Een financieel dashboard laten bouwen: complete uitleg

De meeste financiële dashboards ontstaan omdat de maandcijfers te laat komen. De boekhouding sluit halverwege de volgende maand af, en dan is het cijfer waarop u zou willen sturen zes weken oud. Dat is een terechte aanleiding, maar het is nog geen opdracht.

De opdracht ontstaat pas als u benoemt welke beslissing u met het cijfer neemt. Ga ik deze investering doen. Kan ik deze mensen aannemen. Moet ik bij deze klant achter mijn geld aan. Welke productgroep laat ik vallen. Dat zijn vier verschillende dashboards, en niet één scherm met alles erop.

Die toets scheelt doorgaans de helft van de gewenste grafieken. Een cijfer waarvan niemand kan zeggen wat hij anders zou doen als het verandert, hoort in een rapportage die u een keer per kwartaal doorleest en niet op een scherm dat u dagelijks opent.

Winstgevende bedrijven gaan failliet doordat het geld op het verkeerde moment op is. Dat klinkt als een cliché en het is de belangrijkste reden dat liquiditeit op een financieel dashboard zwaarder weegt dan resultaat. Een winst-en-verlie­soverzicht zegt wat u hebt verdiend; een liquid­iteits­overzicht zegt of u volgende maand uw mensen kunt betalen.

Het verschil zit in de timing. Een verstuurde factuur is omzet, maar het geld komt pas als de klant betaalt. Een ingekochte dienst is een kostenpost, maar hij verlaat uw rekening op de dag dat u de factuur voldoet. Wie alleen op resultaat stuurt, ziet die verschuiving niet en wordt verrast door een maand waarin toevallig veel tegelijk vertrekt.

Een bruikbaar liquid­iteitsbeeld heeft drie onderdelen: wat er nu staat, wat er de komende weken binnenkomt op basis van openstaande facturen en hun betaalgedrag, en wat er vastligt aan salarissen, huur, belastingen en inkoopver­plichtingen. Dat laatste is het deel dat het vaakst ontbreekt en het meest verklaart.

Er is een reden waarom juist dit cijfer vaak ontbreekt. Liquiditeit vooruitkijken vraagt gegevens uit meerdere hoeken tegelijk: openstaande verkoopfacturen met het betaalgedrag van die klant, openstaande inkoopfacturen met hun vervaldatum, de salarisrun, de huur en de aangif­temomenten. Geen van die gegevens staat op één plek, en precies daarom maakt de meeste boekhoud­software er een statisch overzicht van in plaats van een prognose waarop u kunt sturen.

• Reken met werkelijk betaalgedrag. Niet met de afgesproken termijn maar met wat een klant historisch doet. Dat verschilt vaak weken.
• Neem vaste lasten en belastingen mee. Salarissen, huur en afdrachten zijn zekerder dan welke omzetprognose ook.
• Toon een bandbreedte. Een liquid­iteits­prognose is een schatting. Een enkele lijn suggereert een zekerheid die er niet is.
• Maak openstaande posten per klant zichtbaar. Het gesprek gaat over wie, niet over een totaalbedrag.
• Kijk vooruit, niet terug. De komende dertien weken zeggen meer over uw risico dan de afgelopen twaalf maanden.

Een financieel dashboard moet aansluiten op uw boekhouding, en dat is strenger dan het klinkt. Als uw dashboard een omzetcijfer toont dat afwijkt van wat uw accountant later vaststelt, verliest het in één gesprek zijn gezag en gebruikt niemand het meer. Aansluiting is daarmee geen technische wens maar de voorwaarde om serieus genomen te worden.

Dat betekent dat het dashboard zijn cijfers uit het grootboek haalt en niet uit een eigen telling. De boekhouding is de bron van waarheid; het dashboard is een andere manier om ernaar te kijken. Waar u wel zelf iets toevoegt, bijvoorbeeld een verdeling naar project of klantgroep, moet die verdeling optellen tot hetzelfde totaal.

