Calculatie-apps: de volledige gids

In veel bouw- en installatiebedrijven is de calculatie een spreadsheet die door de jaren is gegroeid, met formules die één persoon begrijpt. Als die persoon op vakantie is, wacht de offerte.

Een calculatie-app is de software die per project de hoeveelheden, de normuren, de materiaal- en materieelprijzen en de opslagen samenbrengt tot een kostprijs, met een opbouw die iedereen in het bedrijf kan volgen en na afloop kan vergelijken met wat het werkelijk kostte.

Het verschil met offertesoftware zit in de richting. De calculatie rekent van binnen naar buiten: wat kost het ons. De offerte rekent van buiten naar binnen: wat vragen we de klant, hoe presenteren we het, welke voorwaarden gelden. De calculatie is de bron van de offerte, maar de klant ziet haar nooit.

De gebruikers zijn de calculator, de werkvoorbereider, de projectleider en de directie. De calculator maakt de begroting. De werkvoorbereider gebruikt haar om materiaal te bestellen en uren in te plannen. De projectleider bewaakt tijdens het werk of de uren en kosten binnen de begroting blijven. De directie kijkt naar de marge per soort werk.

Het past bij aannemers, installateurs, schilders, dakdekkers, metaalbedrijven, interieurbouwers en elk bedrijf dat per project een prijs maakt. Hoe meer offertes per jaar en hoe kleiner de marges in de branche, hoe meer een fout in de calculatie kost.

De rekenkunde van een calculatie is eenvoudig. Het werk zit in de structuur: welke posten, welke normen, welke opslagen, en hoe alles terug te vinden is.

Posten

de onderdelen van het werk, vaak volgens een vaste indeling of codering, zodat projecten vergelijkbaar zijn

Aantal

meters, vierkante meters, stuks, uit tekening, bestek of opname

Norm

de uren per eenheid voor een vakman, per soort werk, met een toeslag voor moeilijke omstandigheden

Prijs

materiaal, materieel en onderaanneming per eenheid, uit prijslijsten of offertes van leveranciers

Opslagen

algemene kosten, winst en risico, en de projectkosten die niet aan een post hangen

Een vaste indeling van posten maakt het verschil tussen een calculatie en een lijst. Als elk project dezelfde hoofdindeling heeft, kunt u projecten vergelijken, normen per onderdeel toetsen en zien welk onderdeel structureel uitloopt. In de bouw zijn daar gangbare coderingen voor; een eigen indeling kan ook, zolang hij vastligt.

Samengestelde posten, ook wel elementen of recepturen, maken het rekenen snel. Eén vierkante meter binnenwand bestaat uit profielen, platen, isolatie, schroeven, afwerking en uren. De calculator vult de meters in en het element rekent de rest. Het onderhouden van die elementen is het werk waar een goed bedrijf zijn kennis in vastlegt.

De meeste bedrijven calculeren zorgvuldig en nacalculeren nauwelijks. Daardoor maken ze elk jaar dezelfde fout in dezelfde post, zonder het te weten.

Uren per post schrijven is het moeilijkste deel, omdat het de monteur iets vraagt. Een app waarin hij bij het begin van de dag kiest aan welk onderdeel hij werkt, uit een lijst die uit de calculatie komt, is haalbaar. Een urenbriefje met vijf codes aan het eind van de week wordt ingevuld uit het geheugen.

Meerwerk is de valkuil van elke nacalculatie. Een project dat twintig procent meer uren kostte, lijkt een slechte calculatie, tot blijkt dat de klant halverwege een extra verdieping wilde. Het meerwerk hoort apart geboekt en apart gecalculeerd, zodat de nacalculatie over het oorspronkelijke werk eerlijk is.

Een calculatie met de juiste normen en de verkeerde prijzen is net zo fout als een calculatie met de verkeerde normen. En prijzen veranderen sneller dan normen.

In de installatiebranche zijn er branchebrede databases waarin groothandels hun artikelen en prijzen aanleveren. Een app die daarop aansluit, heeft altijd actuele prijzen zonder dat iemand prijslijsten overtypt. In andere branches zijn het prijsbestanden van de eigen groothandels, die periodiek worden ingelezen.

