Verzuimregistratie-apps: de volledige gids

Een medewerker belt zich ziek. Vanaf dat moment moet een werkgever een aantal dingen doen, op tijd en in een vaste volgorde, en moet hij tegelijk voorkomen dat hij dingen vastlegt die hij niet mag weten. Een verzuimregistratie-app helpt met het eerste en beschermt tegen het tweede.

Verzuimregistratie legt vast dát iemand ziek is en wat er is afgesproken. De aard van de ziekte hoort bij de bedrijfsarts, nergens anders.

Dat maakt het anders dan een gewone HR-module. Een urenregistratie of een verlofsysteem mag door een leidinggevende worden ingezien. Een verzuimdossier bevat gegevens over gezondheid, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens met een eigen regime. Wie erbij kan, wat er in staat en hoe lang het bewaard blijft, zijn vragen die het ontwerp bepalen.

Wie het gebruikt: de leidinggevende die de melding aanneemt en het contact onderhoudt, de HR-medewerker die de termijnen bewaakt, de bedrijfsarts of arbodienst die het medische deel doet, en de medewerker zelf, die recht heeft op inzage in wat over hem is vastgelegd.

Twee regelsets werken hier tegelijk. De ene zegt wat u niet mag vastleggen, de andere wat u wel moet doen en wanneer. Ze botsen niet, maar ze vragen allebei om een ontwerp dat erop is gebouwd.

Mag wel

dat iemand ziek is, de verwachte duur, lopende afspraken, of het een bedrijfsongeval is

Mag niet

de aard of oorzaak van de ziekte, ook niet als de medewerker het zelf vertelt

Week 6

de probleemanalyse door de bedrijfsarts

Week 8

het plan van aanpak, samen met de medewerker

Week 42

de ziekmelding bij UWV

Het verbod is strenger dan veel leidinggevenden denken. Ook als een medewerker zelf vertelt wat er aan de hand is, mag de werkgever dat niet vastleggen. Een vrij tekstveld bij de ziekmelding is daarom een risico: daar komt vanzelf 'griep' of 'rug' in te staan. De app hoort dat veld niet te hebben, of het te beperken tot wat wel mag.

De termijnen zijn tegelijk het praktische nut. Wie de probleemanalyse te laat aanvraagt of het plan van aanpak vergeet, riskeert een loonsanctie: langer doorbetalen. Een app die per verzuimgeval de termijnen uitrekent en op tijd waarschuwt, verdient zichzelf op dat punt alleen al terug.

De functies zijn beperkt, en dat is bewust. Elke extra functie is een extra plek waar gezondheidsgegevens kunnen belanden.

De koppeling met de arbodienst verdient een eigen opmerking. Het medische dossier hoort bij de bedrijfsarts en niet in de app van de werkgever. Wat de app nodig heeft, is de uitkomst: dat de probleemanalyse is gedaan, wat de belastbaarheid is en welke afspraken volgen. Dat is een koppeling of een invoer door de arbodienst, geen kopie van hun dossier.

Wat er niet in hoeft: verlof, uren en beoordelingen. Die horen in andere systemen, en het samenvoegen ervan met verzuim maakt het hele systeem tot een dossier met bijzondere persoonsgegevens.

Voor deels werken is een aparte status nodig. Iemand die na een periode weer een paar uur per dag werkt, is niet beter en niet ziek. Die status heeft gevolgen voor de termijnen, voor het rooster en voor de loondoorbetaling, en hij hoort daarom als eigen mogelijkheid in de melding, met de uren erbij.

Een verzuimregistratie-app kan technisch keurig werken en toch een risico zijn. Dat gebeurt als hij te veel toelaat of te weinig waarschuwt.

Het logboek is geen luxe. Bij een klacht of een vraag van de medewerker moet u kunnen laten zien wie het dossier heeft geopend en wanneer. Dat is ook de reden om de kring klein te houden: hoe minder mensen erbij kunnen, hoe minder er uit te leggen valt.

Een verzuimregistratie zonder koppelingen is een tweede personeelsadministratie. Drie koppelingen voorkomen dat, en elk daarvan vraagt om een afweging over welke gegevens er wel en niet doorheen gaan.

De koppeling met de arbodienst is de gevoeligste. Veel arbodiensten hebben een eigen portaal en willen dat de werkgever daarin werkt. Dat is verdedigbaar, maar het betekent dat de termijnbewaking daar zit en niet in uw eigen app. Bespreek vooraf wat er over en weer gaat, en leg het vast in de verwerkersovereenkomst.

De koppeling met het rooster is klein en waardevol: de planner ziet dat iemand niet inzetbaar is, zonder te zien waarom en zonder in het dossier te kunnen. Dat is precies de scheiding die de app moet bewaken.

Honderd of tienduizend medewerkers maakt voor de bouw weinig uit. Wat het verschil maakt, is hoe fijnmazig de rechten moeten zijn en hoe de arbodienst werkt.

Rechten

per rol, per afdeling en per geval; met een logboek van elke inzage

Arbodienst

een koppeling met hun portaal of een invoer door hen, elk een eigen traject

Bewaren

automatisch anonimiseren na de termijn raakt het hele datamodel

Rapportage

patronen boven een minimum aantal, zodat niemand herleidbaar is

De eerlijke vraag vooraf: heeft uw HR-pakket of uw arbodienst al een verzuimmodule? Vrijwel altijd. Die is vaak goed genoeg voor de registratie en de termijnen. Maatwerk loont als de rechten fijnmaziger moeten dan het pakket kan, als u meerdere arbodiensten heeft, of als het verzuim onderdeel moet zijn van een bredere app voor leidinggevenden.

De eerste stap is geen software maar een gesprek met de privacyfunctionaris. Wie dat overslaat, bouwt een dossier dat later moet worden ontmanteld.

1. Bepaal de rollen en rechtenLeidinggevende, HR, arbodienst, medewerker. Wie ziet wat, en wie mag wat aanpassen.
2. Schrap wat niet magGeen vrij tekstveld voor de oorzaak. Doorloop het huidige formulier en streep door.
3. Bouw de melding en de tijdlijnZiek, beter, deels aan het werk. De termijnen worden uitgerekend en er gaat een waarschuwing uit.
4. Bouw het logboek en de bewaartermijnWie opende wat, en automatisch anonimiseren na afloop. Dit hoort in de eerste versie, niet in een latere.
5. Koppel de personeelsadministratieWie in dienst is, bij wie. Daarna de salarisverwerking.
6. Sluit de arbodienst aanAfspreken wat over en weer gaat, vastleggen in de verwerkersovereenkomst, en dan pas koppelen.