Batchbeheer-software laten maken

Batchbeheer is het registreren van partijen door de hele keten binnen uw bedrijf: welke grondstofpartijen zijn ontvangen, in welke productiebatches ze zijn verwerkt, welke controles daarbij zijn gedaan, en in welke eindproducten en leveringen ze zijn terechtgekomen. Die keten moet twee kanten op te volgen zijn: van een klacht over een eindproduct terug naar de grondstof, en van een afgekeurde grondstofpartij vooruit naar alle leveringen waar die in zit.

Standaard-ERP kan hier vaak iets van, maar wringt zodra uw proces afwijkt: mengen en splitsen van partijen, herverwerking, bulk en verpakt door elkaar. Maatwerk volgt uw werkelijke proces, zodat registratie geen extra administratie is maar een bijproduct van het werk aan de lijn.

De kern is een sluitende registratie per batch. Daaromheen zijn dit de functies die vaak het verschil maken:

• Batch- en partijregistratie: ontvangst van grondstofpartijen, aanmaak van productiebatches, en de verbanden daartussen, ook bij mengen, splitsen en herverwerken.
• Traceerbaarheid heen en terug: met een druk op de knop een overzicht van alle betrokken partijen en leveringen, als basis voor een recall of blokkade.
• Houdbaarheid en status: THT- en herkeuringsdatums, quarantaine, vrijgave en blokkade per partij, met signalering voordat iets verloopt.
• Kwaliteitscontroles: metingen en checks per batch vastleggen, met grenswaarden en een vrijgavestap voordat een batch verder mag.
• Registratie aan de lijn: invoer via scanners en tablets, met gewichten rechtstreeks van de weegschaal in plaats van overgetypt.
• Etikettering: batchnummer, datums en barcodes op partij- en verzendetiketten drukken.

Voor levensmiddelenbedrijven geldt een wettelijke traceerbaarheidsplicht: u moet kunnen aantonen van wie u grondstoffen ontving en aan wie u producten leverde, een stap terug en een stap vooruit in de keten, en bij een onveilig product tijdig kunnen terughalen en melden. De NVWA houdt hier toezicht op. Ook in chemie en farma gelden per sector eigen eisen aan partijregistratie en documentatie; welke dat precies zijn, hangt af van uw producten en afnemers en blijft de verantwoordelijkheid van uw kwaliteitsafdeling.

Voor etikettering en identificatie in de keten zijn de GS1-standaarden gangbaar: barcodes waarin naast het artikelnummer ook batchnummer en datums gecodeerd zijn, zodat afnemers uw partijen automatisch kunnen inlezen. De software kan die etiketten genereren en inkomende GS1-barcodes scannen, wat overtypfouten bij ontvangst en verzending scheelt.

Batchbeheer staat middenin uw operatie en koppelt daarom met wat er al staat: het ERP voor artikelen, orders en voorraad, weegschalen en scanners aan de lijn voor registratie zonder toetsenbord, en etiketprinters voor partij- en verzendlabels. Waar machines of sensoren data leveren, zoals temperaturen of procesparameters, kan die per batch worden meegelogd.

Belangrijk is dat de registratie ook doorloopt als het even tegenzit: een scanner die offline een buffer bijhoudt, en duidelijke correctieprocedures met vastlegging van wie wat wijzigde. Een traceerketen is zo sterk als de zwakste registratie.

De grootste valkuil zit in de gaten: een tussenstap die niet geregistreerd wordt, een restpartij die zonder nummer terug de silo in gaat, een correctie die buiten het systeem om loopt. Ontwerp de registratie daarom rond het werkelijke proces aan de lijn, inclusief de uitzonderingen, en maak registreren makkelijker dan overslaan.

Oefen daarnaast de recall: een systeem dat in theorie kan traceren maar waar niemand mee geoefend heeft, helpt weinig als het erop aankomt. Een goede test is dat u van een willekeurige batch zonder zoekwerk het volledige overzicht trekt.

Bepalend zijn de complexiteit van uw proces (mengen, splitsen, herverwerking), het aantal registratiepunten aan de lijn, de koppelingen met ERP, weegschalen, scanners en printers, en de eisen aan kwaliteitsregistratie en vrijgave. Een enkele productielijn met ontvangst, productie en verzending is aanzienlijk lichter dan een fabriek met bulkstromen en meerdere locaties. We beginnen bij de stroom waar een recall nu het meeste zoekwerk zou kosten.

We lopen eerst uw proces na, van ontvangst tot verzending, en bepalen waar partijen ontstaan, samengaan en het pand verlaten. Daarna bouwen we de kernregistratie met traceerbaarheid heen en terug, gevolgd door registratie aan de lijn met scanners en weegschalen. Vervolgens komen kwaliteitscontroles, vrijgave en etikettering, en de koppeling met uw ERP. Elke stap maakt de keten aantoonbaar sluitender.

• Assortimentsplanning-software
• Leveranciersrisico-software laten maken
• Alle software op maat