Product-configurator-apps: de volledige gids

Een klant die een keuken wil, kiest uit duizenden combinaties van kast, front, blad en apparaat. Een verkoper weet uit ervaring wat niet samengaat. De configurator weet het zeker, en de klant hoeft het niet te weten.

Een product-configurator-app is een set regels met een scherm ervoor en een order erachter.

Het onderscheid met de buren zit in wat er wordt gemaakt. Offertesoftware zet een prijs in een document en volgt de offerte tot hij is getekend; de configurator bepaalt wat er in die offerte staat. Een webshop verkoopt wat op voorraad is; de configurator verkoopt wat nog gemaakt moet worden. Een prijscalculator rekent; de configurator rekent én bewaakt of de combinatie bestaat.

De gebruikers zijn de klant, de verkoper en de werkvoorbereider. De klant configureert zelf op de website of in de showroom; de verkoper doet het met de klant erbij en kent de uitzonderingen; de werkvoorbereider krijgt de order en wil er geen vragen meer over hoeven stellen. De productmanager beheert de regels en ziet welke opties worden gekozen en welke nooit.

De toepassingen lopen van een keukenzaak tot een kozijnenfabriek, van een trappenmaker tot een machinebouwer die een basismodel met tientallen opties levert, van een fietsenmerk tot een verpakkingsdrukker die formaat, materiaal en oplage combineert. Wat ze delen: een product dat pas na de keuze bestaat, regels die bepalen wat kan, en een order die de productie zonder terugbellen moet kunnen maken.

Vraag een werkvoorbereider waarom een combinatie niet kan, en hij zegt dat hij dat gewoon weet. Dat weten is de configurator. De eerste weken van het project zijn het opschrijven ervan.

Uitsluiten

front A gaat niet met greep B; blad langer dan de maat vraagt een naad; dit apparaat past niet in die kast

Verplicht

bij een inductiekookplaat hoort een groep in de meterkast; bij een buitendeur hoort een dorpel

Afgeleid

de maat van het kozijn bepaalt het glas, het glas bepaalt het gewicht, het gewicht bepaalt het scharnier

Toevoegen

een keuze die stilzwijgend onderdelen meebrengt: schroeven, afwerklijsten, een montageset

De regels zijn van vier soorten en elke soort vraagt een andere vraag aan de werkvoorbereider. Uitsluitingen haalt u uit de fouten van het afgelopen jaar: welke orders kwamen terug uit de productie. Verplichtingen en afgeleiden haalt u uit de stuklijst: wat komt er altijd bij als deze optie wordt gekozen. Toevoegingen haalt u uit de nacalculatie: welke onderdelen werden vergeten en achteraf bijgeboekt.

Het beheer van de regels is het tweede product. Een nieuwe front, een nieuw apparaat, een leverancier die stopt: elke wijziging raakt regels, en die moet de productmanager zelf kunnen doorvoeren, met een test die laat zien welke bestaande configuraties erdoor veranderen. Een configurator waarvoor bij elke nieuwe optie de bouwer moet worden gebeld, is na een jaar verouderd.

Een configurator die pas aan het eind een prijs toont, levert klanten op die aan het eind afhaken. Een configurator met een prachtige 3D-weergave en geen stuklijst levert orders op die de werkvoorbereider alsnog met de hand uitwerkt.

De weergave is waar de meeste budgetten heen gaan en waar de minste omzet vandaan komt. Een 3D-model dat bij elke keuze verandert, is indrukwekkend en duur, en voor een kozijn of een machine niet nodig. Vraag per product wat de klant nodig heeft om te durven bestellen: bij een keuken is dat beeld, bij een kozijn een maatschets, bij een machine een lijst met specificaties.

De order is waar de meeste budgetten niet heen gaan en waar de omzet wél zit. Een configuratie die als stuklijst met maten en tekening in de werkvoorbereiding landt, scheelt per order de tijd die nu aan overtikken en terugbellen opgaat. Dat is de berekening die een configurator rechtvaardigt, en hij staat zelden in de offerte van de bouwer.

Een configurator die voor alles hetzelfde is, is voor alles verkeerd. Het product bepaalt welke regels zwaar wegen, wat de klant moet zien en wat de productie moet krijgen.

Bij keukens en meubels is de weergave het product en zijn de regels de bewaking. Bij kozijnen en trappen is het omgekeerd: de maatregels zijn het product en de weergave is een schets. Bij machines gaat het om opties die elkaar uitsluiten, en om de verkoper die een uitzondering wil maken die de regels niet kennen. Geef hem een knop voor de uitzondering, met een reden en een controle door de werkvoorbereiding, in plaats van hem te dwingen om buiten de configurator om te offreren.

