Recruitment-apps: de volledige gids

Een recruitment-app is het systeem waarin kandidaten binnenkomen, worden beoordeeld en door uw proces bewegen. Vacature, sollicitatie, screening, gesprek, aanbod: elke stap heeft een uitkomst, en het systeem houdt bij waar iemand staat en wie er aan zet is.

• Vacatures beheren Welke functies open staan, met de tekst en de kanalen waarop ze zijn geplaatst.
• Sollicitaties verzamelen Uit uw eigen site, van vacaturesites en via doorverwijzing, op één plek.
• Kandidaten volgen Waar iemand staat, wie er aan zet is en hoe lang dat al zo is.
• Beoordelen vastleggen Wat er is besproken en waarop een besluit berust, in taal die u kunt uitleggen.
• Communiceren Bevestigingen, uitnodigingen en afwijzingen die op tijd de deur uitgaan.
• Opruimen Gegevens verwijderen zodra de procedure voorbij is, tenzij er toestemming is om te bewaren.

Dat lijkt op een verkoopproces en werkt anders. Bij verkoop wilt u de kans zo lang mogelijk openhouden; bij werving wilt u juist snel zijn, want een kandidaat die bij u solliciteert, solliciteert bijna nooit alleen bij u. Wie het eerst een gesprek voorstelt, praat als eerste. De belangrijkste eigenschap van een wervingssysteem is dan ook niet volledigheid maar tempo: hoe snel gaat een sollicitatie van binnenkomst naar een reactie.

In de praktijk ontstaat de vertraging zelden bij de recruiter. Ze ontstaat bij de vakinhoudelijke beoordelaar die het cv per e-mail krijgt, het een week laat liggen en dan reageert in een bericht dat niemand terugvindt. Een systeem dat die stap niet meeneemt, versnelt het deel dat al snel was.

Er is nog iets dat het verschil maakt met andere systemen: de kandidaat ziet het resultaat. Wie drie weken niets hoort, vertelt dat verder, en dat raakt uw volgende vacature. Een wervingssysteem is daarmee ook een communicatiesysteem, en dat deel wordt bij de inrichting vaak vergeten.

Dit is de binnenkant van werving. De buitenkant, dus de plek waar uw vacatures staan en waar iemand op solliciteert, staat in de pagina over een vacaturesite. Wie alleen die buitenkant bouwt, verplaatst het probleem naar zijn mailbox.

Er is ook een verschil in wie het systeem gebruikt. Een verkoopsysteem heeft een vaste groep gebruikers die er dagelijks in werkt. Een wervingssysteem heeft er twee: de recruiter die er dagelijks in zit, en de vakinhoudelijke beoordelaar die er drie keer per jaar in komt en elke keer opnieuw moet uitvinden hoe het werkt. Dat tweede type gebruiker bepaalt of uw systeem werkelijk sneller wordt, en het is precies het type dat bij het ontwerpen wordt vergeten.

Voor sollicitatiegegevens geldt een korte lijn. Organisaties verwijderen die doorgaans uiterlijk vier weken na het einde van de procedure. Wilt u gegevens langer bewaren voor een toekomstige vacature, dan vraagt dat toestemming van de sollicitant zelf; de Autoriteit Persoonsgegevens noemt maximaal een jaar na afloop van de procedure een redelijke termijn.

4 weken

gebruikelijke termijn na afloop van de procedure

1 jaar

de redelijke maximumtermijn mét toestemming

26-3-2024

verworpen: het wetsvoorstel gelijke kansen

Blijft gelden

het verbod op discriminatie bij werving

Dat betekent niet dat u vrij bent. Het verbod op discriminatie bij werving en selectie geldt onverkort; wat er niet is, is het aangekondigde toezicht op de aanwezigheid van een procedure. Een vastgelegde, navolgbare werkwijze blijft dus verstandig, alleen niet omdat een inspectie erom vraagt.

Praktisch is de veiligste lijn dat een mens beslist en dat het systeem hooguit ordent. Zodra software kandidaten afwijst of rangschikt op grond van eigenschappen, moet u kunnen uitleggen waarop dat berust, en dat is bij de meeste modellen precies het lastige deel.

