Rapportgeneratoren: de volledige gids

In veel bedrijven wordt een rapport gemaakt door het vorige rapport te openen, op te slaan onder een nieuwe naam en de gegevens te vervangen. Tot iemand vergeet een naam te vervangen, en de klant het rapport van een ander ontvangt.

Een rapportgenerator is de software die uit gestructureerde gegevens en een vast sjabloon per keer een compleet document maakt, met tekst, tabellen en beelden, dat na controle wordt vastgelegd en verstuurd.

Het verschil met een rapportagetool zit in wat er uitkomt. Een rapportagetool maakt periodiek dezelfde cijfers voor een vaste lezer: de maandrapportage voor de directie. Een rapportgenerator maakt per klant, per object of per inspectie een ander document voor een andere lezer: het keuringsrapport van installatie 4812 voor de eigenaar van die installatie.

De gebruikers zijn de mensen die de gegevens verzamelen, de mensen die controleren en de ontvangers. Een inspecteur vult op locatie een app in; de generator maakt het rapport; een senior leest het na en tekent; de klant ontvangt het. In een adviespraktijk vult de adviseur een analyse in en maakt de generator het adviesrapport.

Het past bij elk bedrijf dat veel documenten maakt met dezelfde opbouw: keuringsinstanties, adviesbureaus, installatiebedrijven, taxateurs, onderzoeksbureaus, zorgorganisaties met behandelverslagen. Hoe meer rapporten en hoe groter de gevolgen van een fout, hoe eerder het loont.

Een brief samenvoegen met een adresbestand kan elke tekstverwerker. Een rapport waarin een hoofdstuk alleen verschijnt als er een gebrek is gevonden, waarin de conclusie afhangt van drie metingen en waarin de tabel per installatie een ander aantal regels heeft, is een ander verhaal.

Vast

de tekst die in elk rapport hetzelfde is: inleiding, methode, voorbehouden, ondertekening

Velden

gegevens die per rapport worden ingevuld: klant, adres, datum, meetwaarden, de naam van de inspecteur

Voorwaarde

blokken die alleen verschijnen als iets waar is: een hoofdstuk gebreken als er gebreken zijn, een advies als een waarde boven de grens ligt

Herhaling

een tabelregel of een paragraaf per item: per ruimte, per meetpunt, per gebrek, met een foto erbij

Wie het sjabloon ontwerpt, begint niet in de software maar met drie echte rapporten die zo verschillend mogelijk zijn: één zonder bevindingen, één met veel, één met een uitzondering. Wat in alle drie hetzelfde is, wordt vaste tekst. Wat verschilt, wordt een veld, een voorwaarde of een herhaling. Wat in de derde afwijkt, is de regel die iedereen vergeet.

Laat de vaste tekst beheren door de mensen die hem schrijven, niet door de ontwikkelaar. Een voorbehoud dat de jurist wil aanpassen, of een methodebeschrijving die na een normwijziging anders moet, hoort in een sjabloonbeheer dat een vakspecialist kan bedienen, met een versie per wijziging.

Een rapport dat automatisch wordt gemaakt en automatisch wordt verstuurd, is snel. Het is ook de snelste manier om een fout naar honderd klanten te sturen.

Vastleggen betekent dat het document niet meer verandert, ook niet als de gegevens later veranderen. Een keuringsrapport van maart blijft het rapport van maart, met de meetwaarden en het sjabloon van toen. Bewaar daarom het document zelf, niet alleen de gegevens waarmee het ooit is gemaakt.

Een fout in een verstuurd rapport herstelt u met een nieuwe versie, niet door het oude te overschrijven. Het nieuwe document zegt dat het een vervanging is, van welke datum, en waarom. De ontvanger en een eventuele toezichthouder zien beide versies. Voor archivering op lange termijn is PDF/A het gangbare formaat.

De meeste rapportgeneratoren falen niet op het document maar op de invoer. Een inspecteur die vrije tekst typt, levert een rapport met vrije tekst, en de generator kan daar geen conclusie uit trekken.

