het handmatige alternatief herkenbaar: iemand die de dag ervoor met een lijst en lokale kennis de wagens indeelt. Dat werkt vaak verrassend goed, tot die persoon ziek is, of tot het aantal stops zo groeit dat overzicht niet meer lukt. Een app neemt dat werk niet over maar maakt de afwegingen zichtbaar en herhaalbaar.

Rijdt u beroep­sgoede­renvervoer, dan gelden Europese rij- en rusttijden die uw planning niet mag overtreden. Een chauffeur mag maximaal negen uur per dag rijden, twee keer per week tien uur, met een maximum van zesenvijftig uur per week en negentig uur per twee weken. De dagelijkse rust is minimaal elf aaneengesloten uren, en tussen twee weekrusten mag die drie keer worden verkort tot negen uur.

Een planning die deze grenzen negeert is geen planning maar een probleem dat op de weg terechtkomt. Dat betekent dat de app de resterende rijtijd van een chauffeur moet kennen voordat hij een rit toewijst, en dat een planner moet zien wanneer een voorgestelde route iemand over zijn dag heen duwt. Voor taxivervoer en openbaar vervoer gelden aparte regimes met eigen regels; ga dus na welk regime op uw vervoer van toepassing is voordat u de logica vastlegt.

Naast de arbeid­stijdenkant speelt de privacykant. Een track-and-tracesysteem in een bedrijfsauto raakt de persoonlijke levenssfeer van de chauffeur, want via het voertuig is hij te volgen. U heeft daarvoor een gerechtvaardigd belang nodig dat opweegt tegen dat belang, en het volgen moet noodzakelijk zijn: het doel mag niet op een minder ingrijpende manier te bereiken zijn.

De kern van elke routeplanner is dezelfde: een lijst met stops, een set randvoorwaarden en een uitkomst die uitvoerbaar is. Wat per bedrijf verschilt, is welke randvoorwaarden hard zijn en welke onderhandelbaar. Die vraag beantwoorden is het eigenlijke werk; het rekenen erna is techniek die grotendeels bestaat.

Die vraag begint bij het onderscheid tussen wat niet mag en wat liever niet. Een koelwagen die niet ongekoeld mag rijden is een harde grens; een klant die het prettig vindt om voor twaalven te worden beleverd is dat niet. Zet u beide als hard in het systeem, dan vindt de planner geen oplossing en gaat uw planner er weer omheen werken met een eigen lijst. Zet u beide als zacht in, dan levert het systeem routes op die in de praktijk niet uitvoerbaar zijn. Het sorteren van uw eigen regels in deze twee bakken kost een middag en bepaalt daarna maandenlang of het systeem bruikbaar is.

Naast de planner zelf hoort er bijna altijd een chauffeursapp bij. Die toont de rit van vandaag, opent de navigatie voor de volgende stop, en legt vast wat er bij aankomst gebeurt: aankomsttijd, aantal colli, een handtekening of foto, en een reden als er niets is afgeleverd. Zonder die terugkoppeling blijft de planning een aanname en leert het systeem niets van de werkelijkheid.

In de praktijk verloopt een planningsdag in lagen. De avond ervoor of 's ochtends vroeg ontstaat een eerste voorstel op basis van de bekende orders. De planner kijkt daarnaar, verschuift een handvol stops op grond van kennis die niet in het systeem zit, en zet de ritten vast. Vanaf dat moment is de planning een levend document dat de hele dag verandert.

1. Orders binnenhalenStops komen uit uw ordersysteem, een klantportaal of een bestand. Hier valt of staat de kwaliteit: een adres zonder tijdvenster of een order zonder gewicht maakt elke berekening erna onbetrouwbaar.
2. Randvoorwaarden toepassenHet systeem legt de harde grenzen op: openingstijden, capaciteit, bevoegdheden en resterende rijtijd. Wat niet past, komt er niet in en wordt zichtbaar als uitzondering.
3. Een voorstel makenDe planner krijgt een voorgestelde verdeling met de gevolgen erbij: hoeveel kilometers, hoeveel uur per wagen, en welke stops krap zitten in hun tijdvenster.
4. Handmatig bijsturenEen planner verplaatst stops op grond van dingen die het systeem niet weet. Die ingrepen horen te worden vastgelegd, want ze zijn het patroon waaruit u leert wat er in de gegevens ontbreekt.
5. Vrijgeven aan de chauffeursDe ritten gaan naar de app. Vanaf dat moment is duidelijk wie wat rijdt, en verandert het gesprek van plannen naar volgen.
6. Bijsturen en terugkijkenTijdens de dag komt er werk bij en loopt werk uit. Aan het eind vergelijkt u planning en werkelijkheid, en dat verschil is de belangrijkste invoer voor morgen.

Het meest onderschatte onderdeel is de stoptijd: hoe lang een chauffeur werkelijk bij een adres staat. Bedrijven rekenen daar vaak met één getal voor alle stops, terwijl het in werkelijkheid varieert van twee minuten tot een half uur. Zodra u die tijden per adres gaat meten, wordt de planning binnen een paar weken merkbaar realistischer, zonder dat er iets aan het algoritme verandert.