Denk ook na over wat u opslaat en waarom. Een beoordeling die neerkomt op een indruk over iemands persoon is achteraf moeilijk uit te leggen en soms schadelijk. Een beoordeling die zich beperkt tot de eisen uit de vacature, is navolgbaar en verdedigbaar. Richt uw invoervelden daar dus op in: vraag om een oordeel per eis in plaats van om een vrij tekstveld waarin alles kan belanden, inclusief wat u liever niet had vastgelegd.

De verleiding bij maatwerk is om na te bouwen wat een pakket ook doet, en dat is precies waar het budget verdwijnt zonder dat er iets beter wordt. Bouw het deel dat uw proces uniek maakt en sluit voor de rest aan op wat er al is.

Het automatisch opruimen is de functie die het vaakst ontbreekt en het meest oplevert. Zonder die functie groeit uw bestand vol met kandidaten van jaren geleden, die u niet meer mag benaderen en die u ook niet helpen bij het zoeken. Met die functie blijft de kandidatenlijst klein en bruikbaar, en dat is precies wat een recruiter nodig heeft.

Een functie die vaak ontbreekt en veel oplevert: de vacature zelf bewaken. Hoe lang staat hij open, hoeveel sollicitaties leverde welk kanaal op, en hoeveel daarvan haalden een gesprek. Zonder die cijfers blijft u betalen voor kanalen waarvan niemand weet of ze werken. Met die cijfers ziet u binnen twee vacatures welk kanaal u kunt schrappen, en dat is meestal direct meer waard dan de rest van het systeem samen.

De ervaring van een kandidaat wordt bepaald door drie momenten: de bevestiging dat zijn sollicitatie is aangekomen, het bericht dat er iets gebeurt, en de uitslag. Als een van die drie ontbreekt of te laat komt, is de indruk negatief, ongeacht hoe goed het gesprek was.

1. Meet uw huidige doorlooptijdHoeveel dagen zitten er tussen binnenkomst en eerste reactie, en tussen gesprek en uitslag. Zonder dat nulpunt weet u later niet of iets is verbeterd.
2. Zoek waar het stilstaatBijna altijd bij een beoordelaar die het erbij doet. Dat is een organisatievraag, maar uw systeem kan hem wel zichtbaar maken.
3. Beschrijf uw eigen stappenZoals ze werkelijk gaan, inclusief het akkoord dat iemand moet geven en de uitzondering die er altijd is.
4. Regel de communicatie eerstBevestiging, tussenbericht en uitslag met een bewaakte termijn. Dit is goedkoop te bouwen en het meest zichtbaar voor kandidaten.
5. Zet de bewaartermijn aanVier weken na afloop opruimen, met een expliciete vraag aan de kandidaat of hij langer in beeld wil blijven.
6. Kijk elk kwartaal naar de cijfersDoorlooptijd per stap en het aantal kandidaten dat afhaakt. Die twee vertellen samen waar uw proces lekt.

Wat bedrijven bij zo'n meting bijna altijd ontdekken: het gesprek zelf duurt een uur en de weg ernaartoe drie weken. De winst zit dus niet in betere gesprekken maar in het wegnemen van wachttijd, en dat is met een systeem beter te organiseren dan met goede voornemens.

Reken er ook op dat een deel van de kandidaten zich niet via uw vacaturepagina meldt. Zij mailen, bellen of komen via een medewerker binnen. Die kandidaten belanden buiten uw systeem en daarmee buiten uw bewaartermijn en uw statistieken. Zorg dus voor een korte weg om zo iemand er alsnog in te zetten, anders houdt u naast uw systeem een schaduwadministratie in mailboxen, en dat is precies de situatie die u wilde beëindigen.

Een wervingssysteem staat tussen uw website, de vacatureplatforms en uw personeelsadministratie in. Die koppelingen bepalen of er wordt overgetypt en of gegevens kloppen bij indiensttreding.

Let bij de sollicitatievorm op het aantal velden. Elk extra verplicht veld kost sollicitaties, en dat effect is groter dan de meeste bedrijven denken. Vraag wat u nodig heeft om een eerste beoordeling te maken, en vraag de rest pas als iemand verder komt. Een motivatiebrief die niemand leest, is een drempel zonder opbrengst.

