Matchingplatforms: de volledige gids

Een marktplaats laat kopers zoeken in aanbod. Een matchingplatform doet het omgekeerde: het zoekt voor beide kanten en zegt wie bij wie past. Dat is een ander product, met een ander hart, ook al lijken de schermen op elkaar.

Een matchingplatform is de logica die twee profielen tegen elkaar legt en een voorstel doet dat beide kanten kunnen aannemen of afslaan.

Het verschil met de marktplaats zit in wie er kiest. Op een marktplaats bladert de vrager door het aanbod en beslist zelf; het platform ordent en handelt de betaling af. Bij matching kiest het platform voor: uit honderd kandidaten drie, uit dertig mentoren één. Dat vraagt om criteria die vooraf zijn bedacht, een weging die uit te leggen is en een gesprek dat na de match nog moet plaatsvinden.

De gebruikers zijn de twee kanten en de beheerder. Kant A vult een profiel in en zegt wat hij zoekt; kant B doet hetzelfde. De beheerder ziet welke matches worden voorgesteld, welke worden aangenomen en waar het stokt. Bij veel platforms is er een derde rol: de bemiddelaar die een voorgestelde match nakijkt voordat hij de deur uit gaat, zoals bij pleegzorg, mentoring of kamerverhuur aan studenten.

De toepassingen lopen uiteen: een branchevereniging die starters aan mentoren koppelt, een gemeente die vrijwilligers aan hulpvragen koppelt, een ziekenhuis dat patiënten aan onderzoeken koppelt, een uitzender die kandidaten aan diensten koppelt, een woningcorporatie die kandidaten aan woningen koppelt. Wat ze delen: twee lijsten die te lang zijn om met de hand tegen elkaar te leggen, en een uitkomst die alleen telt als beide kanten ja zeggen.

Het eerste gesprek over een matchingplatform gaat over schermen. Het eerste gesprek hoort te gaan over de criteria: wat maakt dat A bij B past, en hoe weet het platform dat.

Hard

criteria die uitsluiten: regio, beschikbaarheid, een vereist certificaat, een maximumafstand; wie er niet aan voldoet, wordt niet voorgesteld

Zacht

criteria die wegen: ervaring, interesse, voorkeur voor dag of avond; hoe meer overeenkomst, hoe hoger de score

Weging

welk zacht criterium zwaarder telt, en of beide kanten dat mogen instellen of alleen de beheerder

Uitleg

bij elke match de reden: waarom deze drie, en waarom niet de vierde; zonder uitleg vertrouwt niemand de lijst

De valkuil is matchen op wat makkelijk te meten is. Postcode en beschikbaarheid staan in elk profiel; of iemand goed kan luisteren, niet. Een platform dat alleen op de meetbare velden matcht, levert matches die op papier kloppen en in het gesprek niet. Daarom hoort bij het ontwerp de vraag welke zachte criteria echt bepalen of het werkt, en hoe u die uitvraagt: een keuze uit voorbeelden werkt beter dan een cijfer van één tot tien.

De tweede valkuil is een profiel dat te lang is. Elk veld dat u vraagt, kost aanmeldingen. Begin met de harde criteria en drie zachte, meet na een maand welke velden de matches verklaren, en voeg dan pas toe. Een platform dat bij de start veertig vragen stelt, heeft na de start geen profielen om te matchen.

De meeste matchingplatforms sterven niet aan slechte matches maar aan matches waar niets mee gebeurt. Het voorstel komt binnen, de ander reageert niet, en na twee keer haakt de eerste af.

De reden bij een nee is het waardevolste gegeven dat het platform verzamelt. Wie afslaat omdat de afstand te groot is, vertelt dat het harde criterium te ruim staat. Wie afslaat omdat het niet klikt, vertelt dat een zacht criterium ontbreekt. Een platform dat die redenen bewaart en per criterium telt, wordt elke maand beter zonder dat iemand het algoritme aanraakt.

Bij gevoelige matches, zoals zorg, pleegzorg of schuldhulp, hoort een mens tussen voorstel en contact. Het platform doet dan het voorwerk en de bemiddelaar beslist. Dat is trager, en het is de reden dat zulke platforms bestaan: de bemiddelaar heeft geen tijd meer voor het zoeken en wel voor het beoordelen.

Wie een matchingplatform lanceert met een lege database, lanceert een formulier. De eerste gebruikers vullen een profiel in, krijgen geen match en komen niet terug. Dat is geen techniekprobleem, en techniek lost het niet op.

