Wagenparkbeheer-apps: de volledige gids

Een installatiebedrijf met dertig bussen, een thuiszorgorganisatie met tweehonderd auto's, een gemeente met dienstvoertuigen van veegwagen tot elektrische bakfiets. Elk heeft een fleetmanager, en die heeft een spreadsheet. Die spreadsheet is de wagenparkbeheer-app in wording.

Wagenparkbeheer is een register per kenteken: wie erin rijdt, wat eraan moet gebeuren, wat het kost. Alles wat met een voertuig gebeurt, landt daar.

Het is niet hetzelfde als rittenregistratie, die per rit vastlegt wat er is gereden en waarom. En het is niet hetzelfde als routeplanning, die bepaalt wie waarheen gaat. Beide hebben het register nodig: welke auto bestaat, wie erin mag, of hij beschikbaar is. Het register is de basis waar de andere apps op bouwen.

De omvang bepaalt de vorm. Bij tien voertuigen gaat het om termijnen niet missen. Bij honderd komt de vraag welke voertuigen te duur zijn en welke te weinig worden gebruikt. Bij duizend is het een inkoopvraag: welke leaseconstructie, welke overstap naar elektrisch, welke laadinfrastructuur.

Een deel van wat de fleetmanager bijhoudt, is niet handig maar verplicht. De termijnen verschillen per soort voertuig en per gebruik, en dat is waarom de spreadsheet het niet volhoudt.

APK

de periodieke keuring, met een frequentie die per voertuigsoort en leeftijd verschilt

Rijbewijs

de bestuurder moet bevoegd zijn voor het voertuig, en dat moet u controleren

Tachograaf

voor vrachtvervoer boven het gewicht waar de rijtijdenregels gelden

Boetes

de kentekenhouder ontvangt de boete; wie reed, moet terug te vinden zijn

De boete is de verplichting die het vaakst tot discussie leidt. Een verkeersboete gaat naar de kentekenhouder, en dat is de zaak. Wie de boete wil doorbelasten of wil weten wie er reed, moet per moment kunnen zeggen wie het voertuig had. Dat vraagt om een uitgifte- en innameregistratie, of om een koppeling met de rittenregistratie.

De rijbewijscontrole is de verplichting die het vaakst wordt vergeten. Een werkgever die een medewerker laat rijden zonder geldig rijbewijs, heeft bij een ongeval een probleem. Een periodieke controle, vastgelegd met datum, is klein werk en groot bewijs.

De functies zijn overzichtelijk. Wat ze goed maakt, is dat alles per kenteken landt, zodat de vraag 'wat kost deze bus ons' een antwoord heeft.

• Dossier per voertuig. Kenteken, soort, lease of eigendom, verzekering, uitrusting, foto's en documenten.
• Termijnen met waarschuwing. APK, onderhoud, verzekering, einde lease, winterbanden. Vooraf bericht aan wie het regelt.
• Uitgifte en inname. Wie heeft het voertuig, sinds wanneer, met welke tellerstand en in welke staat.
• Schade met foto en rit. Een schademelding met beeld, plaats, tijd en de bestuurder van dat moment.
• Kosten per kenteken. Brandstof of laden, onderhoud, schade, lease en boetes bij hetzelfde voertuig.
• Bestuurdersdossier. Rijbewijs, controle, bevoegdheden en welke voertuigen iemand mag rijden.

De kosten per kenteken zijn de reden om dit te bouwen. Brandstof zit bij de tankpas, onderhoud bij de garage, schade bij de verzekeraar, lease bij de leasemaatschappij. Zolang die vier bij vier verschillende partijen staan, weet niemand wat een voertuig kost. De app brengt ze samen, en dan blijkt welke bus de duurste van de vloot is.

Wat er niet in hoeft: routeplanning, rittenregistratie en urenregistratie van chauffeurs. Die zijn elk een eigen onderwerp en horen te koppelen aan het register, niet erin te zitten.

De uitrusting per voertuig is een onderschat onderdeel. Een bus met een trekhaak, een dakdrager en een gereedschapsinrichting is een ander voertuig dan dezelfde bus leeg. Wie welke uitrusting heeft, bepaalt welke bus voor welke klus kan, en het bepaalt bij inlevering van de lease wat er moet worden gedemonteerd. Leg het vast bij het kenteken.

Een wagenparkbeheer-app sneuvelt zelden op de termijnen; die zijn goed te bouwen. Hij sneuvelt op de koppeling tussen voertuig en bestuurder, omdat die op de werkvloer moet gebeuren.

De poolauto is de zwaarste test. Een auto die door twintig mensen wordt gebruikt, heeft twintig keer per week een uitgifte en een inname. Als dat meer dan een paar tikken kost, gebeurt het niet, en dan is de poolauto van niemand. Ontwerp de uitgifte daarom voor de haast: scan het kenteken, tik de tellerstand, maak één foto, klaar.

Vrijwel alle gegevens van een wagenpark ontstaan bij een andere partij. Zonder koppelingen typt de fleetmanager ze over uit facturen, en dan zijn de kosten per voertuig een schatting.

Begin met de tankpas of de laadpas. Die koppeling is meestal een export die de passenleverancier al biedt, en hij levert direct de grootste kostenpost per voertuig. De leasemaatschappij volgt; daar gaat het om de einddatum en de kilometerbundel, twee dingen die te laat ontdekken geld kost.

De koppeling met de garage is het lastigst, omdat het vaak meerdere garages zijn zonder gedeeld systeem. Een praktische tussenstap is dat de garage de factuur mailt naar een adres dat de app leest, met het kenteken in het onderwerp.

Dertig of driehonderd voertuigen maakt voor de bouw weinig uit. Wat het verschil maakt, is hoeveel soorten het zijn en met hoeveel partijen de gegevens moeten worden uitgewisseld.

Soorten

personenauto, bus, vrachtwagen en elektrisch hebben elk eigen termijnen en regels

Partijen

elke tankpas, garage, leasemaatschappij en verzekeraar is een eigen koppeling

Pool

voertuigen met wisselende bestuurders vragen om uitgifte en inname op de vloer

Laden

elektrische voertuigen brengen laadpassen, thuisladen en verrekening mee

De eerlijke vraag vooraf: uw leasemaatschappij of uw tankpasleverancier biedt vrijwel zeker een portaal met een deel hiervan. Dat is goed genoeg als uw hele vloot bij één partij zit. Maatwerk loont zodra de vloot verdeeld is over meerdere partijen, zodra er poolauto's zijn, of zodra u de kosten per kenteken echt wilt kennen in plaats van per factuur.

De volgorde hieronder begint bij de spreadsheet van de fleetmanager. Die bevat meer dan u denkt, en de gaten erin vertellen wat de app eerst moet doen.

1. Zet de vloot op een rijPer kenteken: soort, eigendom of lease, verzekering, termijnen, vaste bestuurder. Dit is de startlijst.
2. Bouw de termijnen met eigenaarAPK, onderhoud, lease, rijbewijscontrole. Elke termijn krijgt iemand die de waarschuwing krijgt.
3. Bouw de uitgifte en innameScan, tellerstand, foto. Test het met de poolauto die het vaakst wisselt.
4. Koppel de tankpas of laadpasDe grootste kostenpost per kenteken, met een signaal bij afwijkend verbruik.
5. Voeg schade en boetes toeMet foto, plaats, tijd en de bestuurder van dat moment. Koppel aan de rittenregistratie als die er is.
6. Kijk per kwartaal naar de kosten per voertuigWelke bus is de duurste, welke wordt het minst gebruikt. Dat is de eigenlijke opbrengst.