Smart-building-apps: de volledige gids

De installateur heeft een scherm voor het klimaat, de beveiliger een scherm voor de toegang, de facilitair manager een spreadsheet voor de werkplekken. De gebruiker heeft niets, behalve een thermostaat waar hij niet aan mag komen.

Een smart-building-app is de laag die de systemen van een gebouw samenbrengt in één beeld voor wie het beheert en één app voor wie er werkt.

Het onderscheid met de buren zit in wat wordt gestuurd. De energiemanagement-app gaat over het verbruik: meten, vergelijken, besparen. De smart-building-app gaat over het gebruik: wie is er, welke ruimte is vrij, staat de verwarming aan in een lege vleugel, wie mag waar naar binnen. Energie is een uitkomst van goed gebouwgebruik, en de twee apps lezen vaak dezelfde sensoren, maar de vraag is anders.

De gebruikers zijn de gebouwbeheerder, de facilitaire dienst en de mensen in het gebouw. De beheerder ziet storingen, bezetting en klimaat per zone en stuurt bij. De facilitaire dienst plant schoonmaak en catering op wat er echt wordt gebruikt. De medewerker of bezoeker zoekt een werkplek, reserveert een ruimte, opent een deur met zijn telefoon en meldt dat het te koud is.

De toepassingen lopen van een hoofdkantoor met flexplekken tot een schoolgebouw met lokalen die na vier uur leeg zijn, van een ziekenhuis met honderden ruimtes tot een bedrijfsverzamelgebouw waar elke huurder een eigen toegang en een eigen afrekening wil. Wat ze delen: meerdere systemen die elkaar niet kennen, en een beheerder die tussen de schermen heen en weer klikt.

Elk systeem in het gebouw weet iets. De klimaatinstallatie weet de temperatuur maar niet of er iemand zit. Het toegangssysteem weet wie binnenkwam maar niet waar hij nu is. De app weet het pas als ze samen worden gelezen.

Bezetting

per ruimte of zone, uit bewegings- of CO2-sensoren, uit wifi-aanmeldingen of uit de toegangspoortjes; het gegeven waar de rest aan hangt

Klimaat

temperatuur, CO2 en luchtvochtigheid per zone uit het gebouwbeheersysteem, met de instelling erbij

Toegang

wie waar naar binnen mag en ging, uit het toegangssysteem; de app opent deuren en beheert bezoekers

Storingen

een lift die stilstaat, een zone die te warm is, een deur die open blijft; uit de systemen en uit meldingen van gebruikers

Bezetting is het gegeven dat alles verandert. Wie weet welke vleugel om drie uur leeg is, kan de verwarming daar terugdraaien, de schoonmaak overslaan en de werkplekken elders aanbieden. Maar bezetting meten is ook mensen volgen, en dat hoort op zoneniveau en anoniem: hoeveel mensen, niet wie. Een app die per bureau laat zien wie er zit, komt bij de ondernemingsraad terecht, en terecht.

Storingen zijn waar de beheerder de app het eerst voor opent. Nu belt iemand dat het koud is, kijkt de beheerder in het klimaatscherm, belt de installateur, en hoort de volgende dag dat een klep vastzat. De app ziet de klep en de klacht tegelijk, maakt er één melding van en stuurt die naar de onderhoudspartij met de zone erbij.

Een smart-building-app die alleen de beheerder bedient, wordt door niemand gebruikt behalve de beheerder. De app in de zak van de medewerker is de sensor die het gebouw nog niet had.

De reservering die niet wordt gebruikt, is het bekendste probleem van elk kantoor: de ruimte staat op bezet in de agenda en is leeg. Een sensor in de ruimte en een regel in de app lossen dat op: geen beweging na een kwartier, dan gaat de ruimte vrij en krijgt de boeker een bericht. Het is het eenvoudigste onderdeel en het meest gewaardeerde.

De klacht is de andere kant van de sensor. Waar geen sensor hangt, is de medewerker de sensor, en zijn melding met zone en tijd is even bruikbaar als een meting. Beheerders die de klachten naast de klimaatdata leggen, vinden na een maand de zones waar de instelling niet klopt, en dat is waar de installateur mee aan de slag kan.

Een smart building in een kantoor gaat over flexplekken. In een ziekenhuis gaat het over wie waar naar binnen mag en over een lift die het doet. Dezelfde sensoren, een ander product.

Bij scholen is het rooster de beste bezettingssensor die er is: het staat vast welk lokaal wanneer vol is. De app die het rooster leest, kan het klimaat vooruit sturen in plaats van achteraf, en kan de conciërge laten zien welke lokalen na vieren nog op bezet staan zonder dat er iemand is.