Drukwerk en verpakking zijn een eigen geval: de configuratie is snel, de prijs is een staffel, en het risico zit in het bestand dat de klant uploadt. De configurator hoort dat bestand te controleren op maat, afloop en resolutie voordat de order wordt aangenomen; een order met een fout bestand kost meer dan de configurator opbrengt.

Een configurator met een eigen prijslijst wijkt na één prijswijziging af van de rest van het bedrijf. Producten, opties en prijzen bestaan al in het ERP; de configurator hoort daaruit te lezen.

Prijslijst

artikelen, opties en prijzen uit het ERP of de prijslijst; een prijswijziging daar is meteen een prijswijziging in de configurator

Order

de configuratie als order met stuklijst en maten terug naar het ERP of de werkvoorbereiding, zonder overtikken

Offerte

de configuratie als regel in de offertesoftware, met een link terug naar de configuratie voor als de klant iets wijzigt

Voorraad

bij opties met een levertijd of een uitlopend artikel: de voorraad meelezen, zodat de klant niet kiest wat er niet meer is

De koppeling met het ERP is de belangrijkste en de lastigste. Elk ERP heeft een eigen idee van wat een artikel is, en een configureerbaar product past daar zelden in zonder afspraken over hoe een configuratie als artikel wordt vastgelegd. Dat gesprek hoort aan het begin, met de ERP-beheerder erbij, niet aan het eind als de configurator klaar is.

Bij verkoop via dealers komt er een laag bij: de dealer configureert voor zijn klant, met zijn eigen marge en zijn eigen offerte, en de fabrikant krijgt de order. De configurator moet dan per dealer weten wat hij mag zien, welke prijzen gelden en waar de order heen gaat. Dat is geen andere configurator, maar wel een andere rechtenstructuur, en die hoort in het ontwerp.

Een scherm met opties en een totaalprijs is snel gebouwd. Een configurator die geen enkele onmogelijke combinatie doorlaat, de stuklijst afleidt, in het ERP landt en door de productmanager zelf wordt bijgehouden, is meer ontwerp dan code.

Regels

twintig uitsluitingen zijn een tabel; driehonderd regels die elkaar beïnvloeden zijn een model dat getest moet worden

Weergave

een maatschets is een dag; een 3D-model dat meebeweegt is een eigen project met eigen specialisten

ERP

een ERP met een koppelvlak en een afspraak over configureerbare artikelen is werk; zonder die afspraak is het eerst overleg

Beheer

een regelbeheer waarmee de productmanager zelf opties toevoegt en test, is een tweede app in de app

Wat meestal meevalt: het keuzescherm, de prijs en het opslaan van configuraties. Wat tegenvalt: de regels. Niet het bouwen ervan, maar het boven water krijgen. Reken de tijd van de werkvoorbereider mee; die zit weken in het project, en als hij die tijd niet heeft, heeft de configurator geen regels.

Vraag ook wat u al heeft. ERP-pakketten en webshops bieden vaak een configurator, en voor een product met tien opties zonder afhankelijkheden is die genoeg. Waar die stopt, is bij regels die elkaar beïnvloeden, bij een weergave per product, bij dealers met eigen prijzen en bij een order die de productie zonder vragen kan maken. Daar begint het maatwerk.

De volgorde hieronder begint bij de werkvoorbereider, want regels die niet kloppen, maken elke stap erna waardeloos. Het eindigt bij de weergave, die pas loont als de order al goed landt.

1. Regels van één productgroepMet de werkvoorbereider: uitsluitingen, verplichtingen, afgeleiden en toevoegingen als tabel. Getoetst aan twintig orders van vorig jaar.
2. Keuzescherm met prijsDe opties in de volgorde waarin een klant kiest, de prijs die meebeweegt, en de regels die verbergen wat niet kan.
3. Order naar werkvoorbereidingDe configuratie als stuklijst met maten en tekening. De werkvoorbereider beoordeelt de eerste vijftig orders.
4. Verkoper en uitzonderingDe verkoper configureert met de klant erbij en kan een uitzondering vastleggen met reden en controle.
5. ERP en offertePrijzen uit het ERP, de order erin terug, de configuratie als regel in de offerte. Met de ERP-beheerder aan tafel.
6. Weergave en verbredenDe weergave die dit product nodig heeft, de tweede productgroep, en het regelbeheer voor de productmanager.