Een inkoop-app laten maken: de complete gids

Bij de meeste organisaties loopt inkoop via de mail. Een medewerker vraagt of hij iets mag bestellen, een leidinggevende antwoordt met akkoord, en dat antwoord is de goedkeuring. Het werkt in de zin dat er besteld wordt, en het faalt op alles daarna: niemand weet wat er openstaat, de goedkeuring is niet terug te vinden, en een factuur die binnenkomt kan door niemand snel worden thuisgebracht.

Een inkoop-app zet daar een pad omheen. De aanvraag wordt vastgelegd met leverancier, bedrag, kostenplaats en reden. De goedkeuring hangt aan een persoon en een tijdstip. De order gaat naar de leverancier. De ontvangst wordt geregistreerd. En de factuur wordt tegen die order en die ontvangst gelegd voordat hij betaald wordt.

De winst zit op drie plekken. De doorlooptijd van een goedkeuring wordt korter omdat er een werkvoorraad is in plaats van een mail tussen andere mail. De factuur­verwerking wordt sneller omdat er iets is om tegenaan te leggen. En bij een controle kunt u laten zien wie wat heeft goedgekeurd zonder een mailbox te doorzoeken.

Het hart van elke inkoop-app is de vraag wie wat mag goedkeuren. In de eenvoudigste vorm is dat één grens: onder een bedrag mag de aanvrager zelf bestellen, daarboven moet de budgethouder tekenen. Dat is in een week te bouwen en het lost het grootste deel van het probleem op.

In de praktijk groeit dat vaak uit tot een structuur. Verschillende grenzen per afdeling, een tweede handtekening boven een hoger bedrag, afwijkende regels voor investeringen, en een mandaatregeling die vastlegt wie namens de organisatie verplichtingen mag aangaan. Dat is te bouwen, maar het is beheerwerk dat blijft terugkomen zodra iemand van functie wisselt.

Onderschat de vervan­gingsvraag niet. Als een goedkeurder met vakantie is en er is geen plaatsvervanger ingericht, staat de aanvraag stil en gaat iemand alsnog bellen. Dat is het moment waarop mensen om de app heen werken, en dat is lastig terug te draaien. Regel vervanging daarom voordat u live gaat, niet erna.

• Begin met één drempel. Daarmee ziet u of de werkwijze werkt en welke grenzen u werkelijk nodig hebt.
• Leg mandaten vast in het systeem. Niet in een document dat jaarlijks wordt bijgewerkt en tussentijds veroudert.
• Regel vervanging voordat u live gaat. Een stilstaande aanvraag is de snelste route naar een telefoontje buiten de app om.
• Bewaar wie wanneer tekende. Dat is bij een controle het verschil tussen tonen en terugzoeken.
• Maak een spoedroute. Er is altijd een bestelling die niet kan wachten. Zonder route daarvoor wordt de hele app omzeild.

De meeste winst op de crediteuren­administratie zit niet in goedkeuren maar in matchen. Als er een order is en er is vastgelegd wat er is binnengekomen, dan kan een binnenkomende factuur automatisch tegen die twee worden gelegd. Klopt alles, dan kan hij door zonder dat iemand ernaar kijkt. Klopt het niet, dan gaat hij naar degene die het kan beoordelen.

Dat werkt alleen als de ontvangst wordt vastgelegd, en juist dat is bij veel organisaties het zwakke punt. Spullen komen binnen bij de receptie of het magazijn, en niemand meldt ze af in een systeem. Een inkoop-app die ontvangst eenvoudig maakt, bijvoorbeeld door een order te laten afmelden met een scan of één handeling op de telefoon, wint daarmee het meeste.

Bij diensten ligt het anders. Er is geen doos die binnenkomt, dus de ontvangst is een bevestiging dat het werk is geleverd. Dat is een aparte stroom met een eigen ontwerp: de aanvrager bevestigt dat de dienst is verricht, en dat vervangt de ontvangst­registratie. Zonder die stap blijft goedkeuren van dienst­enfacturen handwerk.

Een inkoop-app zonder levera­nciers­bestand werkt niet, want dan tikt elke aanvrager de naam zelf in en heeft u binnen een jaar vijf schrijfwijzen van dezelfde partij. Leg leveranciers daarom centraal vast, met de gegevens die u nodig hebt om te bestellen en te betalen: adres, contactpersoon, betaalgegevens en de voorwaarden die u hebt afgesproken.

Daar komt steeds vaker iets bij. Europese regelgeving over duurzaamheids­rapportage en over gepaste zorgvuldigheid in ketens vraagt van grotere ondernemingen dat zij weten wie hun leveranciers zijn en welke risico's daar spelen. Wat voor welke onderneming geldt en per wanneer verandert; laat dat toetsen. Voor uw software is het gevolg hetzelfde: leg leveranciers­gegevens gestructureerd vast in plaats van in losse documenten.

Praktisch betekent dat een levera­nciers­dossier met meer dan alleen adresgegevens: welke artikelen of diensten komen hiervandaan, welke certificaten of verklaringen hebt u ontvangen en wanneer verlopen die, en welke afspraken gelden over prijzen en levertijden. Dat is ook zonder verplichting nuttig, want het is precies wat u nodig hebt bij een herond­erhandeling.

Een inkoop-app die los staat van uw boekhouding levert een tweede administratie op, en dat is erger dan de mailketen die u wilde vervangen. De koppeling is daarom geen sluitstuk maar een ontwerpvraag die aan het begin hoort: welke gegevens gaan heen, welke terug, en wat is leidend als ze van elkaar afwijken.