Een goed rapport begint met een goede vragenlijst. Elke vraag die tot een zin in het rapport leidt, stelt u als keuze met een beperkt aantal antwoorden, zodat de generator weet welke tekst erbij hoort. Vrije tekst blijft mogelijk als toelichting, maar is niet de drager van de conclusie.

Foto's zijn in veel rapporten het bewijs. Laat ze in de app aan het item hangen waar ze bij horen, met een bijschrift, zodat de generator ze op de juiste plek zet. Een map met veertig losse foto's die de inspecteur achteraf moet uitzoeken, is precies het werk dat de generator had moeten schelen.

Een rapport dat wordt gemaakt en daarna in een map op iemands bureaublad blijft staan, is half werk. Het hoort bij het dossier van de klant, en de klant hoort het te kunnen vinden.

Invoer

de inspectie-app, het formulier of het systeem waar de gegevens vandaan komen, liefst via een koppelvlak

Formaat

PDF voor het definitieve document, Word als de controleur vrije tekst wil bewerken vóór ondertekening

Dossier

het vastgelegde document terug in het CRM, het documentbeheer of het objectregister, bij de juiste klant

Versturen

per mail met een link of in een klantenportaal, met een bewijs van verzending

De keuze tussen PDF en Word gaat over controle. Een PDF is wat het is; een Word-bestand kan de controleur aanpassen. Dat is handig bij adviesrapporten waar de vrije tekst belangrijk is, en riskant bij keuringsrapporten waar de conclusie uit de metingen moet volgen. Kies per soort rapport, en leg vast wie wat mag aanpassen.

Versturen via een portaal heeft een voordeel dat mail niet heeft: de klant vindt alle rapporten op één plek, ook die van vorig jaar, en u weet wanneer het rapport is geopend. Voor rapporten met gevoelige gegevens, zoals medische of financiële, is een portaal met inlog bovendien veiliger dan een bijlage.

Een PDF maken uit data is een opgelost probleem. De regels die bepalen welke tekst bij welke combinatie van gegevens hoort, en de invoer die die gegevens betrouwbaar levert, zijn waar het werk zit.

Sjablonen

één rapportsoort met een paar voorwaarden is overzichtelijk; tien soorten met honderd regels zijn een eigen project

Invoer

een bestaande app met gestructureerde data scheelt veel; een nieuwe inspectie-app hoort er dan bij

Controle

een concept met een knop Definitief is eenvoudig; bevoegdheden, vier-ogen en digitale ondertekening vragen meer

Beheer

sjablonen die alleen een ontwikkelaar kan wijzigen, zijn goedkoper te bouwen en duurder in gebruik

Wat meevalt: de opmaak en het genereren. Wat tegenvalt: de uitzonderingen in het sjabloon. Het rapport zonder bevindingen, de installatie met twee meters, de klant die een Engelse versie wil. Ze komen pas boven bij de eerste honderd echte rapporten; reken op een ronde bijstellen na de start.

Vraag ook wat u al heeft. Veel inspectie- en CRM-pakketten hebben een eenvoudige rapportfunctie, en er zijn standaard documentgeneratoren die op een Word-sjabloon werken. Waar die stoppen, is bij regels die afhangen van meerdere metingen, bij een controlestap met bevoegdheden en bij sjabloonbeheer door de vakspecialist zelf.

De volgorde hieronder begint bij het document, niet bij de software. Een sjabloon dat op drie echte rapporten is getoetst, werkt; een sjabloon dat op een leeg vel is bedacht, niet.

1. Drie echte rapportenZonder bevindingen, met veel, en met een uitzondering. Daarin staat alles wat het sjabloon moet kunnen.
2. Eén sjabloonVaste tekst, velden, voorwaarden en herhalingen voor de rapportsoort die het vaakst wordt gemaakt.
3. De invoer aanpassenKeuzelijsten waar de conclusie van afhangt, foto's aan het item, meetwaarden uit het instrument.
4. Een maand naast elkaarHet oude en het gegenereerde rapport vergelijken. Elke afwijking is een regel die ontbreekt.
5. Controle en vastleggenConcept, controle door een bevoegde, ondertekening, PDF in het dossier, versturen.
6. De volgende soortMet het sjabloonbeheer in handen van de vakspecialist, die nu weet hoe de regels werken.