eDiscovery-software laten maken

eDiscovery staat voor het lokaliseren, veiligstellen, verzamelen en beoordelen van elektronisch opgeslagen informatie, met als doel die te gebruiken als bewijs in een civiele procedure, een strafzaak of een intern onderzoek. Dat kan gaan om e-mails, chatberichten, documenten of logbestanden, vaak verspreid over meerdere systemen en van honderden tot miljoenen berichten.

Een legal hold is daarbij een cruciale eerste stap: zodra duidelijk is dat gegevens relevant kunnen worden voor een procedure, moet worden voorkomen dat ze worden gewist of overschreven, ook als de normale bewaartermijn al is verstreken. Zonder een systeem dat dit vastlegt en afdwingt, leunt dit proces op losse afspraken en handmatige acties.

Legal hold beheer

Vastleggen welke data onder een bewaarplicht valt, wie daarvan op de hoogte is gesteld en dat automatisch verwijderen wordt geblokkeerd.

Verzamelen uit meerdere bronnen

Gestructureerd binnenhalen van e-mail, documenten en berichten uit de systemen waar uw organisatie mee werkt.

Zoeken en filteren

Doorzoekbaar maken van grote hoeveelheden ongestructureerde data op trefwoorden, datums, afzenders of onderwerp.

Deduplicatie

Dubbele bestanden en berichten automatisch herkennen, zodat reviewers niet twee keer hetzelfde document beoordelen.

Privilege- en privacyreview

Documenten markeren die onder verschoningsrecht vallen of persoonsgegevens bevatten die eerst afgeschermd moeten worden.

Audit trail

Een sluitend overzicht van wie welke data heeft bekeken, geëxporteerd of gemarkeerd, aantoonbaar richting rechter of toezichthouder.

Elektronisch bewijsmateriaal bevat vrijwel altijd persoonsgegevens: namen, e-mailadressen, soms gevoelige informatie in de inhoud van berichten. De AVG blijft onverkort van toepassing, ook wanneer data wordt verzameld voor een juridische procedure. Dat betekent dat u moet kunnen onderbouwen waarom bepaalde gegevens worden verwerkt, dat toegang wordt beperkt tot wie het echt nodig heeft, en dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig voor het doel van de procedure.

Voor de juridische context van eDiscovery in Nederland is de toelichting van ICTRecht over eDiscovery in juridisch onderzoek een goed vertrekpunt, en voor de AVG-kant de uitleg van ZyLAB over AVG-conforme eDiscovery.

eDiscovery-software haalt data doorgaans op uit e-mailsystemen, documentopslag en soms chatplatforms. Een koppeling met uw bestaande archief- of documentmanagementsysteem voorkomt dat data dubbel wordt opgeslagen. Voor de review-fase is een doorzoekbare index nodig die ook grote datasets snel doorzoekbaar houdt, met filters op metadata zoals datum, afzender en bestandstype.

Een veelgemaakte fout is pas beginnen met verzamelen zodra een procedure al loopt, terwijl relevante data dan al gewist kan zijn. Zorg dat een legal hold snel kan worden ingesteld zodra een geschil zich aandient. Let er daarnaast op dat het systeem een duidelijk onderscheid maakt tussen wat verzameld is voor de procedure en wat daarbuiten valt, om onnodige verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Bepalend is vooral het volume aan data en het aantal bronsystemen waaruit verzameld moet worden. Een eenmalige review van één mailbox vraagt weinig, een doorlopend systeem dat legal holds over meerdere afdelingen en systemen beheert aanzienlijk meer. Ook de mate van automatisering in de privilege- en privacyreview beïnvloedt de omvang van het project.

1. We brengen uw databronnen in kaart

   Welke systemen bevatten mogelijk relevante data en hoe vaak komt een legal hold voor binnen uw organisatie.

2. Kleinste werkende versie eerst

   We bouwen eerst een werkend proces voor uw belangrijkste bron, bijvoorbeeld e-mail, voordat we uitbreiden.

3. Bewezen bouwstenen waar het kan

   Zoeken, filteren en rechtenbeheer zijn beproefde onderdelen. Maatwerk zit in hoe uw organisatie een legal hold precies inricht.

4. Testen met juridische en IT-collega's

   Zij weten wat in de praktijk ontbreekt aan een bestaand proces.

5. Doorbouwen op bewijs

   Extra bronnen of geavanceerdere privilege-detectie voegt u toe zodra de behoefte blijkt.

• Bewijsbeheer-software
• Contractanalyse-software
• Privacybeheer-software