App voor dagelijkse bezorgroutes naar garages laten maken

Bij de distributie van auto-onderdelen is de belofte niet dat het morgen komt maar dat het over twee uur komt. Dat maakt de dag een reeks vensters: elke ronde heeft een moment waarop de orders worden bevroren, een verzamelslag, en een route die daaruit volgt. Een order die één minuut te laat is, hoort bij de volgende ronde.

Daarnaast rijdt vrijwel iedereen retour. De garage geeft een oud onderdeel mee voor de statiegeldregeling of stuurt een verkeerd besteld deel terug. Die tegenstroom hoort bij dezelfde stop en wordt in de meeste systemen als een los proces behandeld, waardoor er discussie ontstaat over wat er is meegegeven.

De kern is de ronde als planeenheid, met een cut-off die bepaalt welke orders erin vallen.

• Rondes per dag met een eigen cut-off tijd en een eigen verzamelmoment.
• Orders die automatisch aan een ronde worden toegewezen op basis van hun besteltijd.
• Routeopbouw per ronde, met de mogelijkheid om handmatig te schuiven.
• Spoedritten die buiten de rondes om worden gereden, met zicht op wat dat kost.
• Retouren en statiegeldonderdelen die bij dezelfde stop worden opgehaald en afgetekend.
• Aftekening bij de garage, ook wanneer er niemand aan de balie staat.

Dit is het punt waarop generieke routeplanners tekortschieten. Zij plannen een route op basis van de orders die er zijn. Bij dit werk is de vraag omgekeerd: gegeven dat de ronde om elf uur vertrekt, welke orders halen dat nog en wat vertel ik de garage die om vijf voor elf belt.

Wij bouwen de cut-off daarom als harde grens met een zichtbare aftelling, zowel intern als richting de klant. Een verkoper die ziet dat er nog zeven minuten zijn, doet iets anders dan iemand die het moet inschatten. En een garage die op zijn scherm ziet dat hij de ronde van elf uur nog haalt, belt niet.

Wat er gebeurt met orders die de cut-off missen, is een beleidskeuze: doorschuiven, een spoedrit voorstellen, of afhalen aanbieden. Die keuze hoort instelbaar te zijn per klant, want niet elke garage betaalt voor spoed.

Elke spoedrit doorbreekt de planning en kost een chauffeur die daarmee zijn eigen ronde niet rijdt. In veel bedrijven wordt daar niet op gestuurd omdat het niet zichtbaar is: de rit wordt gereden en de kosten verdwijnen in het totaal.

Wat helpt is per spoedrit vastleggen voor welke klant en welke order hij werd gereden, en dat periodiek naast de marge op die klant leggen. Dan wordt zichtbaar welke afnemers structureel buiten de rondes bestellen, en dat is een commercieel gesprek in plaats van een planningsprobleem.

De orders komen uit uw verkoopsysteem of webshop, vaak in hoog tempo en verspreid over de dag. Die koppeling is het startpunt, want zonder besteltijd per order is er geen cut-offbepaling.

Aan de andere kant staat de chauffeur met een telefoon: zijn ronde, de volgorde, wat hij moet meenemen en wat hij moet ophalen, en de aftekening ter plekke. Bereik is onderweg wisselend, dus de app werkt offline en synchroniseert later. Wat er aan koppelingen mogelijk is hangt af van uw pakketten; dat inventariseren we vooraf.

Begin bij het vastleggen van de besteltijd per order. Klinkt vanzelfsprekend, maar in veel systemen wordt alleen de orderdatum bewaard en niet het tijdstip. Zonder dat gegeven is elke cut-offberekening een schatting.

Let ook op de aftekening. Bij garages staat vaak niemand aan de balie en zet de chauffeur de doos in de werkplaats. Een systeem dat een handtekening eist, wordt dan omzeild. Wat werkt is een foto van de afgeleverde goederen op de afgesproken plek, met tijd en locatie.

Drie dingen: het aantal rondes per dag, of retouren en statiegeld meelopen, en of de routeopbouw automatisch moet of handmatig mag. Rondes met een vaste volgorde en handmatige toewijzing zijn een overzichtelijk traject; automatische routeoptimalisatie met spoedinvoeging is een veelvoud.

Wat in de praktijk het meeste tijd kost, staat in geen functielijst: bepalen wat er precies gebeurt bij uitzonderingen. De garage die gesloten is, de order die pas half compleet is, de chauffeur die uitvalt. Die gevallen bepalen of het werkt.

1. We rijden een dag mee en tekenen de rondes zoals ze werkelijk lopen, inclusief de spoedritten.
2. We leggen de cut-off tijden vast en bepalen wat er gebeurt bij een gemiste cut-off.
3. We bouwen de rondes en de toewijzing van orders, want dat is de kern.
4. Daarna de chauffeursapp met aftekening en retouren, en pas als die staat de routeopbouw.
5. We draaien een week mee en dragen over aan planning en chauffeurs.

• Last-mile-bezorgsoftware
• Volledige gids bezorg-app
• Alle software op maat