De datum van de prijs hoort bij de calculatie. Een offerte die vandaag wordt gemaakt en over drie maanden wordt geaccepteerd, is gebaseerd op prijzen van vandaag. De app laat zien hoe oud de prijzen in een calculatie zijn, en kan bij acceptatie opnieuw rekenen met de actuele prijzen, zodat u ziet wat het verschil is.

Een calculatie staat midden in het bedrijf. Wat erin gaat, komt van de tekenaar en de leveranciers; wat eruit komt, gebruiken verkoop, werkvoorbereiding, inkoop en de projectleider.

Model

hoeveelheden uit een bouwmodel of tekening, zodat ze niet met de hand worden uitgetrokken

Prijzen

artikelen en prijzen uit leveranciersbestanden of een branchedatabase, met uw kortingen

Offerte

de kostprijs met opslagen naar de offertesoftware, waar de verkoopprijs en de presentatie worden gemaakt

Project

de begroting als budget per post naar de projectadministratie, voor bewaking en nacalculatie

Hoeveelheden uit een bouwmodel halen scheelt veel tijd, als het model goed is. Een model dat voor de vergunning is gemaakt, bevat vaak niet de details die een calculator nodig heeft. Laat de app de hoeveelheden inlezen als voorstel, en laat de calculator zien wat er is overgenomen en wat nog met de hand moet.

De begroting als budget in de projectadministratie maakt de nacalculatie mogelijk. Als de posten van de calculatie dezelfde zijn als de posten waarop uren en kosten worden geboekt, is de vergelijking een druk op de knop. Als ze verschillen, is het een middag puzzelen per project, en dat gebeurt dan niet.

Vermenigvuldigen en optellen is snel gebouwd. Het vastleggen van de kennis van de calculator in elementen en normen, en de koppelingen die de getallen erin en eruit brengen, zijn het project.

Elementen

een bibliotheek van samengestelde posten is inhoudelijk werk van de calculator, met de ontwikkelaar ernaast

Prijzen

één groothandel met een standaard bestand is eenvoudig; meerdere bronnen met eigen kortingen vragen meer

Model

hoeveelheden uit een bouwmodel inlezen is een eigen project, afhankelijk van hoe de modellen zijn opgezet

Achteraf

een vergelijking per post vraagt dat uren en kosten op dezelfde posten worden geboekt

Wat meevalt: de rekenkern en de schermen. Wat tegenvalt: de elementen. De kennis die in de spreadsheet van de calculator zit, is vaak niet opgeschreven, en het vastleggen ervan vraagt zijn tijd. Dat is ook de grootste winst: daarna zit die kennis in het bedrijf en niet alleen in zijn hoofd.

Vraag ook wat u al heeft. Er zijn goede calculatiepakketten per branche, vaak met een brancheprijsbestand en standaardelementen. Waar die stoppen, is bij een eigen manier van werken die het pakket niet kent, bij koppelingen met uw eigen administratie en bij een combinatie van vakgebieden die geen enkel branchepakket dekt.

De volgorde hieronder begint bij de kennis van de calculator. Een app zonder zijn elementen is een lege rekenmachine; een app met zijn elementen is sneller dan zijn spreadsheet.

1. Indeling vastleggenDe hoofdindeling van posten waarop elk project wordt opgebouwd, en straks geboekt.
2. Elementen van het vaste werkDe samengestelde posten voor het werk dat het vaakst voorkomt, uit de spreadsheet van de calculator.
3. Prijzen inlezenHet prijsbestand van de belangrijkste leverancier, met uw kortingen en een datum.
4. Een maand naast de spreadsheetElke calculatie in beide. Waar de uitkomst verschilt, ontbreekt een regel of een element.
5. Offerte en projectDe kostprijs naar de offerte, en de begroting als budget naar de projectadministratie.
6. Uren per post en bouwmodelMonteurs schrijven op de post, de nacalculatie loopt, en daarna hoeveelheden uit het model.