Seizoensvoorraad-software voor landbouwonderdelen laten maken

Standaard voorraadbeheer stuurt op omloopsnelheid en een servicegraad die het hele jaar gelijk is. In de landbouw werkt dat niet, omdat de kosten van niet-leveren extreem verschillen per week. Een keerring die in februari drie weken mag duren, moet in september binnen twee uur op de trekker liggen.

Daar komt bij dat de piek niet op een vaste datum ligt. Het weer schuift de oogst, en daarmee schuift uw vraagpatroon. Een systeem dat op historische maandcijfers stuurt, loopt structureel achter op wat er dit jaar gebeurt. Wat u nodig heeft is een voorraadnorm die meebeweegt met het seizoen en met de machines die bij uw klanten draaien.

• Voorraadnormen per artikel die per periode verschillen, niet één norm voor het hele jaar.
• Artikelen koppelen aan machinetypen en aan het seizoen waarin die machines draaien.
• Kritieke onderdelen apart behandelen: die waarvan stilstand direct geld kost.
• Levertijden van leveranciers meewegen, inclusief hun eigen seizoensdrukte.
• Signaleren wanneer er besteld moet worden om vóór de piek binnen te zijn.
• Zicht op wat er bij klanten in het veld draait, zodat u weet welke onderdelen ertoe doen.

Steeds meer dealers beloven klanten dat kritieke onderdelen tijdens het seizoen binnen een bepaalde termijn beschikbaar zijn. Dat is commercieel sterk en het is duur, want u legt voorraad aan die er misschien niet uit gaat. De vraag is dus niet of u die belofte doet, maar op welke onderdelen.

Dat vraagt om een lijst die u onderbouwt in plaats van aanvoelt: welke onderdelen leggen een machine daadwerkelijk stil, hoe vaak falen ze, welke machines van dat type draaien er in uw gebied, en wat kost de leverancier aan levertijd tijdens zijn eigen piek. Die vier samen bepalen wat u op voorraad legt.

Wij bouwen dat als een berekening die u kunt bijstellen, niet als een vaste lijst. Verandert uw machinepark of komt er een nieuw type bij, dan schuift de lijst mee. Dat is precies het punt waarop een spreadsheet die één keer per jaar wordt bijgewerkt tekortschiet.

Dit hangt in de praktijk aan drie systemen: uw voorraad- en verkoopadministratie, de bestelkant richting uw leveranciers, en de werkplaats waar onderdelen verbruikt worden. Zonder die laatste ziet u wel wat er is verkocht maar niet wat er in reparaties is gegaan, en dat is een flink deel van uw verbruik.

Waar het bijzonder wordt is de koppeling met machinegegevens. Weet u welke machines er bij uw klanten staan en hoeveel draaiuren die maken, dan kunt u onderhoud en slijtdelen voorspellen in plaats van afwachten. Of dat kan hangt af van wat de fabrikant beschikbaar stelt; dat verschilt sterk per merk en dat zoeken we vooraf uit.

Let op de kwaliteit van uw artikelgegevens. Een voorraadberekening is zo goed als de koppeling tussen artikelnummers en machinetypen, en die is bij veel dealers historisch gegroeid en onvolledig. Dat opschonen is werk dat vooraf gaat aan de software en dat u zelf moet doen.

Denk ook na over uw eigen voorraadruimte. Een systeem dat adviseert om voor de piek in te kopen, is nutteloos als het magazijn dan al vol ligt. De beperkingen van uw locatie horen in het model, anders krijgt u adviezen die niet uitvoerbaar zijn.

Het aantal artikelen weegt minder dan de complexiteit van uw normen. Twee periodes met elk een eigen norm is overzichtelijk; normen per machinetype, per regio en per klantafspraak is aanzienlijk meer. Daarnaast telt of de bestelkant richting leveranciers meemoet.

De post die vaak wordt vergeten is het opschonen van uw artikelgegevens. Dat is uw eigen werk en het bepaalt of de berekening klopt. Wij zeggen vooraf hoeveel dat naar verwachting kost, want een systeem op vervuilde gegevens geeft adviezen die uw werkplaats niet vertrouwt.

1. We bepalen welke onderdelen kritiek zijn en waarom, met uw werkplaats erbij.
2. We brengen uw seizoenspatroon in kaart op basis van uw eigen verbruikscijfers.
3. We bouwen de normen per periode en de signalering richting inkoop.
4. Daarna de koppeling met verkoop en werkplaats, zodat het verbruik compleet is.
5. We dragen over aan inkoop en magazijn, met een evaluatie na het eerste seizoen.

• Slimme landbouw-software laten maken
• ULO-cel bewaarregistratie
• Assortimentsplanning-software