Vastgoedbeheer-apps: de volledige gids

Een portefeuille van dertig woningen en tien bedrijfsruimtes past in een spreadsheet tot een huurder belt over de afrekening van twee jaar geleden. Dan blijkt dat het contract in een pdf zat, de afrekening in een mail en de melding in een appgroep.

Een vastgoedbeheer-app is het contract als levend document: wat er elke maand moet gebeuren, wie het doet en wat de huurder ervan ziet.

Het onderscheid met de buren is de fase. De makelaars-app gaat over de transactie: aanbod, bezichtigingen, biedingen, de verhuurbemiddeling tot de sleuteloverdracht. De onderhoud-app gaat over het technische werk aan installaties en gebouwen. De vastgoedbeheer-app begint bij de sleuteloverdracht en stopt bij de oplevering: alles wat er in de tussentijd met het contract, de huur en het pand gebeurt.

De gebruikers zijn de beheerder, de eigenaar, de huurder en de aannemer. De beheerder ziet de portefeuille, de contracten die aflopen, de verhogingen die eraan komen, de meldingen die openstaan en de betalingen die achterlopen. De eigenaar ziet zijn objecten, de huurstroom en de kosten. De huurder ziet zijn contract, zijn betalingen en zijn meldingen. De aannemer ziet de opdracht met adres, contactpersoon en foto.

De toepassingen lopen van een particuliere belegger met tien woningen tot een beheerder die voor twintig eigenaren vierhonderd objecten beheert, van een familiebedrijf met bedrijfshallen tot een vereniging van eigenaren die het gemeenschappelijke deel beheert. Wat ze delen: een contract met een kalender, een huurder met vragen en een pand dat onderhoud vraagt.

Een goed register beantwoordt de vraag van de huurder zonder zoeken: wat betaal ik, waarvoor, sinds wanneer en tot wanneer. Een beheerder die daarvoor een map moet openen, heeft geen register maar een archief.

Object

adres, type, oppervlakte, energielabel, eigenaar en het gemeenschappelijke deel waar het bij hoort

Contract

huurder, ingangsdatum, looptijd, kale huur, voorschot servicekosten, waarborgsom en de verhogingsregel

Huurder

contactgegevens, betaalwijze, de personen op het contract en de geschiedenis van meldingen en betalingen

Documenten

het getekende contract, de opleveringsstaat met foto's, het energielabel en de correspondentie, per contract

Sinds de Wet goed verhuurderschap heeft de verhuurder een informatieplicht: de huurder krijgt een schriftelijk contract en informatie over zijn rechten, de waarborgsom is gebonden aan een maximum van twee keer de kale huur, en gemeenten hebben een meldpunt. Een register dat per contract vastlegt wat de huurder wanneer heeft ontvangen, is het bewijs dat de beheerder nodig heeft als er een melding komt.

De opleveringsstaat is het document dat het vaakst ontbreekt en het vaakst nodig is. Bij vertrek van de huurder gaat de discussie over de staat van het pand, en zonder foto's van de intrek is die discussie niet te winnen. De app maakt de opleveringsstaat op de telefoon: per ruimte foto's, meterstanden en een handtekening van beide partijen, vastgeklikt aan het contract.

De drie geldstromen van vastgoedbeheer hebben elk een eigen ritme en eigen regels. Wie ze in een spreadsheet bijhoudt, mist de verhoging of rekent de servicekosten te laat af, en beide kosten geld.

De huurverhoging is het onderdeel waar de wet het vaakst verandert. Voor sociale huur en middenhuur gelden maxima uit de regelgeving; voor de vrije sector geldt sinds enkele jaren eveneens een wettelijk maximum. De app moet het maximum dus niet kennen maar per jaar instelbaar hebben, per segment, en de beheerder laten beslissen of hij het maximum toepast of minder. Een app die zelf verhoogt, verhoogt op een dag verkeerd.

De servicekostenafrekening is waar beheerders het meest mee worstelen. De kosten komen van tientallen leveranciers, worden verdeeld over huurders met een sleutel per kostensoort, en moeten per huurder uitkomen op een bedrag dat hij kan controleren. De app verzamelt de kosten per gebouw, kent de verdeelsleutel per contract en maakt de afrekening met de onderbouwing erbij. Wie dat één keer in een systeem heeft staan, doet de afrekening in een dag in plaats van een maand.

De cv doet het niet, de deur klemt, er lekt iets. De huurder belt, de beheerder belt de installateur, de installateur belt de huurder voor een afspraak, en niemand weet na een week wat de status is.