Denk ook aan wat er gebeurt na een aanname. De gegevens van de nieuwe medewerker staan in uw wervingssysteem en moeten door naar de personeelsadministratie, meestal met aanvulling van zaken die u tijdens de procedure niet mocht vragen. Zonder koppeling wordt dat overgetypt, met de bekende fouten in namen en rekeningnummers tot gevolg. Met koppeling houdt u bovendien overzicht over welk kanaal werkelijk aannames oplevert, en dat is een ander en veel bruikbaarder cijfer dan het aantal sollicitaties per vacature.

Voor werving bestaan goede standaardpakketten. Maatwerk verdient zich terug als uw proces afwijkt of als het systeem moet samenwerken met software die u zelf heeft laten bouwen, niet omdat u een eigen lijstweergave wilt.

• Beantwoord eerst waarom een pakket niet volstaat. Kunt u dat niet in twee zinnen, dan is een pakket vrijwel zeker goedkoper en beter.
• Bouw de opruiming vanaf het begin. Vier weken na afloop verwijderen, tenzij er toestemming is. Achteraf een bestand opschonen is veel meer werk.
• Haal de beoordelaar het systeem in. Zolang cv's per e-mail rondgaan, versnelt u alleen het deel dat al snel was.
• Wees terughoudend met automatische selectie. Rangschikken of afwijzen door software is hoogrisico-AI met verplichtingen vanaf 2 december 2027, en u moet het nu al kunnen uitleggen.
• Meet doorlooptijd per stap. Dat cijfer voorspelt uw resultaat beter dan welke functielijst ook, en het wijst de knelpunten aan.
• Beperk het aantal velden. Elk verplicht veld kost sollicitaties. Vraag wat u nu nodig heeft, de rest later.

Vraag bij het inkopen ook hoe het systeem omgaat met meerdere vacatures voor dezelfde kandidaat. Iemand die twee keer solliciteert, hoort één dossier te hebben en niet twee, met beide procedures zichtbaar. Klinkt vanzelfsprekend en is het niet: veel systemen behandelen elke sollicitatie los, waardoor u dezelfde persoon per ongeluk twee keer benadert of afwijst met twee verschillende redenen.

Het aantal vacatures of kandidaten bepaalt de kosten nauwelijks. Wat ze bepaalt, is het aantal stappen in uw proces en het aantal koppelingen naar buiten.

De grootste besparing zit in het niet bouwen van wat een pakket al doet. Een eerste versie die alleen uw eigen stappen, de communicatie en de opruiming regelt, en verder aansluit op wat er bestaat, is meestal het verstandigste vertrekpunt.

Reken bij uw begroting ook op de teksten. Bevestigingen, uitnodigingen en afwijzingen moeten per functiegroep kloppen en soms in meerdere talen bestaan, en ze zijn zichtbaarder voor buitenstaanders dan welk scherm ook. Dat schrijfwerk staat zelden in een offerte en het kost meer tijd dan verwacht, omdat het meestal langs meerdere mensen moet voordat het de deur uit mag.

1. Meet drie doorlooptijdenBinnenkomst tot bevestiging, bevestiging tot eerste beoordeling, gesprek tot uitslag. Deze drie getallen zijn uw nulmeting.
2. Onderzoek de pakkettenKijk serieus naar wat er bestaat en schrijf op waar het misgaat voor uw situatie. Die lijst is de scope van uw maatwerk.
3. Beschrijf uw stappen en akkoordenZoals het werkelijk gaat, met de uitzonderingen erbij. Laat het nakijken door iemand die het uitvoert.
4. Bouw communicatie en opruiming eerstDie twee zijn goedkoop, direct zichtbaar voor kandidaten en het meest verwaarloosd.
5. Voeg de beoordelaars toeGeef hun een eenvoudige weergave met alleen hun eigen vacatures en een duidelijke actie.
6. Meet opnieuw tegen hetzelfde nulpuntIs de doorlooptijd korter geworden, dan werkt het. Zo niet, dan zit het knelpunt niet in de software.