Logistieke dashboards: de volledige gids

De magazijnchef zegt dat alles op tijd de deur uit ging. De planner zegt dat de rit vol zat. De klantenservice krijgt de telefoon. Alle drie hebben gelijk, en de order is te laat.

Een logistiek dashboard is het scherm dat de order volgt over alle afdelingen heen en aanwijst waar hij bleef steken.

Het onderscheid met de buren zit in wat er wordt gevolgd. De transport-app volgt de rit en de chauffeur; magazijnbeheer volgt de locatie en de voorraad; supply chain management gaat over inkoop en leveranciers. Het logistieke dashboard volgt de order: wanneer binnen, wanneer gepickt, wanneer op de rit, wanneer geleverd, en waar de tijd verdween.

De gebruikers zijn de logistiek manager, de planner en de klantenservice. De manager ziet de dag en de week: hoeveel orders, hoeveel op tijd, waar de pieken zaten. De planner ziet wat vandaag nog moet en wat er vastloopt. De klantenservice zoekt één order op en ziet wat er mee is, zonder drie mensen te bellen.

De toepassingen lopen van een webshop met eigen magazijn tot een groothandel met eigen wagens, van een fabrikant die rechtstreeks aan winkels levert tot een dienstverlener die monteurs met materiaal op pad stuurt. Wat ze delen: een order die door meerdere handen gaat, en een klant die alleen de einddatum ziet.

Een dashboard vol getallen is geen dashboard. De vraag is welke vier tot zes getallen de keten beschrijven, en welk getal als eerste rood wordt als er iets misgaat.

Instroom

orders per uur en per dag, tegen de capaciteit van vandaag; een piek die niemand zag aankomen, is de oorzaak van de rest

Doorloop

de tijd per stap: binnen tot gepickt, gepickt tot verzonden, verzonden tot geleverd; het gemiddelde én de staart

Op tijd

het aandeel orders dat de belofte haalde, per klant en per route, niet alleen totaal

Afwijkend

backorders, retouren, schademeldingen en ritten met lage vulgraad; de lijst waar het geld weglekt

De staart is belangrijker dan het gemiddelde. Een gemiddelde doorlooptijd van een halve dag klinkt goed, tot blijkt dat vijf procent van de orders drie dagen duurt en dat precies die orders de klachten opleveren. Het dashboard hoort de traagste orders te tonen, met de reden erbij, in plaats van het gemiddelde te vieren.

Op tijd is een belofte, en die verschilt per klant. Een afnemer met een leverafspraak voor tien uur 's ochtends heeft een andere lat dan een consument die twee dagen accepteert. Het dashboard meet tegen de afspraak van die klant, niet tegen een algemeen gemiddelde, anders is de kleur groen terwijl de belangrijkste klant belt.

Een dashboard dat elke ochtend wordt bekeken en waarna iedereen weer doet wat hij deed, is een rapport met kleuren. De waarde zit in de lijst die eruit rolt.

De eigenaar is een persoon, geen afdeling. Een afwijking die naar de logistiek gaat, gaat nergens heen. De magazijnchef ziet de orders die stilstaan in zijn hal, de planner de ritten, de klantenservice de klanten die gebeld moeten worden. Dat betekent dat het dashboard per rol een eigen lijst toont, uit dezelfde gegevens.

De terugkoppeling maakt het af. Een order die te laat was, krijgt een reden: te laat binnen, niet op voorraad, rit vol, klant niet thuis. Na een maand is die lijst met redenen het waardevolste dat het dashboard heeft opgeleverd, want die vertelt waar de volgende verbetering zit en niet waar het hardst wordt geroepen.

De stappen heten overal hetzelfde en betekenen overal iets anders. Wie het dashboard van een webshop bij een groothandel neerzet, meet de verkeerde belofte.

Bij servicebedrijven is de keten omgekeerd: niet de order zoekt een rit, maar de afspraak zoekt materiaal. Het dashboard meet daar of de monteur met het juiste materiaal vertrok en hoeveel bezoeken zonder resultaat bleven. Dat cijfer, eerstekeerresultaat, is voor die bedrijven wat leverbetrouwbaarheid voor een webshop is.