Bij verzamelgebouwen is de app een portaal met huurders erin: elke huurder ziet zijn eigen ruimtes, beheert zijn eigen toegang en krijgt zijn eigen verbruik en servicekosten. De eigenaar ziet het geheel. Dat is een rechtenstructuur die in het ontwerp hoort, niet een instelling achteraf.

Een smart-building-app zonder koppelingen is een plattegrond. De waarde zit in wat er wordt gelezen, en dat bepalen de installaties die er al hangen en de leveranciers die erachter zitten.

GBS

het gebouwbeheersysteem voor klimaat en verlichting, via BACnet, Modbus of het koppelvlak van de leverancier; lezen en, met afspraken, sturen

Toegang

het toegangssysteem voor deuren, passen en bezoekers; de app opent en beheert, het logboek blijft daar

Sensoren

losse bezettings- en CO2-sensoren via een IoT-platform of rechtstreeks; per fabrikant een eigen koppelvlak

Agenda

de agenda's van de organisatie voor reserveringen, en het rooster als bron van bezetting bij scholen

Het gebouwbeheersysteem is de kern en de moeilijkste koppeling. De installateur die het heeft geleverd, beheert het meestal ook, en niet elke installateur geeft graag toegang. Dat gesprek hoort aan het begin: welk protocol, welke punten mogen worden gelezen, welke mogen worden gestuurd, en wie er verantwoordelijk is als een instelling misgaat.

Sturen is een aparte beslissing. Lezen is veilig; een app die de verwarming in een zone omlaag zet, kan een verkeerde beslissing nemen. Begin met lezen en adviseren, laat de beheerder het advies uitvoeren, en zet het sturen pas aan als de adviezen een seizoen lang klopten. Een app die op de eerste koude dag een vleugel uitzet, gaat dezelfde dag uit.

Een plattegrond met vrije plekken en een reserveerknop is snel gebouwd. Een app die vier systemen van vier leveranciers leest, storingen combineert, per huurder rechten kent en na een seizoen mag sturen, is meer overleg dan code.

Systemen

één gebouwbeheersysteem met een open protocol is werk; vier systemen van vier leveranciers zonder koppelvlak zijn eerst vier gesprekken

Gebouwen

één gebouw is één plattegrond en één set koppelingen; een portefeuille van twintig panden is een beheeromgeving

Sturen

lezen en adviseren is de eerste versie; sturen vraagt afspraken met de installateur en een noodstop

Rechten

één organisatie is één rechtenmodel; huurders, bezoekers en externe onderhoudspartijen zijn een eigen laag

Wat meestal meevalt: de plattegrond, de reserveringen en de meldingen. Wat tegenvalt: de installateur. Niet uit onwil, maar omdat het gebouwbeheersysteem zijn systeem is en de app iets vraagt wat niemand eerder vroeg. Plan dat gesprek vóór de bouw en reken op een onderhoudscontract dat wordt aangepast.

Vraag ook wat u al heeft. Fabrikanten van gebouwbeheersystemen en toegangssystemen bieden apps, en voor één gebouw met één leverancier is die vaak genoeg. Waar die stopt, is bij het combineren van systemen van verschillende leveranciers, bij huurders met eigen rechten en bij storingen die uit meerdere bronnen komen. Daar begint het maatwerk.

De volgorde hieronder begint bij lezen, want een app die op dag één mag sturen, krijgt op dag twee de schuld van elke koude kamer. Het eindigt bij sturen, als de cijfers een seizoen lang hebben laten zien dat het advies klopte.

1. Lezen uit het GBSKlimaat per zone in één vleugel, met de installateur aan tafel. Welk protocol, welke punten, wie is verantwoordelijk.
2. Bezetting erbijSensoren of toegangsdata per zone, anoniem, met de ondernemingsraad geïnformeerd vóórdat er wordt gemeten.
3. De medewerker aan boordWerkplek zoeken, ruimte reserveren met vrijgave, klacht melden met zone. De app die iemand elke dag opent.
4. Storingen combinerenKlachten naast klimaatdata, liften en deuren erbij, één melding naar de onderhoudspartij met de zone.
5. Toegang en bezoekersDeur openen met de telefoon, bezoekers uitnodigen, het logboek in het toegangssysteem.
6. Sturen en verbredenKlimaat laten volgen op bezetting, eerst als advies, na een seizoen automatisch. Dan de volgende vleugel of het volgende gebouw.