HR-dashboards: de volledige gids

De vraag van de directie is simpel: hoe staat het met het personeel. Het antwoord staat verspreid over systemen die elk een deel weten en geen van alle het geheel.

Een HR-dashboard is de plek waar bezetting, verzuim, verloop, werving en verlof elkaar ontmoeten, per afdeling en per maand.

Het personeelssysteem weet wie er in dienst is en in welke functie. De verzuimregistratie weet wie ziek is en hoe lang. De salarisverwerking weet wat het kost. Het recruitmentpakket weet welke vacatures openstaan en hoe lang al. En de formatie, wat er zou moeten zijn, staat in een spreadsheet van de controller. Het dashboard leest die vijf en zet ze naast elkaar: bezetting tegenover formatie, verzuim per team, verloop per kwartaal, vacatures per functie.

Wat het niet is: een systeem waarin HR werkt. Verzuim wordt geregistreerd waar het nu wordt geregistreerd, contracten blijven in het personeelssysteem. Het dashboard leest alleen. Het is ook geen rapport over personen. Een dashboard dat laat zien dat een team een hoog verzuim heeft, is een sturingsmiddel; een dashboard dat laat zien welke collega dat veroorzaakt, is een dossier, en daar gelden andere regels voor.

De gebruikers verschillen per organisatie. De directie wil één scherm per maand. De HR-manager wil per week zien waar het verzuim oploopt en welke vacature te lang openstaat. Teamleiders willen hun eigen team, en niets anders. Een controller wil de loonkosten tegenover de formatie. Elk van hen krijgt hetzelfde dashboard met een andere bril.

Een HR-dashboard met dertig grafieken beantwoordt geen enkele vraag. Vijf cijfers met een goede definitie doen dat wel, en ze zijn in elke organisatie hetzelfde.

Bezetting

fte in dienst tegenover de formatie, per afdeling, met het verschil als het cijfer dat telt

Verzuim

percentage en meldingsfrequentie per team, kort en lang apart, tegenover de branche

Verloop

in- en uitstroom per kwartaal, met de gemiddelde diensttijd van wie vertrekt

Werving

openstaande vacatures per functie en hoe lang ze openstaan, vanaf de aanvraag

Het vijfde cijfer is verlof: het saldo per afdeling en hoeveel daarvan aan het eind van het jaar nog openstaat. Dat cijfer ziet er onschuldig uit en is het vaakst een probleem: een team met een groot openstaand saldo is een team dat geen vakantie neemt, en dat zegt iets over de werkdruk vóórdat het verzuim het zegt.

Elk cijfer heeft een definitie die vastligt. Verzuim volgens de ene bron telt de eerste dag mee en de andere niet; verloop met of zonder tijdelijke contracten geeft een ander beeld; bezetting in koppen of in fte verschilt in een organisatie met veel deeltijd. Het dashboard kiest één definitie per cijfer, zet die bij het cijfer, en houdt hem vast. Een definitie die per maand verandert, maakt elke trend onbruikbaar.

Een HR-dashboard verwerkt gegevens over ziekte, vertrek en salaris. Dat mag, voor een doel dat de organisatie moet kunnen uitleggen, en met technische grenzen die voorkomen dat het dashboard een dossier wordt.

De ondergrens per groep is de regel die het vaakst wordt vergeten. Een verzuimpercentage van een afdeling met veertig mensen zegt niets over een persoon. Hetzelfde percentage van een team van vier is na één zieke collega een dossier. De app kent per cijfer een minimumgroep en toont onder die grens niets, of voegt teams samen tot de grens is gehaald.

Bespreek het dashboard met de ondernemingsraad voordat het er is. Een OR heeft instemmingsrecht op systemen die het gedrag van medewerkers kunnen volgen, en een HR-dashboard valt daar snel onder. Wie de OR het ontwerp laat zien met de aggregatieregels erbij, krijgt een gesprek over nut; wie het achteraf laat zien, krijgt een gesprek over wantrouwen.

Een HR-dashboard heeft zelf geen gegevens. Alles wat hij toont, komt uit systemen die u al heeft, en de kwaliteit van het dashboard is de kwaliteit van die bronnen.

