BI-dashboards: de volledige gids

Een BI-dashboard verzamelt gegevens uit meerdere bronsystemen, brengt ze op één noemer en toont daaruit een beeld waarmee mensen sturen. Het verschil met een rapport uit een enkel pakket is precies dat: een pakket toont zijn eigen gegevens, een BI-dashboard combineert wat in verschillende systemen leeft.

Dat combineren is waar het werk zit. Uw ordersysteem noemt iets een order, uw boekhouding noemt het een factuurregel en uw magazijn een zending. Die drie hebben een verband, maar dat verband staat nergens vastgelegd. Iemand moet bepalen hoe ze zich tot elkaar verhouden, en die keuze bepaalt daarna wat elk getal betekent.

Het klassieke alternatief is bekend: iemand die elke maandagochtend drie exports maakt en die in een spreadsheet samenvoegt. Dat werkt, tot de vraag komt waar een verschil vandaan komt en het antwoord in een formule verstopt zit die alleen die persoon begrijpt. Een BI-dashboard maakt van die handeling een herhaalbaar en navolgbaar proces.

Er is nog een reden om vroeg te beginnen die weinig met techniek te maken heeft. Zolang cijfers met de hand worden samengesteld, is er altijd één persoon die de uitzonderingen kent en de rare gevallen eruit haalt. Dat werkt, maar het maakt de organisatie afhankelijk van dat geheugen, en het maakt elke discussie over een getal een discussie met die ene persoon. Zodra de bewerking in een systeem staat, verschuift het gesprek naar de regel zelf: klopt de definitie, of moeten we hem aanpassen. Dat is een gezonder gesprek, en het is het eigenlijke rendement van een BI-traject.

De meest voorkomende reden dat een dashboard wordt gewantrouwd, is niet een technische fout maar een defini­tiekwestie. Verkoop telt een klant vanaf het eerste gesprek, de administratie pas bij de eerste factuur. Beide getallen kloppen, en toch verschillen ze. Zolang die definities niet zijn opgeschreven, wordt elke vergadering een discussie over cijfers in plaats van over de zaak.

Daarom hoort bij elk cijfer op een dashboard een vindbare beschrijving: wat telt mee, wat niet, over welke periode, en uit welke bron. Dat is geen documentatie voor later maar onderdeel van het product. Een getal zonder definitie is een mening met een cijfer erbij.

Aan de privacykant geldt dat gegevens die in een bronsysteem herleidbaar zijn tot personen, dat in uw dashboard ook zijn. Een overzicht van productiviteit per medewerker is een verwerking van persoons­gegevens, en wanneer u daarmee prestaties van individuele werknemers volgt, komt u in het gebied van controle op de werkvloer met eigen voorwaarden.

Onder een dashboard zitten altijd dezelfde lagen, of u ze nu zo noemt of niet: ophalen, opslaan, bewerken, tonen. De vraag is niet of u die lagen heeft maar of ze bewust zijn ingericht of per ongeluk zijn ontstaan.

De kwaliteits­controles worden het vaakst overgeslagen en zijn het meest waard. Een koppeling die stilletjes stopt, levert geen foutmelding op maar een dashboard dat gisteren nog klopte en vandaag een prachtige daling laat zien. Een eenvoudige controle op het aantal opgehaalde regels vangt dat af voordat iemand er een besluit op neemt.

In de praktijk is een BI-traject vooral een reeks gesprekken over betekenis, afgewisseld met techniek. Het patroon herhaalt zich: iemand vraagt om een getal, bij navraag blijkt dat drie mensen er iets anders onder verstaan, en de discussie daarover levert meer op dan het getal zelf.

In de praktijk kost het eerste getal het meeste tijd en elk volgend getal aanzienlijk minder. Dat komt doordat het eerste getal de hele keten dwingt: de koppeling, de opslag, de definitie, de bewaking en de presentatie moeten allemaal een keer worden ingericht. Wie dat weet, beoordeelt een eerste oplevering anders. Eén getal dat na twee maanden klopt en wordt vertrouwd, is een beter resultaat dan tien getallen die er in dezelfde tijd zijn gekomen en waarvan niemand weet welke te geloven. Het is ook de reden om te beginnen bij een vraag waar nu al met de hand een antwoord op wordt gemaakt.

1. Kies één vraag om mee te beginnenNeem de vraag die nu het vaakst met de hand wordt beantwoord. Daar is de tijdwinst direct zichtbaar en de behoefte al bewezen.
2. Leg de definitie vastSchrijf op wat er meetelt en wat niet, en laat de betrokken afdelingen daarop reageren. Verwacht discussie; die discussie is het werk.
3. Haal de bron één keer opBouw de koppeling en bewaar de opgehaalde gegevens, zodat u kunt terugkijken zonder afhankelijk te zijn van wat het bronsysteem nog heeft.
4. Bouw het getal en toon het peilmomentEén getal, met de datum en tijd van de laatste verversing zichtbaar. Zonder dat gaat iemand op oude cijfers sturen.
5. Voeg doorklikken toeVan het getal naar de onderliggende regels. Dit is wat een dashboard van een poster onderscheidt.
6. Breid uit per vraagVoeg de volgende vraag toe en hergebruik de laag eronder. Zo groeit een fundament in plaats van een verzameling losse schermen.

