Wat een ATS doet en wanneer u er een nodig heeft

Een applicant tracking system, meestal afgekort tot ATS, is de administratie achter uw werving. Het is de plek waar een vacature ontstaat, waar sollicitaties binnenkomen en waar staat wie er gesproken is en wat daaruit kwam. Dat werk doet u nu ook, alleen verspreid over uw mailbox, een gedeeld bestand en het geheugen van de manager.

Dat gaat lang goed. Het gaat mis zodra er meer dan een vacature tegelijk loopt of twee mensen aan dezelfde kandidaat werken. Dan verdwijnt een sollicitatie in een map, krijgt iemand twee keer dezelfde uitnodiging en hoort een derde nooit meer iets. Dat laatste vertelt hij door.

• Publiceren

  De vacature ontstaat op een plek en gaat van daaruit naar uw site en de vacaturebanken.

• Ontvangen

  De sollicitatie komt binnen als een dossier, niet als bijlage in iemands mailbox.

• Beoordelen

  Wie kijkt mee, wat vindt diegene ervan, en in welke stap staat deze kandidaat.

• Communiceren

  Uitnodigingen en afwijzingen gaan uit hetzelfde dossier, zodat niemand blijft wachten.

• Afsluiten

  De procedure eindigt, en de gegevens verdwijnen of blijven met toestemming staan.

Demonstraties van wervingssoftware gaan over de recruiter: welke overzichten er zijn en welke rapportages eruit komen. Logisch, want de recruiter zit in de zaal. Toch bepaalt de andere kant van hetzelfde systeem uw resultaat.

Een kandidaat die op zijn telefoon een vacature opent, beslist binnen een paar schermen of hij doorgaat. Moet hij eerst een account aanmaken, of zijn cv uploaden en daarna dezelfde gegevens nog eens intypen, dan haakt hij af. Hij laat u niet weten waarom. U ziet alleen dat er weinig sollicitaties binnenkomen en denkt dat de arbeidsmarkt krap is.

Twee dingen wegen daarom zwaarder dan de functielijst. Meet hoeveel mensen aan uw formulier beginnen en hoeveel het afmaken; dat verschil is het scherpste signaal dat u heeft. En zorg dat iedereen antwoord krijgt, ook een afwijzing, en dat de ontvangstbevestiging vertelt wanneer hij iets hoort. Een systeem dat alleen de recruiter bedient, wordt uiteindelijk niet gebruikt.

Een vacaturesite en een ATS zijn niet hetzelfde. De site is wat de kandidaat ziet; het systeem is waar de vacature vandaan komt en waar de sollicitatie terechtkomt. Gaat uw vraag vooral over die website zelf en over de vindbaarheid ervan, dan zit u beter op onze pagina over een vacaturesite. Hier gaat het over het proces erachter.

De verbinding tussen die twee kost in de praktijk de meeste tijd. U wilt een vacature op een plek invoeren en hem terugzien op uw site en op de vacaturebanken waar u adverteert. Dat loopt via een feed of een koppeling tussen systemen, en elke bank stelt eigen eisen aan de velden en aan het intrekken van een vacature.

Vraag bij elk pakket welke kanalen standaard meekomen, of u er zelf een kunt toevoegen, en wat er gebeurt met een vacature die u sluit. Vervallen vacatures die blijven staan, leveren sollicitaties op waar u niets mee kunt. Wilt u kandidaten ook buiten een vacature volgen, dan raakt u aan kandidaatrelatiebeheer, met andere bewaarvragen.

Zodra u sollicitatiegegevens verzamelt, bent u daarvoor verantwoordelijk. De AVG noemt geen vaste bewaartermijn, maar de Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft wel wat zij gebruikelijk vindt: krijgt iemand de functie niet, dan verwijdert u zijn gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de procedure. Wilt u hem langer in portefeuille houden, dan geeft hij daar toestemming voor, en noemt de toezichthouder maximaal een jaar na afloop redelijk.

Toestemming betekent hier dat de kandidaat vrij kan kiezen. Een vinkje dat al aanstaat, of dat verplicht is om te kunnen solliciteren, is geen toestemming. Voor uw systeem is dat een concrete eis: het legt per kandidaat vast of er toestemming is en wanneer, en ruimt de rest vanzelf op. Dat is privacy by design in zijn praktischste vorm. Kijk daarnaast na waar die gegevens staan.

Situatie	Wat hier bij hoort	Waar u op let
Sollicitant die u afwijst	✓Gegevens verdwijnen vanzelf, kort na het einde van de procedure	!Ook de kopieën in mailboxen en gedeelde mappen
Kandidaat in portefeuille	✓Aantoonbare toestemming, met een einddatum die het systeem bewaakt	!Dat weigeren geen gevolgen heeft voor zijn kandidatuur
Automatische score of assessment	✓Uitleg vooraf, en een mens die de uitkomst kan herzien	!Dat u ook ziet wie het systeem heeft weggefilterd

Die laatste regel is de valkuil. Een filter dat leert van uw eerdere keuzes, herhaalt uw eerdere keuzes, en u ziet alleen wie erdoor komt. De Autoriteit Persoonsgegevens onderzocht online en game-based assessments bij werving en beschrijft wat u regelt zodra een geautomatiseerde uitkomst uw beslissing bepaalt: de sollicitant weet dat het gebeurt, begrijpt op welke gronden de uitkomst tot stand komt, kan het besluit aanvechten en kan een herbeoordeling door een mens vragen. Toestemming is hier volgens de toezichthouder zelden een geldige grondslag, omdat een sollicitant zich moeilijk vrij voelt om nee te zeggen.

Daar komt de Europese AI-verordening bij. De Europese Commissie rekent hulpmiddelen voor werving en personeelsbeheer, met cv-sorteersoftware als voorbeeld, tot de categorie met hoog risico; de zware verplichtingen daarvoor gaan volgens de Commissie in op 2 december 2027. Dit is geen juridisch advies. Laat uw procedure toetsen door een jurist of uw functionaris gegevensbescherming voordat u voorselectie aanzet.

Er zijn tientallen bruikbare pakketten. De vraag is niet welk pakket het beste is, maar of uw proces in een pakket past of dat u uw proces aan het pakket aanpast. Dat laatste mag, zolang u het bewust doet.

De middelste route wordt het vaakst over het hoofd gezien en past het vaakst: u houdt de voorkant in eigen hand en laat de rest doen wat het goed kan. Drie vragen wilt u vooraf beantwoord zien: kunt u uw gegevens er weer uit halen, kunt u de bewaartermijn zelf instellen, en kunt u het proces aanpassen zonder de leverancier. Zet dat op papier voordat u demo's bekijkt; hoe dat kan, staat in een programma van eisen schrijven.

• Wat is privacy by design
• Waar staat uw data
• Systemen koppelen met een API
• Een programma van eisen schrijven