Bij fabrieken is de valkuil dat productie en expeditie twee werelden zijn met twee systemen. Een order die klaar is, staat in het ene systeem op gereed en in het andere nog op open. Het dashboard legt die twee naast elkaar en maakt zichtbaar hoeveel orders in dat gat blijven liggen, en dat is meestal het eerste resultaat van de bouw.

Het dashboard maakt geen gegevens; het brengt ze bij elkaar. De vraag is welk systeem welke stap registreert en of het ordernummer overal hetzelfde is.

ERP

orders, regels, klanten en leverafspraken; de bron van wat er beloofd is en wat er is gefactureerd

Magazijn

pickmomenten, verpakkingen en verzendmomenten uit het WMS of de scanners; de stap die het vaakst ontbreekt

Vervoerder

zendingstatus en afleverbewijs uit het systeem van de vervoerder of de eigen transport-app

Klant

meldingen en klachten uit de klantenservice, zodat een klacht aan de order hangt en niet aan een e-mail

Het ordernummer is de sleutel en het is zelden overal hetzelfde. Het ERP kent een ordernummer, het magazijn een pickbon, de vervoerder een zendingnummer, de klant een bestelnummer uit de webshop. De vertaaltabel tussen die vier is het eerste werk van het project, en als hij niet klopt, klopt geen enkel cijfer op het dashboard.

Vervoerders verschillen sterk in wat ze teruggeven. Sommige leveren statusberichten per zending, andere alleen een bestand aan het eind van de dag. Dat bepaalt of het dashboard vandaag kan zeggen dat een zending vastloopt of pas morgen. Bij eigen vervoer met een transport-app is die vraag opgelost, en dat is vaak de reden om die app eerst te bouwen.

Een scherm met vier grafieken is snel gebouwd. Een dashboard dat vier bronnen samenbrengt op een sleutel die niet bestaat, per rol een eigen lijst toont en elke afwijking een reden geeft, is meer datawerk dan schermwerk.

Bronnen

ERP en WMS met een koppelvlak zijn werk; een magazijn dat op papier werkt, is eerst een ander project

Sleutel

één ordernummer door de keten is een dag; vier nummers met een vertaaltabel zijn een eigen onderdeel met beheer

Actueel

gegevens van vanochtend zijn een rapport; live gegevens vragen om koppelingen die vaker dan één keer per dag draaien

Rollen

één beeld voor de manager is eenvoudig; per rol een eigen lijst met eigenaar en terugkoppeling is het deel dat werkt

Wat meestal meevalt: de grafieken en de rapporten. Wat tegenvalt: de stap die niemand registreert. In veel magazijnen is het moment van picken niet vastgelegd, alleen het moment van verzenden. Dan mist het dashboard precies de stap waar de tijd verdwijnt, en is de eerste verbetering niet een dashboard maar een scan bij het picken.

Vraag ook wat u al heeft. ERP- en WMS-pakketten leveren rapportages, en voor één afdeling zijn die genoeg. Waar ze stoppen, is bij het samenbrengen over systemen heen, bij de belofte per klant en bij een lijst met eigenaren. Daar begint het maatwerk.

De volgorde hieronder begint bij de sleutel, want zonder die sleutel meet u vier systemen los van elkaar. Het eindigt bij de redenen, waar het dashboard gaat sturen in plaats van tonen.

1. OrdersleutelWelk nummer volgt de order door welk systeem, en de vertaaltabel daartussen. Getoetst op een week orders.
2. Twee stappen metenBinnen tot verzonden, uit ERP en magazijn. Het gemiddelde én de traagste vijf procent.
3. Afwijking met eigenaarDe lijst per rol: wat staat stil, wat haalt de belofte niet. Met een naam erbij, niet een afdeling.
4. Vervoerder erbijZendingstatus en afleverbewijs, zodat de laatste stap niet meer telefonisch wordt nagevraagd.
5. Redenen registrerenElke te late order krijgt een reden uit een korte lijst. Na een maand weet u waar de volgende verbetering zit.
6. UitbreidenRetouren, schade en vulgraad erbij; de belofte per klant; en een weekbeeld voor de directie.