Praktisch loopt dat via de koppeling die uw boekhoudpakket biedt. De meeste Nederlandse pakketten hebben daar een voorziening voor, waarmee u grootb­oekmutaties, openstaande posten en dagboeken kunt ophalen. Wat er precies beschikbaar is en hoe vaak u mag ophalen, verschilt per pakket; zoek dat uit voordat u ontwerpt.

Een dashboard dat halverwege de maand cijfers toont, laat per definitie iets onvolledigs zien. Facturen zijn nog niet allemaal verstuurd, inkoopfacturen nog niet binnen, en correcties nog niet gemaakt. Dat is geen fout van het dashboard maar een eigenschap van boekhouden, en het moet zichtbaar zijn.

Er zijn twee manieren om daar eerlijk mee om te gaan. De eerste is markeren: deze maand is nog niet afgesloten, dit cijfer kan nog wijzigen. De tweede is vergelijken met hetzelfde moment in eerdere maanden, zodat u niet een halve maand tegen een hele afzet maar tegen een half.

Waar het echt misgaat is bij afgeleide cijfers. Een marge die halverwege de maand wordt berekend terwijl de inkoopfacturen achterlopen, laat een winstgevendheid zien die er niet is. Als u zulke cijfers toont, doe het dan met een expliciete waarschuwing of laat ze pas zien als de periode is afgesloten.

De meeste boekho­udpakketten weten wat u hebt verdiend, maar niet waaraan. Ze kennen grootb­oekrek­eningen en soms kostenplaatsen, maar zelden de verdeling die u nodig hebt om te sturen: welke klant levert marge op, welk project loopt uit, welke productgroep kost meer dan hij opbrengt.

Dat is meestal de reden dat een eigen dashboard loont. U haalt de cijfers uit de boekhouding en voegt een verdeling toe die daar niet in zit, op basis van gegevens uit uw eigen systemen: uren per project, orders per klant, artikelen per groep. De kunst is dat die verdeling optelt tot het totaal dat de boekhouding kent.

Let op de verdeling van indirecte kosten. Zodra u overhead over klanten of projecten verdeelt, is de uitkomst zo goed als de verdeelsleutel. Maak die sleutel expliciet en toon hem, want anders ontstaat een discussie over cijfers waarvan niemand meer weet hoe ze tot stand kwamen. En houd er rekening mee dat een project dat op directe kosten winstgevend lijkt, dat na verdeling niet hoeft te zijn.

1. Benoem het besluit per schermWat doet iemand anders als dit cijfer verandert. Zonder antwoord hoort het er niet op.
2. Controleer of uw pakket het al kanVeel boekho­udpakketten leveren met wat inrichtingswerk precies wat u zoekt.
3. Koppel aan het grootboekCijfers uit de boekhouding en niet uit een eigen telling, zodat u blijft aansluiten.
4. Begin bij liquiditeitOpenstaande posten, verplichtingen en vaste lasten, dertien weken vooruit.
5. Voeg uw eigen verdeling toeMarge per klant, project of groep, opgebouwd uit uw eigen systemen en optellend tot het totaal.
6. Maak verdeelsleutels explicietHoe overhead wordt toegerekend, zichtbaar op het scherm en niet verstopt in een formule.
7. Toon afwijkingen tegen een vergelijkingVorige periode, begroting of prognose. Een absoluut getal zonder maat zegt niets.
8. Markeer wat nog niet vaststaatOnafgesloten perioden en achterlopende koppelingen zichtbaar maken in plaats van gladstrijken.

Financiële schermen lopen het risico om overzi­chtsta­bellen te worden waarin alles staat en niets opvalt. Dat is voor een jaarrekening prima en voor een dashboard fataal. Wie elke ochtend moet uitzoeken wat er veranderd is, doet dat twee weken en daarna niet meer.