Een routeplanning-app staat zelden alleen. Aan de voorkant hangt hij aan het systeem waarin de orders of afspraken ontstaan, aan de achterkant aan de administratie waarin uren en ritten worden verantwoord. Daartussen zitten kaartmateriaal, reisti­jdvoor­spellingen en soms de boordcomputer van het voertuig.

Technisch is offline werken vaak de lastigste eis. Een chauffeur rijdt door gebieden zonder bereik, en juist daar moet hij een aflevering kunnen vastleggen. Dat betekent lokale opslag op het toestel, synchroniseren zodra er verbinding is, en een doordacht antwoord op de vraag wat er gebeurt als twee versies van dezelfde rit elkaar tegenspreken. Dat probleem is oplosbaar, maar het is een ontwerpkeuze die u vooraf maakt, niet iets dat u er later bij bouwt.

Bij routeplanning is de verleiding groot om te beginnen bij het algoritme, omdat dat het interessantste deel lijkt. In de praktijk zit de winst zelden daar. Bedrijven die hun planning verbeteren, doen dat meestal door betere gegevens en een duidelijker onderscheid tussen harde en zachte randvoorwaarden, niet door een slimmere rekenmethode.

• Begin bij de gegevens, niet bij de optimalisatie. Onjuiste adressen, ontbrekende tijdvensters en één vaste stoptijd voor alle klanten kosten meer dan elk algoritme kan goedmaken. Meet eerst hoe goed uw invoer werkelijk is.
• Maak het onderscheid tussen hard en zacht expliciet. Een tijdvenster van een ziekenhuis is hard, dat van een bouwplaats vaak niet. Als alles hard is, vindt het systeem geen oplossing en gaat de planner er weer omheen werken.
• Laat de planner altijd kunnen ingrijpen. Een planner die het systeem niet kan overrulen, gaat naast het systeem werken. Leg zijn ingrepen vast; het patroon daarin vertelt u wat er in uw gegevens ontbreekt.
• Regel de privacykant voordat u bouwt. De gegevens­beschermings­effect­beoordeling en de instemming van de ondern­emingsraad horen vóór de invoering, niet erna. Bepaal ook wie welke locatiegegevens mag zien en hoe lang ze bewaard blijven.
• Test met een echte, drukke dag. Een planner die het op een gemiddelde dinsdag doet, zegt weinig. Neem uw drukste week uit het afgelopen jaar en laat het systeem die opnieuw plannen.
• Denk na over de dag waarop het uitvalt. Als de planner er even niet is, moet er een uitdraai zijn waarmee de wagens toch de weg op kunnen. Dat is een ontwerpeis, geen noodgreep.

De kosten van een routeplanning-app worden zelden bepaald door het aantal stops. Ze worden bepaald door hoeveel soorten randvoorwaarden er zijn en hoe vaak de planning tijdens de dag verandert. Een dagplanning die 's ochtends vaststaat, is een ander product dan een planning die de hele dag meebeweegt met spoedopdrachten.

Wat de kosten juist drukt, is het strak afbakenen van de eerste versie. Eén type rit, één soort voertuig en één regio geven binnen afzienbare tijd een werkend systeem waaraan u kunt meten of de aanpak klopt. Uitbreiden naar meer varianten is daarna een kwestie van herhalen, terwijl alles tegelijk willen dekken de kans vergroot dat er niets in gebruik wordt genomen.

Houd er ook rekening mee dat een routeplanner na oplevering niet stil blijft staan. Klanten veranderen hun openingstijden, er komt een depot bij en het wagenpark wisselt. Dat betekent dat iemand binnen uw organisatie eigenaar moet zijn van de randvoorwaarden, met de bevoegdheid om ze aan te passen zonder dat er een ontwikkelaar aan te pas komt.

1. Meet uw huidige dagLeg een week lang vast wat er werkelijk gebeurt: geplande en werkelijke aankomsttijden, stoptijden en het aantal ingrepen van de planner. Zonder dat nulpunt kunt u later niet zeggen of het beter is geworden.
2. Schrijf de randvoorwaarden opMaak een lijst van alles wat een route onmogelijk maakt en zet erachter of het echt hard is. Deze lijst is het belangrijkste document in het hele traject.
3. Schoon uw adressen en tijdvensters opCorrigeer adressen die op de verkeerde plek uitkomen en leg per klant vast wanneer er werkelijk kan worden geleverd. Dit werk gaat vooraf aan de bouw.
4. Bouw eerst de terugkoppelingEen chauffeursapp die aankomst en stoptijd vastlegt, levert vanaf dag één betere gegevens op, ook als er nog handmatig wordt gepland.
5. Voeg de planner toe op één rittypeLaat het systeem plannen voor één afgebakende stroom en vergelijk het voorstel met wat uw planner zou doen. De verschillen zijn de leerpunten.
6. Breid uit en meet opnieuwNeem er een rittype of een regio bij en meet tegen hetzelfde nulpunt. Zo blijft zichtbaar of elke uitbreiding werkelijk iets oplevert.

• Urenregistratie-app: de tijd die u achteraf verantwoordt
• Magazijnbeheer-app: wat er de wagen in gaat
• Wat is een MVP?
• Alle app-gidsen

• Routeplanning voor kolkenreiniging
• Bezorgroutes en dagelijkse ritten
• Gids: onderhoud-app
• Gids: dienstrooster-app