Het bewaren van historie verdient aparte aandacht. Veel bronsystemen tonen alleen de huidige stand: een order is nu verzonden, en dat hij drie dagen open stond is nergens vastgelegd. Wilt u iets zeggen over doorlooptijden of over de ontwikkeling van een voorraad, dan moet u die tussenstanden zelf bewaren vanaf het moment dat u begint. Achteraf is die geschiedenis er niet.

De techniek onder een BI-oplossing is grotendeels bekend terrein. De keuzes die er werkelijk toe doen, gaan over hoe vaak u ververst, waar u de gegevens bewaart en hoe u met de belasting van uw bronsystemen omgaat.

Denk ten slotte na over wat er met een dashboard gebeurt als een bronsysteem wordt vervangen. Dat gebeurt vaker dan mensen bij de bouw aannemen, en het is het moment waarop een slecht opgezette keten omvalt. Als uw bewerk­ingslogica direct op de tabellen van het bronsysteem is gebouwd, mag u alles opnieuw maken. Als er een tussenlaag zit waarin gegevens in uw eigen begrippen staan, hoeft alleen het ophalen te worden vervangen. Die tussenlaag lijkt bij de bouw overbodig werk en is precies wat u er later blij mee maakt.

Over realtime bestaat veel verwarring. Voor operationele schermen, zoals een overzicht van openstaande meldingen, is actualiteit binnen enkele minuten zinvol. Voor sturing is dat vrijwel nooit nodig: niemand neemt een beslissing over de omzeto­ntwikkeling op basis van het laatste kwartier. Realtime maakt de keten complexer en duurder, dus is de eerlijke vraag welke beslissing er werkelijk mee wordt versneld.

BI-projecten mislukken zelden op techniek en meestal op vertrouwen. Zodra mensen twijfelen aan een getal, gaan ze weer hun eigen spreadsheet bijhouden, en vanaf dat moment kost het dashboard alleen nog geld.

Let er verder op wie het beheer doet nadat het is opgeleverd. Definities veranderen, er komen bronnen bij en een bronsysteem wordt vervangen. Zonder iemand die daar eigenaar van is, verweert de keten geleidelijk: eerst klopt er een getal niet, dan wordt er een uitzondering ingebouwd, en na een jaar durft niemand meer te zeggen wat er precies wordt berekend. Beleg dat eigenaarschap voordat u begint, en niet bij de bouwer maar in uw eigen organisatie.

• Leg definities vast voordat u bouwt. Elk getal krijgt een beschrijving en een eigenaar. Zonder dat wordt elke vergadering een discussie over de cijfers zelf.
• Toon altijd het peilmoment. Een dashboard zonder datum en tijd van de laatste verversing is een uitnodiging om op oude cijfers te sturen.
• Bouw controles op de keten. Een koppeling die stilletjes stopt geeft geen fout maar een verkeerd getal. Een controle op aantallen vangt dat af.
• Maak doorklikken mogelijk. Een afwijking die niemand kan onderzoeken, wordt genegeerd of gewantrouwd. Beide kosten u het dashboard.
• Bewaar historie vanaf dag één. Bronsystemen overschrijven de huidige stand. Wat u nu niet bewaart, kunt u later niet reconstrueren.
• Wees terughoudend met cijfers per persoon. Stuur op teamniveau waar het kan. Individuele prestatiemeting brengt eigen voorwaarden en eigen gesprekken mee.

De kosten van een BI-oplossing worden bepaald door het aantal bronnen en de staat waarin die verkeren, niet door het aantal schermen dat u uiteindelijk toont.

Reken ook op de kosten van vertrouwen herstellen. Een dashboard dat één keer een verkeerd getal heeft getoond, wordt daarna maandenlang nagerekend, en dat kost meer tijd dan de bouw van de controle die het had voorkomen. Investeer daarom liever vroeg in bewaking dan laat in uitleg.

De grootste besparing zit in het beperken van de eerste versie tot één vraag met één bron. Dat levert binnen korte tijd een getal op dat iemand vertrouwt, en dat vertrouwen is het fundament waarop de rest kan groeien. Een dashboard met twintig getallen die niemand nakijkt, is duurder en minder waard.

1. Inventariseer de handmatige rapportagesZoek de spreadsheets die nu elke week worden bijgewerkt. Dat zijn de vragen waarvan de behoefte al bewezen is.
2. Kies er één en schrijf de definitie opLaat de betrokken afdelingen erop reageren. Als er discussie ontstaat, heeft u de belangrijkste opbrengst van het traject al te pakken.
3. Bouw de ophaalslag en bewaar de historieOok als u nog niets toont. Vanaf dat moment bouwt u geschiedenis op die u later niet meer kunt maken.
4. Toon één getal met peilmoment en bronLeg het naast de handmatige berekening. Verschillen zijn geen fout maar een aanwijzing dat er iets in de definitie ontbreekt.
5. Voeg doorklikken toeZodra iemand van een getal naar de regels kan, verschuift de discussie van of het klopt naar wat het betekent.
6. Zet de handmatige versie stopPas als het dashboard wordt vertrouwd. Blijft de spreadsheet naast het dashboard bestaan, dan is dat het duidelijkste signaal dat u er nog niet bent.

• Datavisualisatie: de vorm boven de cijfers
• KPI-dashboard: sturen op een handvol getallen
• Managementdashboard: het overzicht voor de directie
• Alle app-gidsen

• Embedded BI-software
• Data-integratiesoftware
• Gids: KPI-dashboard
• Gids: managementdashboard