De scheiding tussen huurdersonderhoud en verhuurdersonderhoud is een bron van discussie die de app kan voorkomen. Wat voor rekening van de huurder komt, is vastgelegd in een besluit met een lijst; de app kan die lijst bij de melding tonen, zodat de huurder weet wat hij zelf moet doen voordat hij meldt. Dat scheelt meldingen én ergernis aan beide kanten.

Voor de aannemer is de app een opdracht op zijn telefoon, niet een nieuw systeem. Hij ziet adres, contactpersoon, foto en omschrijving, maakt zelf de afspraak met de huurder, meldt afgerond met een foto en stuurt zijn factuur. Een aannemer die moet inloggen op een portaal, belt liever; een link met de opdracht is genoeg.

Een beheerder heeft al een boekhoudpakket, een bankrekening per eigenaar en een map met documenten. De app moet daar tussen passen, niet ze vervangen.

Bank

betalingen lezen via een bankkoppeling, matchen op contract en de achterstand melden zonder handwerk

Grootboek

huur, servicekosten en onderhoudskosten per object en per eigenaar naar het pakket, met de juiste kostenplaats

Incasso

machtigingen per huurder, de incasso op de vaste dag en storno's als melding aan de beheerder

Documenten

contracten, opleveringsstaten en brieven in de documentopslag die er al is, gekoppeld aan het contract

Bij een beheerder die voor meerdere eigenaren werkt, is de koppeling met de boekhouding per eigenaar. Elke eigenaar heeft een eigen administratie, een eigen bankrekening en een eigen rapportage, en de beheerder wil dat niet per eigenaar met de hand doen. De app kent de eigenaar bij het object en stuurt elke boeking naar de juiste administratie.

Terugschrijven is waar de waarde zit. De betaling die de bank meldt, sluit de openstaande post in de app; de onderhoudsfactuur van de aannemer hoort bij de melding en bij het object; de afrekening van de servicekosten wordt een creditnota of een factuur. Wie dat rond heeft, heeft een administratie die klopt zonder dat iemand overtikt.

Een register met objecten en contracten dat de huur incasseert, is overzichtelijk. Een afrekening van servicekosten over veertig gebouwen met eigen sleutels, voor twintig eigenaren met eigen boekhoudingen, is dat niet.

Eigenaren

één eigenaar is één boekhouding; een beheerder voor twintig eigenaren is twintig koppelingen en rapportages

Afrekening

servicekosten met één sleutel is een berekening; per gebouw eigen sleutels en kostensoorten is een module

Segmenten

alleen vrije sector is één verhogingsregel; sociaal, midden en vrij door elkaar zijn drie, elk jaar anders

Meldingen

een meldingsstroom met vaste aannemers is eenvoudig; per categorie kiezen en de huurder informeren is werk

Wat meestal meevalt: het register, de incasso en de meldingen. Wat tegenvalt: de servicekostenafrekening, omdat elk gebouw een eigen geschiedenis van sleutels en afspraken heeft, en de invoer van de bestaande contracten met al hun bijzonderheden. Dat invoerwerk is geen bouwwerk, maar het moet klaar zijn vóór de eerste incasso uit de app.

Vraag ook wat een vastgoedpakket al kan. Er zijn pakketten voor vastgoedbeheer met register, incasso en afrekening. Waar die stoppen, is bij de huurder-app en de aannemer-link, bij een portefeuille met een eigen structuur en bij koppelingen met wat u al gebruikt. Als uw beheer in een pakket past, is het pakket het antwoord; als de ervaring van huurder en eigenaar uw onderscheid is, is dat het maatwerk.

De volgorde hieronder begint bij het register, want een app met onvolledige contracten incasseert verkeerd en rekent verkeerd af. Het eindigt bij de eigenaar, die pas iets aan de app heeft als alles eronder klopt.

1. Contracten invoerenAlle lopende contracten met huur, voorschot, ingangsdatum, verhogingsregel, waarborgsom en documenten. Afwijkingen gemarkeerd.
2. Huur en achterstandIncasso of factuur uit het register, betalingen via de bankkoppeling, achterstand als melding. Eén maand naast de oude werkwijze.
3. Meldingen openenDe huurder-app met melden, status en de lijst van huurdersonderhoud. Eerst één gebouw, met de vaste aannemers.
4. Verhoging en brievenDe jaarlijkse verhoging per segment met het maximum van dat jaar, de brief met de wettelijke termijn, het akkoord van de beheerder.
5. Servicekosten afrekenenKosten per gebouw, sleutel per contract, afrekening met onderbouwing. De eerste afrekening naast de handmatige leggen.
6. Boekhouding en eigenaarKoppeling per eigenaar, de rapportage van huurstroom en kosten, en de eigenaar-app als laatste laag.