applatenmaken.com/kennisbank/waar staat uw data
Waar staat uw data
Zodra uw software draait, staat hij ergens. Die plek bepaalt wie er technisch bij kan, wat er gebeurt als er iets uitvalt en of u kunt vertrekken wanneer u dat wilt. Het is een vraag die vaak pas laat wordt gesteld, terwijl hij aan het begin het goedkoopst te beantwoorden is.
Wat de vraag eigenlijk is
Achter 'waar staat de data' zitten drie afzonderlijke vragen die vaak door elkaar lopen. Wie heeft er fysiek toegang tot de servers, onder welk recht valt de partij die ze beheert, en wie kan er in uw gegevens kijken als hij dat zou willen.
Voor de meeste organisaties is de tweede vraag de belangrijkste. Een Amerikaanse aanbieder met een datacenter in Amsterdam valt nog steeds onder Amerikaans recht. Voor veel toepassingen is dat geen probleem. Voor zorggegevens, personeelsdossiers of gegevens van burgers is het een gesprek dat u vooraf voert en niet nadat een klant ernaar vraagt.
De derde vraag is technisch en wordt zelden gesteld: wie kan er in de praktijk bij? Dat gaat over beheerderstoegang, over versleuteling en over de vraag of uw leverancier meekijkt in productiegegevens wanneer hij een storing onderzoekt.
Drie routes en waar ze knellen
De keuze valt bijna altijd in een van deze drie, met verschillen in kosten, gemak en controle.
| Route | Wat het u geeft | Waar het knelt |
|---|---|---|
| Grote internationale cloud | ✓Betrouwbaar, veel diensten en zelden gedoe | !Onder buitenlands recht, en de rekening groeit mee met uw gebruik |
| Europese aanbieder | ✓Volledig onder Europees recht en meestal eenvoudiger uit te leggen | !Minder kant-en-klare diensten, dus soms meer zelf bouwen |
| Eigen serverruimte | ✓Volledige controle en voorspelbare kosten bij vast gebruik | !U wordt zelf verantwoordelijk voor beschikbaarheid, updates en beveiliging |
Wat u aan uw leverancier vraagt
De meeste van deze vragen kosten uw leverancier vijf minuten om te beantwoorden. Blijft een antwoord vaag, dan zegt dat meestal meer dan het antwoord zelf.
Het antwoord op de laatste twee bepaalt of u ooit kunt vertrekken. Vraag ernaar voordat u begint, niet wanneer u weg wilt.
Kosten die pas later zichtbaar worden
Hosting is aan het begin meestal goedkoop en dat blijft het niet automatisch. Twee posten verrassen het vaakst.
De eerste is verkeer. Opslag kost weinig; het uithalen van gegevens kan meer kosten dan het bewaren ervan. Bij een systeem met veel afbeeldingen, documenten of exports loopt dat sneller op dan de begroting suggereert.
De tweede is dat cloudkosten met uw gebruik meegroeien terwijl uw budget dat niet doet. Bij een voorspelbaar systeem met een vast aantal gebruikers kan eigen serverruimte op termijn goedkoper zijn. Bij een systeem dat groeit of piekt, is die voorspelbaarheid juist een nadeel. Reken beide door voordat u kiest, met het gebruik dat u over twee jaar verwacht.
Zorg dat vertrekken mogelijk blijft
De belangrijkste maatregel is dat uw software niet zo verweven raakt met één aanbieder dat verhuizen een herbouw wordt. Dat is geen kwestie van wantrouwen maar van optie houden.
In de praktijk betekent dat: gangbare bouwstenen gebruiken waar het kan, en de specifieke diensten van een aanbieder alleen inzetten waar ze werkelijk iets toevoegen. Een database die overal draait is te verhuizen. Een applicatie die op vijf eigen diensten van één aanbieder leunt, is dat niet.
Leg daarnaast vast dat u een volledige kopie van uw gegevens kunt opvragen en in welk formaat. Dat is een zin in het contract en het is het verschil tussen een verhuizing en een gijzeling.
Veelgestelde vragen
Moet mijn data per se in Nederland staan?
Zelden. Binnen de Europese Economische Ruimte is er geen extra hindernis. De vraag wordt scherper zodra de beherende partij onder buitenlands recht valt, ook als de servers in Europa staan. Voor gevoelige gegevens is dat een afweging die u met uw functionaris gegevensbescherming of een jurist maakt.
Wat is het verschil tussen een Europese cloud en een Amerikaanse met Europese servers?
De locatie van de machines en het recht waaronder de aanbieder valt, zijn twee verschillende dingen. Een Amerikaans moederbedrijf kan onder eigen wetgeving verplicht worden mee te werken aan verzoeken, ook voor gegevens die in Europa staan. Voor veel toepassingen speelt dat geen rol; voor gegevens van patiënten, cliënten of burgers meestal wel.
Wie is verantwoordelijk als de server uitvalt?
Dat hangt af van wat u heeft afgesproken. Zonder afspraak is niemand aanwijsbaar verantwoordelijk en wordt het een gesprek achteraf. Leg daarom vast wie monitort, wie gebeld wordt, binnen welke termijn er wordt gereageerd en wat er gebeurt als dat niet lukt.
Hoe weet ik of mijn back-ups werken?
Door er één keer een terug te zetten. Een back-up die nooit is hersteld, is een aanname. Vraag uw leverancier wanneer dat voor het laatst is gedaan en wat het resultaat was. Kan hij die vraag niet beantwoorden, dan is dat op zichzelf het antwoord.
Kan ik later van hostingpartij wisselen?
Dat hangt af van hoeveel eigen diensten van die aanbieder in uw software zitten. Een applicatie die op gangbare bouwstenen draait, verhuist in dagen. Een applicatie die verweven is met de specifieke diensten van één partij, is een verbouwing. Bespreek dat bij de bouw, niet bij het vertrek.