Rapportagetools: de volledige gids

De woorden worden door elkaar gebruikt, en dat leidt tot tools die geen van beide goed doen. Een dashboard is een raam: u kijkt erdoor en ziet wat er nu is. Een rapport is een foto: genomen op een datum, ondertekend, en later terug te vinden.

Een rapportagetool produceert op vaste momenten een vaste set cijfers in een vaste vorm, en bewaart elk rapport zoals het is verstuurd.

Dat heeft gevolgen. Een rapport mag niet veranderen als de bron achteraf wordt gecorrigeerd; de correctie hoort in het volgende rapport, met een toelichting. Een rapport heeft een eigenaar die hem vaststelt. En een rapport heeft een verspreidingslijst, want wie hem krijgt, is onderdeel van wat hij is.

De toepassingen zijn overal waar verantwoording wordt afgelegd: de maandrapportage aan de directie, de kwartaalcijfers voor de raad van commissarissen of de aandeelhouders, de verantwoording aan een subsidiegever of een toezichthouder, de rapportage aan een klant over een contract. In al die gevallen is de vraag later: wat hebben we toen gerapporteerd, en klopte dat.

Wat een rapportagetool niet is: een verzameling spreadsheets die iemand elke maand bijwerkt en rondmailt. Dat werkt, tot iemand een formule verandert, een tabblad kopieert of de verkeerde versie doorstuurt. De tool bestaat om precies dat te voorkomen.

Het bekendste rapportageprobleem is de vergadering waarin twee afdelingen elk een ander omzetcijfer hebben. Beide zijn correct, volgens hun eigen definitie. De tool lost dat niet op; de afspraak eronder wel.

Definitie

wat het cijfer precies meet, inclusief wat erbuiten valt

Bron

uit welk systeem het komt, en welk veld of welke berekening

Eigenaar

wie het cijfer vaststelt en wie vragen erover beantwoordt

Periode

over welke periode, en wat er gebeurt met correcties achteraf

Die vier gegevens horen bij elk cijfer in het rapport te staan, al is het in een bijlage. Een lezer die op een cijfer klikt of een voetnoot leest, moet kunnen zien waar het vandaan komt. Dat is geen luxe: het is wat een accountant, een toezichthouder of een kritische commissaris als eerste vraagt.

De periode is het onderschatte deel. Omzet van de maand: gefactureerd, geleverd of betaald? Personeelsaantal: op de laatste dag, gemiddeld, of in fte? Elke keuze is verdedigbaar, maar de keuze moet vastliggen en niet per rapport verschillen. En als de bron achteraf wordt gecorrigeerd, toont het volgende rapport de correctie apart, zodat de reeks vergelijkbaar blijft.

De functies volgen uit wat een rapport is. Er zit weinig keuze in; de vraag is vooral in welke volgorde u ze bouwt.

Het vaststellen verdient een eigen stap in de software, niet een mail. De eigenaar ziet het concept, kan een toelichting toevoegen bij een cijfer dat afwijkt, en klikt op vaststellen. Vanaf dat moment is het rapport bevroren. Wie iets wil veranderen, maakt een nieuwe versie met een reden erbij, en de oude blijft zichtbaar.

Toelichtingen zijn wat een rapport van een tabel onderscheidt. Een omzet die twintig procent lager is dan vorige maand, vraagt om een zin: waarom. Bouw ruimte voor die zinnen in, per cijfer, en bewaar ze met het rapport. Over een jaar is die toelichting waardevoller dan het cijfer.

Een rapportagetool die technisch werkt, kan toch mislukken. Drie patronen komen steeds terug, en alle drie hebben te maken met vertrouwen.

Het herrekenprobleem is het lastigst uit te leggen aan een leverancier van dashboards. Een dashboard hoort te herrekenen; dat is zijn aard. Een rapport hoort dat niet te doen. Wie een rapportagetool bouwt op een dashboardplatform, moet dus expliciet bevriezen, en dat is precies wat die platforms niet vanzelf doen.

Het versieprobleem lost u op door het rapport niet als bestand te versturen maar als pagina, achter een inlog, met een pdf voor wie die nodig heeft. De pagina is altijd de vastgestelde versie; de pdf draagt datum en versienummer. Wie een oud rapport wil zien, vindt het in de tool, niet in zijn mailbox.

Een rapportagetool is een verzamelaar. De cijfers ontstaan elders; de tool haalt ze op, zet ze in de vaste vorm en bewaakt wie ze ziet.

Het moment van ophalen is een afspraak, geen instelling. De boekhouding levert pas betrouwbare maandcijfers na de afsluiting, en die datum verschilt per organisatie. De tool moet wachten tot de eigenaar van de bron zegt dat de cijfers definitief zijn, en anders het rapport blokkeren in plaats van een halve stand te tonen.

Rechten zijn bij rapporten strenger dan bij dashboards, omdat rapporten bewaard en gedeeld worden. Een manager mag zijn eigen afdeling zien, de directie alles, de commissarissen een samenvatting. Bouw dat per rol, niet per persoon, en leg vast wie welk rapport heeft geopend. Bij een lek is dat de eerste vraag.

Eén rapport per maand of tien maakt weinig uit als ze uit dezelfde bronnen komen. Wat de prijs drijft, is hoeveel bronnen er zijn, hoeveel rollen erop kijken en hoe formeel het vaststellen moet.

Bronnen

elke koppeling is een eigen stuk werk, met een eigen moment van ophalen

Rollen

wie wat ziet, per rol en per rapport; meer rollen is meer regels

Vaststellen

één eigenaar die klikt is eenvoudig; meerdere goedkeurders in volgorde is een proces

Bewaren

onveranderlijk opslaan met versies en inzagelog, ook voor een audit

Wat meestal meevalt: de vorm van het rapport en de distributie. Dat zijn bekende onderdelen. Wat tegenvalt, is de definitielijst en het opschonen van bronnen die elkaar tegenspreken. Dat werk is voor u, en het is de reden dat het traject langer duurt dan de bouw.

Vraag u eerst af of een dashboardtool met een bevriesfunctie genoeg is. Sommige rapportageplatforms kunnen momentopnames bewaren en verspreiden. Als uw eisen aan vaststellen, rechten en bewaren daarin passen, is dat sneller. Bouwen heeft zin als het vaststellen een echt proces is, als de bronnen eigen systemen zijn, of als het rapport aan een toezichthouder of subsidiegever moet voldoen aan een vorm die de tool niet kent.

De volgorde begint bij de lijst met cijfers en hun eigenaren, niet bij de opmaak. De opmaak is het laatste wat telt en het eerste waar iedereen over wil praten.

1. Maak de definitielijstHoogstens twintig cijfers, elk met definitie, bron, eigenaar en periode. Laat de directie tekenen.
2. Benoem de momentenWanneer is elke bron definitief, en wanneer wordt het rapport vastgesteld. Dat is de kalender van de tool.
3. Koppel de eerste bronMeestal de boekhouding, na de afsluiting. Test of het cijfer gelijk is aan wat de boekhouder zelf rapporteert.
4. Bouw vaststellen en bewarenConcept, toelichting, vaststellen, bevriezen. Dit vóór de opmaak, anders wordt de opmaak het rapport.
5. Bouw rollen en distributieWie ziet wat, als pagina en als pdf. Leg vast wie opent.
6. Laat het eerste rapport meelopenNaast de bestaande spreadsheet, en verklaar elk verschil. Wat u niet kunt verklaren, is een definitie die nog ontbreekt.