applatenmaken.com/werkplaatsplanning met seizoenspiek
App voor werkplaatsplanning bij motoren laten maken
Een motorbedrijf verdient zijn jaar in een paar maanden. Zodra het weer omslaat, wil iedereen tegelijk zijn motor terug uit de stalling, met een beurt, nieuwe banden en een keuring. In de winter staat de werkplaats half leeg en in maart passen er drie weken werk in één. Een agenda die alleen afspraken kent, helpt daar niet bij.
Waar dit om draait
Het probleem is niet de planning van één dag maar de verdeling over het seizoen. In november komt een motor binnen voor stalling, en op dat moment weet u al dat hij in maart terug moet met onderhoud. Dat is vier maanden vooruit bekende capaciteitsvraag die nu meestal nergens staat.
Wie die vraag wel vastlegt, kan hem spreiden. Een klant die in februari al klaar wil zijn, krijgt een aantrekkelijker afspraak dan iemand die op de eerste zonnige zaterdag belt. Dat is niet alleen planning maar ook omzet: werk dat u in de winter uitvoert, is werk dat in maart ruimte vrijmaakt.
Wat de software moet kunnen
De kern is een werkplaatsagenda die weet wat er aankomt, niet alleen wat er is afgesproken.
- Stallingscontracten met begin- en einddatum en de afgesproken werkzaamheden bij ophalen.
- Verwachte capaciteitsvraag per week, opgebouwd uit stalling, periodiek onderhoud en keuringen.
- Werkplaatsplanning per monteur en per brug, met de doorlooptijd per soort klus.
- Wachtlijst met voorkeuren, zodat een uitgevallen afspraak direct wordt opgevuld.
- Onderdelen die per klus besteld moeten worden, met zicht op wat de planning blokkeert.
- Klantcommunicatie: bevestiging, herinnering en bericht wanneer de motor klaar is.
Spreiden begint bij de stalling
Hier ligt de grootste winst en die zit niet in de agenda maar in het gesprek van november. Op het moment dat een klant zijn motor brengt, spreekt u af wanneer hij hem weer wil hebben en welk onderhoud er dan gebeurd moet zijn. Dat legt u vast als voorlopige planning, en het systeem toont hoeveel er al op elke week staat.
Ziet u dat de derde week van maart vol zit terwijl februari leeg is, dan kunt u dat sturen terwijl er nog tijd is. Wie dat pas in maart ziet, kan alleen nog nee verkopen. Wat u aan sturingsmiddel gebruikt, is aan u; wij zorgen dat de bezetting per week zichtbaar is op het moment dat de afspraak wordt gemaakt.
Onderdelen bepalen de doorlooptijd, niet de uren
Een beurt is drie uur werk, maar als er een onderdeel besteld moet worden dat twee dagen onderweg is, staat de motor twee dagen op de brug of moet de klant twee keer komen. In de piek is dat precies wat de werkplaats verstopt.
Daarom hoort de onderdelenkant in dezelfde planning. Bij het inplannen is zichtbaar wat er op voorraad ligt en wat besteld moet worden, en een klus die wacht op onderdelen bezet geen brug. Bij oudere modellen speelt bovendien dat een onderdeel soms weken duurt of niet meer leverbaar is; dat wilt u weten bij het maken van de afspraak en niet op de dag zelf.
Integraties en techniek
Aan de ene kant staat uw onderdelenvoorraad en de bestelling bij de importeur, aan de andere kant uw facturatie. Daartussen zit de werkplaats zelf, waar een monteur op een tablet ziet wat er op zijn brug staat en wat de klus omvat.
Voor de klant werkt een bevestiging en een bericht wanneer de motor klaar is; dat scheelt telefoontjes in de drukste weken. Welke koppelingen mogelijk zijn hangt af van uw pakketten en van wat uw importeur aanbiedt; dat inventariseren we vooraf.
Waar u op let
Onderschat de doorlooptijden niet. Werkplaatsplanning valt of staat bij realistische tijden per kluscategorie, en die zijn bij de meeste bedrijven optimistischer dan de werkelijkheid. Begin met de tijden die u nu hanteert, meet een seizoen, en stel ze daarna bij.
Let ook op de wachtlijst. In de piek valt er dagelijks iets uit, en een lege brug in maart is duur. Een wachtlijst met voorkeuren die automatisch wordt aangeboden, levert meer op dan welke optimalisatie van de planning ook.
Wat de kosten bepalen
Drie dingen: of stalling meemoet, of de onderdelenkant in de planning wordt meegenomen, en of er klantcommunicatie bij hoort. Alleen een werkplaatsagenda is een overzichtelijk traject; agenda met stalling, onderdelen, wachtlijst en berichten aan klanten is een veelvoud.
Wat in de praktijk het meeste tijd kost, staat in geen functielijst: het vastleggen van uw kluscategorieën met realistische doorlooptijden. Dat is werk dat u zelf moet doen en dat bepaalt of de planning klopt.
In stappen naar werkplaatsplanning op maat
- We nemen een afgelopen seizoen door en kijken waar de piek precies knelde.
- We leggen de kluscategorieën vast met doorlooptijd en benodigde onderdelen.
- We bouwen de werkplaatsagenda met bezetting per week, want dat is de kern.
- Daarna stalling en de vooruitgeplande vraag, en pas als die staan de wachtlijst en de klantberichten.
- We draaien een piek mee en dragen over aan werkplaats en receptie.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon een agendapakket?
Omdat een agenda alleen weet wat er is afgesproken en niet wat er aankomt. De helft van uw voorjaarswerk is in november al bekend uit de stallingscontracten. Een systeem dat die vraag meeneemt, laat in december zien dat maart vol loopt; een agenda laat dat in maart zien, als er niets meer aan te doen is.
Kunnen we de piek echt spreiden?
Gedeeltelijk, en dat is al veel waard. Een deel van uw klanten heeft geen harde voorkeur voor maart en is te verleiden naar februari als u dat op het juiste moment vraagt. Dat werkt alleen als degene die het gesprek voert ziet hoe vol elke week zit. Hoeveel u kunt spreiden hangt af van uw klantenkring; wij maken het stuurbaar, niet gegarandeerd.
Houdt het rekening met onderdelen die niet leverbaar zijn?
Het laat bij het inplannen zien wat er op voorraad is en wat besteld moet worden, en een klus die wacht op onderdelen bezet geen brug. Of een onderdeel bij uw importeur leverbaar is, hangt af van de koppeling die daarvoor beschikbaar is; dat inventariseren we vooraf. Bij oudere modellen blijft dat vaak handwerk.
Werkt de wachtlijst automatisch?
Het systeem stelt voor wie er past bij een vrijgekomen plek, op basis van de voorkeuren die zijn vastgelegd. Het benaderen van die klant laten we bewust een handeling van een mens, want in de piek wil je zelf bepalen wie je belt. Volledig automatisch verzetten levert meestal meer gedoe op dan het scheelt.
Kan de klant zelf online een afspraak maken?
Dat kan, maar wees voorzichtig met wat u openzet. Als klanten vrij kunnen kiezen, boeken ze allemaal de zaterdagen in maart en verliest u juist het sturingsmiddel. Wat meestal werkt is online alleen de weken openstellen waar u ruimte wilt vullen; dat is een instelling die u zelf in de hand houdt.
Van wie is de software na oplevering?
Van u. Code en omgeving staan op uw naam, zodat u niet vastzit aan een leverancier voor elke wijziging.