Offertesoftware: de volledige gids

Bij veel bedrijven is de offerte een document in een tekstverwerker, gekopieerd van de vorige, met de prijzen uit een spreadsheet. Dat werkt tot de dag dat een oude prijs in een nieuwe offerte staat, of dat niemand meer weet welke versie de klant heeft getekend.

Offertesoftware maakt van de offerte een uitkomst: producten en diensten uit een lijst, tegen prijzen die op één plek worden bijgehouden, in een versie die vastligt zodra de klant akkoord is.

De toepassingen verschillen per branche, maar het patroon niet. Een installatiebedrijf offreert uit een prijslijst met materiaal en uren. Een adviesbureau offreert dagen tegen een tarief per rol. Een producent offreert een configuratie met opties. Een evenementenbureau offreert een pakket met keuzemogelijkheden. In elk geval is er een lijst, een set regels over wat mag en wat korting krijgt, en een document dat daaruit volgt.

Wat offertesoftware niet is: een CRM. Het CRM weet wie de klant is en waar het gesprek staat; de offertesoftware weet wat u hem aanbiedt. Ze horen gekoppeld te zijn, maar wie ze in één systeem probeert te proppen, krijgt een CRM dat slecht offreert of offertesoftware die slecht klanten bijhoudt.

De functies zijn te benoemen, en de volgorde is niet willekeurig. Zonder prijslijst is er geen rekensom; zonder versies is er geen bewijs; zonder akkoord is er geen opdracht.

De prijslijst is het grootste stuk werk, en het is werk voor u. Elk product met zijn prijs, elke dienst met zijn tarief, en de regels die bepalen wanneer een korting geldt of een toeslag. Als die regels nu in het hoofd van de verkoper zitten, moeten ze eerst op papier. Dat gesprek levert vaak meer op dan de software zelf.

Interne goedkeuring is de functie die groeit met het bedrijf. Een verkoper die een korting boven een grens geeft, of een offerte boven een bedrag, moet een collega laten meekijken voordat de offerte de deur uit gaat. Bouw dat in als een stap in de software, niet als een mail die iemand moet onthouden.

De vraag of een klik in een e-mail een rechtsgeldig akkoord is, komt bij elk offertetraject terug. Het antwoord is meestal ja, met een voorwaarde: u moet later kunnen laten zien wat er is gebeurd.

Klik

de klant klikt op akkoord in de offerte; de software legt naam, tijdstip en versie vast

Getekend

een elektronische handtekening via een dienst, met een sterkere identificatie van de klant

Bevestiging

de klant stuurt een eigen opdrachtbevestiging of inkooporder terug; die gaat bij de offerte

Voorwaarde

de algemene voorwaarden zijn bij de offerte geleverd en de klant heeft ze kunnen lezen

Voor de meeste offertes in het mkb is een goed vastgelegde klik genoeg. De software bewaart welke versie de klant zag, wanneer hij klikte, vanaf welk e-mailadres, en wat hij daarbij heeft aangevinkt. Bij een geschil is dat bewijs. Wat niet genoeg is: een mail met 'akkoord' zonder dat vaststaat welke versie bedoeld werd.

De algemene voorwaarden verdienen aandacht. Ze gelden alleen als de klant ze vóór het akkoord heeft kunnen lezen. Een link onderaan de offerte is het minimum; de software hoort vast te leggen dat die link er stond in de versie die de klant accepteerde. Voorwaarden die later worden gewijzigd, gelden niet voor offertes die al zijn geaccepteerd.

Een offerte die fout is, kost twee keer: eerst de marge, dan de relatie. De fouten zijn bekend en ze hebben allemaal dezelfde oorzaak: iets wordt op twee plekken bijgehouden.

Het versieprobleem is het gevaarlijkst, omdat het pas opvalt bij een geschil. De klant zegt dat het erin zat, u zegt van niet, en beide partijen hebben een pdf. Software die elke versie bewaart en vastlegt welke is geaccepteerd, maakt dat gesprek kort. Zonder die software wint degene die het hardst roept.

Het overtypen naar de planning is het duurste, omdat het elke opdracht raakt. Als de projectleider de offerte overneemt in een planning of een werkbon, sluipen er verschillen in: een aantal dat afwijkt, een optie die is vergeten. De offerte hoort de bron te zijn van de opdracht, zodat wat wordt uitgevoerd letterlijk is wat de klant accepteerde.

Offertesoftware die op zichzelf staat, verplaatst het overtypen. De waarde ontstaat als de offerte het begin is van een keten die zonder tussenstappen doorloopt.

De koppeling met de facturatie is de eerste die zich terugbetaalt. Een factuur die uit de geaccepteerde offerte volgt, kan niet afwijken van wat is afgesproken, en termijnen of deelfacturen volgen uit dezelfde regels. Meerwerk wordt een aanvullende offerte met een eigen akkoord, en zo blijft ook dat traceerbaar.

De koppeling met het CRM is de meest voor de hand liggende en de minst urgente. Ze voorkomt dubbel invoeren van klantgegevens en laat de verkoper in het CRM zien wat er uitstaat. Nuttig, maar een offerte zonder CRM-koppeling is nog steeds een goede offerte; een offerte zonder facturatiekoppeling wordt een factuur die iemand moet overtypen.

Honderd of tienduizend offertes per jaar maakt voor de bouw weinig uit. Wat de prijs drijft, is hoe ingewikkeld de rekensom is en hoe zwaar het akkoord moet zijn.

Prijsregels

een vaste lijst is eenvoudig; staffels, configuraties en afhankelijkheden zijn regels die getest moeten worden

Akkoord

een klik met vastlegging is standaard; een gekwalificeerde handtekening vraagt een externe dienst

Koppelingen

facturatie eerst, dan planning, dan CRM; elk een eigen stuk werk

Goedkeuring

interne goedkeuringsstappen met rollen en grenzen zijn een eigen proces

Wat meestal meevalt: het document zelf en het versiebeheer. Dat zijn bekende onderdelen. Wat tegenvalt, is het opschonen van de prijslijst en het benoemen van de regels die nu in hoofden zitten. Dat is werk voor u, en het moet vóór de bouw, anders bouwt u een sjabloon rond een lijst die niet klopt.

Vraag u eerst af of een bestaand pakket het al kan. Er is goede offertesoftware te huur, en veel CRM- en boekhoudpakketten hebben een offertemodule. Bouwen heeft zin als uw rekensom afwijkt, als de offerte uit uw eigen systeem moet komen, bijvoorbeeld uit een configuratie of een calculatie, of als de offerte onderdeel is van een klantportaal dat u toch al bouwt.

De volgorde begint bij de lijst, niet bij het document. Wie begint met een mooi sjabloon, heeft een mooi sjabloon met de oude fouten.

1. Zet de prijslijst op ordeElk product en elke dienst met zijn prijs, en de regels: staffels, kortingen, wat samen moet.
2. Benoem de goedkeuringsgrenzenWie mag welke korting geven, en boven welk bedrag kijkt een collega mee.
3. Bouw de offerte als uitkomstRegels kiezen, aantallen invullen, rekensom volgt. Vrije tekst alleen in omschrijving en aanpak.
4. Bouw versies en akkoordElke wijziging een versie; het akkoord bevriest de versie met naam, tijd en wat de klant zag.
5. Koppel de facturatieDe factuur volgt uit de geaccepteerde versie, ook bij termijnen en meerwerk.
6. Laat de eerste twintig offertes meelopenNaast de oude werkwijze, en vergelijk per offerte de prijs en de tekst. Elk verschil is een regel die nog ontbreekt.