De regel is: vul eerst de kant die u zelf kunt organiseren. Een vereniging kent haar mentoren, een gemeente kent de organisaties met hulpvragen, een uitzender kent zijn diensten. Die kant vult u met de hand als het moet. De andere kant komt pas als er iets te vinden is, en die kant werft u pas dan.

Klein beginnen betekent ook klein in criteria. In één regio en één sector zijn de harde criteria vanzelf beperkt en zijn er genoeg profielen om de zachte te toetsen. Wie landelijk begint met tien sectoren, heeft per combinatie twee profielen en geen enkele match.

Een platform dat iedereen opnieuw laat invullen wat elders al bekend is, verliest de helft bij het eerste scherm. De vraag is welke bron er al is en wat daaruit gelezen mag worden.

Leden

het ledenbestand van de vereniging of het HR-systeem: naam, functie, regio, zodat het profiel voor de helft al is ingevuld

Rooster

open diensten of hulpvragen uit een planning of een zaaksysteem, als de ene kant van de match

Agenda

beschikbaarheid uit een agenda, zodat een match ook een eerste afspraak kan voorstellen

Terug

de match en de uitkomst terug naar het CRM of het dossier, zodat de bemiddelaar er niet twee systemen op nahoudt

De koppeling met het roostersysteem is bij uitzendwerk en zorg de kern van het platform. Diensten veranderen elk uur; een match op een dienst van gisteren is een teleurstelling. Het platform hoort de diensten te lezen op het moment van matchen, niet uit een export van vanochtend.

Wat u niet moet doen: alle bronnen tegelijk koppelen bij de start. Begin met de bron die de moeilijkste kant vult, en laat de rest handmatig tot het platform bewijst dat er gematcht wordt. Een koppeling die drie maanden werk kost voor een platform dat nog geen tien matches heeft gemaakt, is werk in de verkeerde volgorde.

Twee profielformulieren en een lijst zijn snel gebouwd. Een weging die uit te leggen is, een bemiddelaar die kan ingrijpen, een contactstroom die niet doodloopt en een terugkoppeling die de criteria bijstuurt, zijn meer ontwerp dan code.

Criteria

vijf harde en drie zachte criteria zijn een middag; twintig criteria met een weging per gebruiker zijn een ander product

Uitleg

een score is makkelijk; een uitleg per match die een gebruiker en een toezichthouder begrijpen, is ontwerpwerk

Tussenstap

een tussenstap voor een mens vraagt een eigen scherm, een wachtrij en een reden per beslissing

Bronnen

een ledenbestand met een koppelvlak is werk; een spreadsheet die iemand bijhoudt, is eerst een ander project

Wat meestal meevalt: de profielen, de voorstellen en de chat. Wat tegenvalt: de weging. Niet omdat het rekenen moeilijk is, maar omdat niemand aan het begin weet welke criteria tellen. Reken op een tweede ronde na de eerste maand, waarin de weging op basis van de afwijzingsredenen wordt bijgesteld. Wie dat niet inplant, betaalt het later alsnog.

Vraag ook wat u al heeft. Verenigingssoftware, vrijwilligersplatforms en recruitmentpakketten hebben vaak een matchfunctie. Waar die stopt, is bij eigen criteria, bij een bemiddelaar in het proces en bij een terugkoppeling die de weging bijstuurt. Als uw vraag past in wat het pakket biedt, is dat het antwoord; als de kwaliteit van de match uw probleem is, is dat het maatwerk.

De volgorde hieronder begint met de hand, want een weging die niemand heeft getoetst, is een gok in code. Het eindigt bij de koppelingen, die pas lonen als er gematcht wordt.

1. Criteria op papierMet de mensen die nu met de hand matchen: welke vijf vragen stellen zij, en welke drie zijn beslissend.
2. Eén kant vullenDe kant die u zelf kunt organiseren, in één regio of sector. Handmatig als het moet, met de bron erbij.
3. Eerste maand met de handProfielen in, matches door een mens, contact via het platform. Elke afwijzing met reden bewaren.
4. De weging bouwenOp de redenen van de eerste maand. Harde criteria eerst, dan de drie zachte die de matches verklaren, met uitleg.
5. Contact en terugkoppelingDe stroom na de match: aannemen, contact, en de vraag hoe het ging. Wat stokt, wordt zichtbaar in de cijfers.
6. Koppelen en verbredenDe bron voor de moeilijkste kant koppelen, de tweede regio openen, en de weging opnieuw toetsen aan de afwijzingen.