Voertuiginspectie-apps: de volledige gids

Een chauffeur die om zes uur vertrekt, loopt niet met een klembord om zijn wagen. Als de controle niet in zijn zak past en niet in twee minuten klaar is, gebeurt hij niet, en dan is het formulier een leugen die het bedrijf zelf ondertekent.

Een voertuiginspectie-app is de controle die de bestuurder elke dag doet, met een foto als bewijs en een gebrek dat iemand oplost.

Het onderscheid met de buren is het ritme en de uitkomst. De keuring-app gaat over de periodieke keuring van een arbeidsmiddel tegen een norm, met een certificaat en een volgende datum; voor voertuigen is dat de APK en wat de werkplaats daaromheen doet. De wagenparkbeheer-app is het register: welke voertuigen, welke bestuurders, welke termijnen, welke kosten. De voertuiginspectie-app zit daartussen: elke dag, door de bestuurder, met een bevinding die naar het register en de werkplaats gaat.

De gebruikers zijn de bestuurder, de planner en de werkplaats. De bestuurder doet de controle en meldt schade en gebreken. De planner ziet welke voertuigen vandaag niet mogen rijden en plant om. De werkplaats, eigen of extern, krijgt het gebrek met foto en voertuig en meldt het opgelost. De wagenparkbeheerder ziet het geheel: welke voertuigen steeds terugkomen, welke bestuurders schade rijden, welke controles worden overgeslagen.

De toepassingen lopen van een installatiebedrijf met twintig bestelbussen tot een transporteur met tweehonderd trekkers, van een taxibedrijf tot een gemeentelijke buitendienst met veegwagens, van een verhuurder van bestelwagens tot een koeriersdienst met wisselende chauffeurs. Wat ze delen: een voertuig dat de weg op gaat, een bestuurder die daarvoor verantwoordelijk is en een schade die pas telt als hij is vastgelegd.

De wet stelt eisen aan het voertuig op de weg en houdt de bestuurder verantwoordelijk. Wat de wet niet zegt, is hoe een bedrijf ervoor zorgt dat tweehonderd bestuurders dat elke ochtend doen. Daar is de lijst voor.

Banden

profiel, spanning en zichtbare schade, per as; een foto van een twijfelgeval in plaats van een schatting

Licht

alle verlichting en de reflectoren, met de motor aan; bij een aanhanger ook de stekker

Lading

vastgezet, binnen de maten en het gewicht, met de documenten erbij; bij gevaarlijke stoffen de extra lijst

Papieren

kentekenbewijs, verzekering, eventueel de vergunning of het keuringsbewijs; de app kent de vervaldata

De volgorde van de lijst is de volgorde van de rondgang: linksvoor, achter, rechtsvoor, cabine. Een lijst die de bestuurder drie keer om de wagen laat lopen, wordt vanaf de cabine ingevuld. Een lijst die met de rondgang meeloopt en de camera opent waar een foto hoort, wordt gedaan. Dat verschil zit niet in de techniek maar in wie de lijst heeft gemaakt: de veiligheidskundige aan een bureau of de chauffeur op het terrein.

Niet elk gebrek is gelijk. Een kapotte binnenverlichting is een melding voor de werkplaats; een band met een snee is een reden om niet te vertrekken. De app kent per punt de ernst en handelt ernaar: melden, of blokkeren met een bericht aan de planner. Een bestuurder die zelf moet inschatten of hij mag rijden, rijdt; een app die het voor hem beslist, haalt die druk weg.

De discussie over een kras bij het inleveren van een leasewagen is niet te winnen zonder foto van de dag ervoor. De discussie met een verzekeraar over een aanrijding is niet te winnen zonder foto's van de plek. De app maakt die foto's op het moment dat ze nog te maken zijn.

De schademelding is ook het moment waarop de bestuurder het meest gebaat is bij een goede app. Hij staat langs de weg, is geschrokken en moet iets doen wat hij zelden doet. De app leidt hem: foto's van vier kanten, de omgeving, de tegenpartij, een schets als dat kan, en een knop naar de planner. Een bestuurder die zelf moet bedenken wat hij moet vastleggen, vergeet de helft.

Bij leasevoertuigen heeft de historie een tweede functie. Bij inlevering beoordeelt de leasemaatschappij de schade tegen een norm, en wat niet is gemeld, wordt in rekening gebracht. Een dossier per voertuig met alle foto's van intrek tot inlevering is het enige verweer, en het is een verweer dat de app zonder extra werk opbouwt uit de dagelijkse controles.

De installateur controleert zijn bus op gereedschap en ladder; de chauffeur van een trekker controleert de koppeling en de tachograaf; de taxichauffeur controleert het interieur en de meter. Eén lijst voor alle drie is voor alle drie verkeerd.

