Rittenregistratie-apps: de volledige gids

Wie een auto van de zaak ook privé gebruikt, krijgt bijtelling: een bedrag bij het inkomen. Wie kan aantonen dat het privégebruik beperkt is gebleven, ontkomt daaraan. Dat aantonen gebeurt met een rittenregistratie die sluitend is: elke kilometer op de teller is terug te vinden in een rit.

Een rittenregistratie is een bewijsstuk. Alles wat de app doet, moet dat bewijs sterker maken, niet handiger.

Dat onderscheidt hem van een kilometerregistratie voor eigen vervoer, waar het om een vergoeding gaat, en van een wagenparkbeheer-app, waar het om onderhoud en kosten gaat. Bij rittenregistratie gaat het om één getal aan het eind van het jaar, en om de vraag of dat getal standhoudt bij een controle.

Wie het gebruikt: de ondernemer met een auto op de zaak, de werknemer met een leaseauto die de bijtelling wil vermijden, en de werkgever met een wagenpark die wil kunnen aantonen dat de bussen niet privé worden gebruikt. Drie groepen, drie varianten van dezelfde vraag.

De eisen zijn concreet en staan bij de Belastingdienst. Ze gelden voor elke rit, ook de privérit naar de supermarkt, want zonder die rit sluit de registratie niet.

Per rit

datum, beginstand en eindstand van de kilometerteller

Adressen

vertrek- en aankomstadres, en de route als die afwijkt van de gebruikelijke

Karakter

zakelijk of privé; bij zakelijk ook wie of wat is bezocht

Sluitend

de som van alle ritten is gelijk aan het verschil op de teller

Twee eisen worden het vaakst onderschat. De eerste is het moment: een registratie die aan het eind van de maand uit de agenda is gereconstrueerd, wordt bij een controle als onbetrouwbaar gezien. De tweede is de privérit: wie alleen zakelijke ritten vastlegt, heeft geen sluitende registratie en dus geen bewijs.

Er bestaat een keurmerk voor ritregistratiesystemen, uitgegeven door een onafhankelijke stichting. Een systeem met keurmerk voldoet aantoonbaar aan de eisen en de Belastingdienst weet dat. Een eigen app heeft dat keurmerk niet vanzelf. Dat is geen reden om het niet te bouwen, maar wel een reden om de bewijskracht serieus te nemen: onveranderbare vastlegging, tijdstempels en een audittrail.

De functies volgen uit de eisen. Wat ze goed of slecht maakt, is of ze de bestuurder helpen zonder hem te laten typen, en of ze het bewijs sterker maken.

• Rit vastleggen op het moment. Automatisch via de auto of de telefoon, of met één tik bij start en stop. Niet achteraf.
• Karakter kiezen. Zakelijk of privé, met bij zakelijk de klant of het doel. Vaste adressen als keuze.
• Sluitcontrole. De app vergelijkt de som van de ritten met de tellerstand en meldt het gat.
• Onveranderbare historie. Een correctie staat naast de oorspronkelijke rit, met tijdstip en reden.
• Jaaroverzicht. Zakelijk en privé opgeteld, per auto, als export die op zichzelf leesbaar is.
• Meerdere auto's en bestuurders. Voor een wagenpark: wie reed wanneer in welke auto.

Automatisch vastleggen kan op twee manieren: via een kastje in de auto dat de ritten doorgeeft, of via de locatie van de telefoon. Het kastje is betrouwbaarder en zwaarder; de telefoon is lichter en mist ritten als hij uitstaat. Beide raken de privacy van de bestuurder, ook buiten werktijd, en dat vraagt om afspraken die op papier staan voordat de app wordt uitgerold.

De tellerfoto is een klein onderdeel met veel bewijskracht. Als de bestuurder maandelijks een foto van de teller maakt in de app, met tijdstempel en positie, heeft u een reeks ijkpunten die de registratie verankert. Een controleur die ziet dat de teller elke maand is gefotografeerd en dat de ritten ertussen sluiten, heeft weinig meer te vragen.

Bij een controle kijkt de Belastingdienst niet alleen naar de ritten, maar naar de aannemelijkheid van de registratie als geheel. Een lijst die er te netjes uitziet, roept vragen op.

De tankbeurt is een klassieker. Een omweg naar het tankstation is een rit, en als hij ontbreekt, sluit de registratie niet. Hetzelfde geldt voor een werkplaatsbezoek waarbij de monteur een proefrit maakt. Een app die het gat met de teller meldt, dwingt de gebruiker om ook die ritten vast te leggen, en dat is precies wat een controleur wil zien.

Een rittenregistratie die alles zelf bijhoudt, vraagt veel van de bestuurder. Drie koppelingen halen dat werk weg en maken het bewijs sterker.

De koppeling met de auto is de sterkste, omdat de tijdstempel dan niet van de gebruiker komt. Veel nieuwere auto's kunnen ritgegevens delen via de fabrikant; anders is er het kastje. Beide vragen een afweging over privacy, zeker bij een werknemer die de auto ook privé rijdt: wat ziet de werkgever van de privéritten? Het antwoord hoort te zijn: dat ze bestaan en hoe lang ze waren, niet waarheen.

De agendakoppeling is de tweede. Een afspraak met een adres wordt een voorstel: deze rit was zakelijk, naar deze klant. De bestuurder bevestigt. Dat haalt het typen weg zonder dat de app iets aanneemt.

Of er tien of tienduizend ritten per jaar worden gereden, maakt voor de bouw niet uit. Wat het verschil maakt, is hoe de rit wordt vastgelegd en hoe zwaar het bewijs moet zijn.

Vastleggen

handmatig met één tik, via de telefoon of via een kastje in de auto

Bewijs

onveranderbare historie, tijdstempels en een audittrail raken het hele ontwerp

Wagenpark

meerdere auto's met wisselende bestuurders vraagt om een eigen laag

Privacy

afspraken en techniek over wat de werkgever wel en niet ziet

De eerlijke vraag vooraf, en die weegt hier zwaarder dan bij andere apps: er bestaan systemen met een keurmerk, en de Belastingdienst kent ze. Voor een enkele ondernemer of een klein wagenpark is zo'n systeem vrijwel altijd de betere keus. Maatwerk loont als u een groot wagenpark heeft met eigen koppelingen, als de rittenregistratie onderdeel is van een bredere app voor uw chauffeurs, of als u zelf een platform bouwt waarin ritregistratie een functie is.

De eerste stap is geen software. Voor een bestelauto die alleen zakelijk wordt gebruikt, is een verklaring de betere route en is er geen registratie nodig.

1. Kies de route per autoVerklaring uitsluitend zakelijk gebruik, verklaring geen privégebruik, of rittenregistratie. Per auto en per bestuurder.
2. Leg de privacyafspraken vastWat de werkgever ziet van privéritten, en wat niet. Op papier, voordat de app wordt uitgerold.
3. Bouw het vastleggen op het momentAutomatisch waar het kan, één tik waar het moet. De tijdstempel komt van de app, niet van de gebruiker.
4. Bouw de sluitcontroleDe som van de ritten tegen de tellerstand, met een melding bij een gat. Dit is het onderdeel dat het bewijs draagt.
5. Koppel de auto of de agendaWat het typen wegneemt zonder aannames. Begin met de agenda, dat is het kleinste werk.
6. Controleer maandelijks met een tellerfotoEen foto van de teller, vergeleken met de registratie. Wie dat elke maand doet, heeft aan het eind van het jaar geen verrassing.