Toon daarom eerst wat om aandacht vraagt: een klant die zijn betaaltermijn overschrijdt, een kostenpost die boven begroting loopt, een maand waarin de prognose onder nul duikt. Daaronder de context, en pas daarna de volledigheid voor wie wil doorkijken.

Houd het aantal cijfers op één scherm bovendien laag. Een financieel overzicht met dertig getallen leest als een balans en wordt dus gelezen als een balans: één keer per maand, met aandacht, door iemand die ervoor is opgeleid. Een dashboard dat dagelijks wordt geopend, heeft er hooguit een handvol nodig, met de rest binnen handbereik voor wie doorklikt.

Gebruik vergelijkingen in plaats van absolute getallen. Een omzet van een bepaald bedrag zegt niets zonder erbij te weten of dat meer of minder is dan verwacht. Dezelfde grafiek met vorig jaar erlangs, of met de begroting, verandert een getal in informatie.

Drie dingen bepalen het budget. De koppeling met uw boekhoudpakket, die per pakket verschilt in mogelijkheden en in hoeveel werk het kost om er betrouwbaar op te bouwen. Het aantal eigen verdelingen dat u toevoegt, omdat elke verdeling gegevens uit een ander systeem vraagt. En het aantal rollen dat u bedient, omdat een ondernemer, een controller en een verkoopleider elk iets anders willen zien.

Onderschat de gegeve­nskwaliteit niet. Als klanten in uw boekhouding en in uw ordersysteem verschillend heten, of als projecten in het ene systeem anders zijn genummerd dan in het andere, dan is het gelijktrekken daarvan het project. Dat werk is saai, moeilijk te begroten en de belangrijkste reden dat dit soort trajecten uitloopt.

Tot slot: reken de doorlopende kosten mee. Een koppeling die stilvalt omdat een pakket zijn koppelvlak wijzigt, moet hersteld worden, en dat gebeurt vaker dan u zou willen. Spreek af wie dat doet en binnen welke termijn, want een dashboard dat een week stilstaat, is een dashboard dat niemand meer vertrouwt.

Vraag als eerste hoe de aansluiting met de boekhouding wordt geborgd. Een goede partij kan uitleggen hoe hij controleert dat een totaal op het dashboard gelijk is aan hetzelfde totaal in het grootboek, en wat er gebeurt als dat verschilt. Wie daar geen antwoord op heeft, bouwt een scherm dat zijn eerste confrontatie met de accountant niet overleeft.

Vraag daarnaast hoe het systeem omgaat met correcties achteraf. In een boekhouding worden maanden heropend en boekingen gecorrigeerd. Een dashboard dat cijfers eenmalig overneemt en daarna niet meer bijwerkt, loopt langzaam uit de pas zonder dat iemand het merkt.

En laat uw accountant meekijken bij de definities. Wat u omzet noemt, wat er wel en niet in marge zit en hoe u onderhanden werk waardeert, zijn keuzes met gevolgen. Als die keuzes in software worden vastgelegd zonder dat iemand met financiële kennis ernaar heeft gekeken, krijgt u een dashboard dat consequent iets anders meet dan u denkt.

• Vraag hoe aansluiting wordt gecontroleerd. Een totaal op het dashboard hoort gelijk te zijn aan het grootboek, en dat moet aantoonbaar zijn.
• Regel het verwerken van correcties. Heropende perioden en correc­tieboe­kingen moeten doorwerken, anders loopt u ongemerkt uit de pas.
• Laat definities toetsen door uw accountant. Omzet, marge en onderhanden werk zijn keuzes, geen vanzel­fsprek­endheden.
• Spreek onderhoud van de koppeling af. Koppelvlakken wijzigen, en een dashboard dat een week stilstaat, verliest zijn gebruikers.
• Begin bij liquiditeit. Dat is bij de meeste organisaties het cijfer waarop werkelijk besloten wordt.

• Gids: BI-dashboard
• Gids: managementdashboard
• Gids: facturatiesoftware
• Gids: KPI-dashboard