Voertuigen met meerdere bestuurders per dag zijn het lastigst. Bij een dienstwissel is de vraag wie een schade heeft gereden, en zonder controle bij overname weet niemand het. De app maakt de overname een moment: de nieuwe bestuurder loopt de ronde, ziet de schade die er al was en meldt wat nieuw is. Dat is geen wantrouwen maar duidelijkheid, en de meeste chauffeurs zijn er blij mee.

Voor vrachtwagens komt de tachograaf erbij, en die heeft eigen regels over rij- en rusttijden waar de app niets aan verandert maar wel rekening mee moet houden: een controle die tien minuten kost, is tien minuten die ergens vandaan komen. Houd de lijst kort en laat de app de vaste gegevens invullen: voertuig, bestuurder, kilometerstand uit de vorige rit, en alleen vragen wat vandaag anders kan zijn.

Een voertuiginspectie-app zonder koppeling is een tweede register dat na een maand afwijkt van het eerste. De voertuigen, de bestuurders en de ritten bestaan al ergens; de app hoort daaruit te lezen.

Wagenpark

voertuigen met kenteken, type en termijnen uit het wagenparkbeheer; de controles en gebreken gaan terug naar hetzelfde voertuig

Planning

welke bestuurder vandaag welk voertuig heeft; een geblokkeerd voertuig is direct zichtbaar voor de planner

Werkplaats

gebreken als opdracht naar de eigen werkplaats of de externe garage, en de terugmelding als sluiting

Dossier

de schademelding met foto's en het schadeformulier als dossier, aan te leveren aan de verzekeraar of de leasemaatschappij

De koppeling met de planning is de meest onderschatte. Een voertuig dat 's ochtends wordt geblokkeerd door een gebrek, moet binnen een minuut bij de planner zijn, met een vervangend voertuig als dat er is. Zonder die koppeling belt de bestuurder, en dan had de app net zo goed een papieren formulier kunnen zijn.

Boordcomputers en telematica zijn een aparte bron. Sommige voertuigen melden zelf hun kilometerstand, foutcodes en bandenspanning, en de app hoeft die dan niet te vragen. Waar die gegevens er zijn, worden ze de basis van de controle; waar ze er niet zijn, vraagt de app ze. Een app die de chauffeur laat overtikken wat de wagen al weet, verliest hem op dag één.

Een app met een lijst en een camera is snel gebouwd. Een app die een voertuig blokkeert, de planner waarschuwt, de werkplaats aanstuurt en een schadedossier opbouwt dat de leasemaatschappij accepteert, is meer ontwerp dan code.

Typen

één voertuigtype is één lijst; bestelbus, trekker, taxi en machine zijn vier lijsten met eigen ernstregels

Planning

een planningssysteem met een koppelvlak is werk; een planning in een spreadsheet is eerst een ander project

Werkplaats

een eigen werkplaats is één stroom; tien externe garages zonder account zijn een link per opdracht

Telematica

voertuigen die zelf melden, maken de controle korter, maar elke leverancier heeft een eigen koppelvlak

Wat meestal meevalt: de lijst, de foto en de offline-opslag. Wat tegenvalt: de blokkade. Een voertuig dat niet mag rijden, raakt de planning, de klant en de chauffeur, en de regel daarvoor moet met de operatie zijn afgesproken vóórdat de app hem toepast. Een app die op de eerste ochtend twintig voertuigen blokkeert, gaat dezelfde dag uit.

Vraag ook wat u al heeft. Wagenparkpakketten en telematicaleveranciers bieden vaak een controle-app. Waar die stopt, is bij lijsten per voertuigtype, bij de koppeling met uw planning en werkplaats, en bij een schadedossier dat u zelf in handen heeft. Als uw vraag past in wat de leverancier biedt, is dat het antwoord; als de opvolging uw probleem is, is dat het maatwerk.

De volgorde hieronder begint bij de bestuurder, want een controle die hij niet doet, levert niets op wat de rest van de app kan gebruiken. Het eindigt bij de leasemaatschappij, die pas iets aan het dossier heeft als het een jaar is opgebouwd.

1. Lijst met de chauffeursVoor het meest voorkomende voertuigtype, in de volgorde van de rondgang, met de ernst per punt. Gemaakt met drie bestuurders, niet voor hen.
2. Een maand proefdraaienEen groep bestuurders, offline, met foto's. Meet hoeveel controles worden gedaan en hoelang ze duren. Boven twee minuten is de lijst te lang.
3. Werkplaats aansluitenGebreken als opdracht, terugmelding met foto, het voertuig weer vrij. Eerst de eigen werkplaats, dan de externe garages via een link.
4. Blokkade en plannerDe regel voor wat blokkeert, afgesproken met de operatie. Koppeling met de planning, vervangend voertuig als dat er is.
5. Schade en dossierDe schademelding met foto's en formulier, de historie per voertuig, de aanlevering aan verzekeraar en leasemaatschappij.
6. Overige typen en trendDe lijsten voor de andere voertuigtypen, de overname bij dienstwissel, en de cijfers: overgeslagen controles, terugkerende gebreken, schade per bestuurder.