In de gebruikelijke opzet is de boekhouding leidend voor leveranciers, grootb­oekrek­eningen en kostenplaatsen; die haalt de app op. De app is leidend voor aanvragen, goedkeuringen en ontvangsten; die stuurt hij door. De factuur wordt in de boekhouding geboekt, waarbij de match uit de app meekomt als onderbouwing.

Wat u vooraf moet uitzoeken is wat uw pakket toestaat. Sommige pakketten accepteren inkooporders van buitenaf, andere niet. Sommige kunnen ontvangst­registraties verwerken, andere alleen facturen. Dat bepaalt hoe ver u kunt gaan, en het is een vraag voor de leverancier van dat pakket en niet voor uw bouwer.

1. Kijk eerst naar wat u al hebtHeeft uw ERP of boekhoudpakket een module voor bestelaanvragen die past bij uw werkwijze.
2. Leg de goedke­urings­regels vastBegin met één drempel, met een vervanger, en breid pas uit als dat werkt.
3. Bouw de aanvraag zo licht mogelijkWat, bij wie, hoeveel en waarop het drukt. Elk extra veld kost gebruik.
4. Regel ontvangst­registratieMet een scan of één handeling op de telefoon, want hier zit de winst voor de facturen.
5. Voeg factuurmatching toeMet tolerantie op aantal, en prijsa­fwijkingen altijd naar een mens.
6. Zet een levera­nciers­dossier opMeer dan adresgegevens: artikelen, certificaten met verloopdatum en afspraken.
7. Koppel aan de boekhoudingMet vooraf vastgelegde leidende bronnen, zodat u geen tweede administratie krijgt.
8. Meet de doorlooptijdVan aanvraag tot goedkeuring en van factuur tot betaling. Dat zijn de cijfers die uw investering verantwoorden.

Voor een organisatie die vooral bestelaanvragen wil ordenen, is de module in het bestaande pakket meestal de verstandigste keuze. Hij is er, hij is gekoppeld en hij kost geen ontwikkeltijd. Dat advies geven wij vaker dan het tegeno­vergestelde, en het is het eerste dat u moet uitzoeken.

Maatwerk loont op drie punten. Het eerste zijn goedke­urings­regels die niet in een standaardmodel passen: goedkeuring die afhangt van het project, van het soort uitgave of van een combinatie van bedrag en categorie. Het tweede is inkoop die aan iets anders vastzit, bijvoorbeeld aan een projectbudget dat meteen moet worden bijgewerkt of aan een werkorder die pas uitgevoerd mag worden als de materialen besteld zijn.

Het derde is de gebruikerskant. Standa­ardmodules zijn vaak gebouwd voor inkopers, terwijl de aanvragers in uw organisatie monteurs, docenten of zorgmedewerkers zijn die twee keer per maand iets nodig hebben. Als die groep de module niet begrijpt, wordt er omheen gewerkt en heeft u het probleem niet opgelost maar verplaatst.

De aanvraag en de goedkeuring zijn het goedkoopste deel. Wat het budget bepaalt is hoeveel van de keten u meeneemt. Alleen aanvragen en goedkeuren is een overzichtelijk project. Ontvangst erbij is een stap. Factuurmatching met tolerantie en uitzonderingen is een volgende, en de koppeling met de boekhouding hangt volledig af van wat dat pakket toelaat.

De tweede factor is de mandaa­tstructuur. Eén drempel is een regel; twintig combinaties van afdeling, bedrag en categorie is een model dat getest en onderhouden moet worden. Dat onderhoud is geen eenmalige kost: elke reorganisatie en elke functi­ewisseling raakt het.

De derde is het aantal aanvragers en hoe verschillend ze zijn. Een app voor twintig inkopers is iets anders dan een app voor driehonderd medewerkers die incidenteel iets nodig hebben. Die tweede groep vraagt eenvoudiger schermen, meer uitleg en meer aandacht voor wat er gebeurt als iemand iets verkeerd invult.

Vraag een bouwer eerst hoe hij omgaat met de aanvraag die niet past. Er is altijd een bestelling die spoed heeft, een leverancier die nog niet in het bestand staat, of een uitgave die onder geen enkele categorie valt. Een app die daar geen weg voor heeft, wordt omzeild, en dan bent u terug bij de mail met een systeem erbij.

Vraag daarnaast naar de omgang met wijzigingen achteraf. Een order die deels wordt geannuleerd, een levering die wordt teruggestuurd, een prijs die na onderhandeling verandert. Dat gebeurt dagelijks en het bepaalt of uw administratie klopt. Een systeem dat alleen de gelukkige route kent, geeft binnen een maand een beeld dat niet meer overeenkomt met de werkelijkheid.

En spreek af hoe u meet of het werkt. De doorlooptijd van aanvraag tot goedkeuring, het aandeel facturen dat zonder tussenkomst matcht en het aantal bestellingen dat buiten het systeem om is gedaan. Dat laatste is het eerlijkste cijfer, want het zegt of uw mensen de app werkelijk gebruiken.

• Vraag naar de spoedroute. Er is altijd een bestelling die niet kan wachten. Zonder route daarvoor wordt de app omzeild.
• Laat annuleringen en retouren uittekenen. De gelukkige route is eenvoudig; het bijsturen achteraf bepaalt of uw administratie klopt.
• Test met echte aanvragers. Niet met inkopers maar met de monteur of zorgmedewerker die twee keer per maand iets nodig heeft.
• Zoek de grenzen van uw pakket uit. Wat accepteert uw boekhouding aan orders en ontvangsten. Dat bepaalt het ontwerp.
• Meet bestellingen buiten het systeem om. Dat cijfer zegt meer over het succes van uw app dan welk ander cijfer ook.

• Gids: voorraadbeheer
• Gids: facturatiesoftware
• Gids: supply chain management
• Gids: contractbeheer