De koppelingen zelf zijn bekend werk: de meeste personeels- en salarissystemen hebben een koppelvlak of een geplande export. Het werk zit in het op elkaar leggen. Een afdeling heet in het personeelssysteem anders dan in de salarisverwerking en weer anders in de formatie. Het dashboard heeft één organisatiestructuur nodig waar alle bronnen op worden gemapt, en die structuur moet iemand bijhouden als de organisatie verandert.

De formatie verdient aparte aandacht. Bezetting tegenover formatie is het cijfer dat de directie het meest wil, en de formatie is het cijfer dat nergens in een systeem staat. Voor de eerste versie is een spreadsheet die de controller bijhoudt goed genoeg, als hij een vaste plek heeft en het dashboard hem leest. Een formatie die per e-mail rondgaat, is geen bron.

Een verzuimpercentage van vijf procent is hoog of laag, afhankelijk van de branche, het seizoen en vorig jaar. Het dashboard moet die context tonen, anders leest iedereen er iets anders in.

Trend

hetzelfde cijfer over twaalf maanden, zodat een piek een piek is en geen nieuw normaal

Vergelijk

de afdeling naast de andere afdelingen en naast het geheel, met dezelfde definitie

Branche

het verzuim- en verloopcijfer van de sector als referentie, uit openbare bronnen

Signaal

een afwijking die groter is dan de gewone schommeling, gemarkeerd zonder alarm

Signalen zijn het onderdeel dat het dashboard van een rapport onderscheidt. Een verlofsaldo dat in september nog boven de helft staat, een vacature die langer openstaat dan de gemiddelde vervultijd, een team waarvan het kortverzuim drie maanden stijgt: dat zijn de dingen waar HR naar zoekt en die in een maandrapport pas opvallen als het te laat is. Het dashboard markeert ze; wat ermee gebeurt, blijft mensenwerk.

Wees voorzichtig met voorspellingen. Een model dat uit verzuim, verlof en diensttijd voorspelt wie gaat vertrekken, is technisch mogelijk en juridisch een mijnenveld: het is een profiel van een persoon, met gevolgen voor die persoon. Blijf bij groepen en bij wat er is gebeurd. Dat is genoeg om te sturen.

Vijf grafieken bouwen is een dag werk. Vijf bronnen op één organisatiestructuur leggen en per rol bepalen wie wat ziet, is het project.

Bronnen

twee systemen met een koppelvlak is eenvoudig; vijf systemen waarvan twee alleen een export hebben, niet

Structuur

een organisatie die in alle bronnen dezelfde afdelingen kent, scheelt de helft van het werk

Rollen

directie en HR is twee brillen; elke teamleider zijn eigen team is een rechtenmodel

Historie

een trend van twaalf maanden vraagt twaalf maanden historie uit elke bron, in dezelfde definitie

Wat meestal meevalt: de grafieken en de koppelingen. Wat tegenvalt: de definities. Wat verzuim is, wat een fte is, welke afdeling bij welke kostenplaats hoort: daar gaan de gesprekken over, en die gesprekken moeten vóór de bouw. Een dashboard dat wordt gebouwd terwijl de definities nog schuiven, wordt twee keer gebouwd.

Vraag ook wat uw personeelssysteem al kan. De meeste hebben een rapportagemodule met verzuim en bezetting. Waar die stopt, is bij de combinatie met de andere bronnen, bij de formatie en bij rollen per teamleider. Als uw vraag binnen één systeem past, is de rapportagemodule het antwoord. Als de vraag pas te beantwoorden is met drie systemen naast elkaar, is dat het dashboard.

De volgorde hieronder begint niet bij een koppeling maar bij een gesprek: wat bedoelen we met verzuim, en welke afdelingen zijn er eigenlijk.

1. Definities vastleggenPer cijfer één definitie, opgeschreven, met de bron erbij. HR, controller en directie tekenen ervoor.
2. Structuur kiezenEén organisatiestructuur waar alle bronnen op passen. Wie houdt hem bij als er een afdeling bijkomt?
3. Handmatig proefdraaienDe vijf cijfers voor zes maanden, uit exports, in een spreadsheet. Laat de directie kijken.
4. Bronnen koppelenEerst het personeelssysteem, dan verzuim, dan de rest. Elke koppeling controleren tegen de handmatige cijfers.
5. Rollen en grenzenWie ziet wat, de minimumgroep per cijfer, het logboek. Met de OR erbij.
6. Uitrollen per laagEerst directie en HR, dan de teamleiders. Wat zij vragen, is de volgende versie.