Facturatiesoftware voor zzp'ers: de volledige gids
Facturatiesoftware voor een zzp'er is meestal geen maatwerkvraag: er zijn tientallen pakketten die het goed doen. De vraag wordt anders zodra een platform, een bemiddelaar of een collectief voor honderden zelfstandigen factureert, of zodra de factuur uit een ander proces moet volgen. Deze gids gaat over die grens: wanneer volstaat een pakket, en wanneer niet.
In het kort
- Een factuur heeft wettelijke eisen: opeenvolgend nummer, datum, gegevens van beide partijen, omschrijving en btw. Dat is niet onderhandelbaar.
- Voor één zzp'er is een bestaand pakket vrijwel altijd de betere keus. Maatwerk begint waar het pakket niet bij uw proces past.
- Wie voor anderen factureert, zoals een platform of een bemiddelaar, heeft een ander vraagstuk dan wie voor zichzelf factureert.
- E-facturatie komt eraan in Europees verband. Een factuur als pdf is op termijn niet meer genoeg voor elke afnemer.
Voor wie deze gids is, en voor wie niet
Een zzp'er die zijn eigen facturen maakt, koopt een pakket. Deze gids is voor wie facturatie voor of namens zelfstandigen moet inbouwen in iets groters.
Alle hoofdstukkenLaten we eerlijk beginnen. Een zelfstandige die tien facturen per maand stuurt, heeft geen maatwerk nodig. De pakketten die daarvoor bestaan, zijn goed, goedkoop en gekoppeld aan de boekhouding. Wie ons vraagt om zoiets te bouwen, krijgt het advies om dat niet te doen.
Maatwerk in facturatie voor zzp'ers begint waar iemand anders dan de zzp'er de factuur maakt, of waar de factuur uit een ander proces moet volgen.
Dat zijn drie situaties. Een platform dat opdrachten bemiddelt en namens de zelfstandige factureert aan de opdrachtgever. Een collectief of coöperatie dat voor zijn leden de administratie doet. En een bedrijf waar de factuur het sluitstuk is van een proces dat al in eigen software zit: urenregistratie, planning, oplevering.
In die drie situaties past een standaardpakket vaak niet, omdat het is gebouwd voor één ondernemer met één administratie. Honderden zelfstandigen met elk hun eigen btw-nummer, eigen nummering en eigen bankrekening, gefactureerd vanuit één systeem, is een ander vraagstuk. Daar gaat de rest van deze gids over.
Wat een factuur wettelijk moet bevatten
De Belastingdienst stelt eisen aan elke factuur, en de nummering moet opeenvolgend zijn. Wie namens anderen factureert, moet dat per zelfstandige waarmaken.
Alle hoofdstukkenDe eisen aan een factuur zijn concreet en gelden voor elke ondernemer, ook de kleinste. Software die er een mist, levert facturen op die bij een controle worden afgekeurd, en dat is dan het probleem van de zelfstandige, niet van de software.
- Nummer
- opeenvolgend, zonder gaten, per administratie
- Datum
- de factuurdatum en de datum van de levering of dienst
- Partijen
- naam, adres en btw-nummer van de leverancier; naam en adres van de afnemer
- Btw
- het tarief, het btw-bedrag en het bedrag zonder btw, per tarief
- KOR
- wie onder de kleineondernemersregeling valt, vermeldt geen btw
De opeenvolgende nummering is het punt waar een systeem voor meerdere zelfstandigen het vaakst op struikelt. Elke zelfstandige heeft zijn eigen reeks, zonder gaten. Een factuur die wordt verwijderd, laat een gat; een creditfactuur moet een eigen nummer krijgen. Dat moet per administratie kloppen, niet voor het systeem als geheel.
Daar komt de bewaarplicht bij: de administratie, en dus ook de facturen, moet jaren bewaard blijven. Wie namens zelfstandigen factureert, moet ervoor zorgen dat elke zelfstandige zijn eigen facturen kan bewaren en meenemen, ook als hij het platform verlaat.
Wat de software moet kunnen
De kern is een administratie per zelfstandige binnen één systeem, de factuur als uitkomst van een proces, en een export die de zelfstandige zelf kan meenemen.
Alle hoofdstukkenDe functies verschillen van een gewoon factuurpakket op één punt: alles is meervoudig. Niet één administratie, maar honderden, elk met eigen gegevens, eigen nummering en eigen uitbetaling.
De goedkeuring door de zelfstandige is geen formaliteit. De factuur staat op zijn naam en onder zijn btw-nummer; hij is verantwoordelijk voor wat erop staat. Het systeem mag een concept maken uit de uren of de opdracht, maar de zelfstandige moet kunnen zien en bevestigen wat er de deur uitgaat.
Wat er niet in hoeft: een complete boekhouding per zelfstandige. Die heeft hij al, of hij heeft een boekhouder. Wat hij nodig heeft, is een export die daarin past, en dat is een koppeling of een bestand, geen module.
Bij honderden administraties in één systeem wordt de scheiding tussen die administraties een beveiligingsvraag. Een zelfstandige mag alleen zijn eigen facturen zien, en een fout in een filter is een datalek met honderden betrokkenen. Bouw de scheiding in de kern van het datamodel, niet in de schermen, en test hem als eerste.
Waar het meestal misgaat
De meeste fouten komen uit onduidelijkheid over wie factureert aan wie. Als dat niet vaststaat, kloppen de btw, de nummering en de uitbetaling geen van drie.
Alle hoofdstukkenBij facturatie voor zelfstandigen is de moeilijkste vraag niet technisch. Het is de vraag wie de leverancier is op de factuur: de zelfstandige, of het platform?
Zo blijft het kloppen
- Per opdracht staat vast wie factureert aan wie, en dat is vastgelegd in de overeenkomst.
- De zelfstandige keurt elke factuur op zijn naam goed voordat hij wordt verstuurd.
- Een creditfactuur krijgt een eigen nummer in dezelfde reeks; verwijderen kan niet.
- De verrekening tussen platform en zelfstandige is een aparte factuur, met eigen btw.
Zo gaat het mis
- Het platform factureert onder eigen naam maar de btw wordt behandeld alsof de zelfstandige leverde.
- Facturen worden aangepast na verzending.
- De nummering loopt per systeem in plaats van per zelfstandige.
- De zelfstandige ziet pas bij de aangifte wat er op zijn naam is gefactureerd.
De constructie bepaalt alles. Bemiddelt het platform en factureert de zelfstandige zelf aan de opdrachtgever, dan is het platform een dienstverlener die een eigen factuur voor zijn bemiddeling stuurt. Koopt het platform de dienst in en verkoopt het door, dan is het platform de leverancier en factureert de zelfstandige aan het platform. Dat is een fiscale en juridische keuze die vóór de bouw moet vaststaan, met een adviseur erbij.
Koppelingen met wat er al is
De factuur moet landen in de boekhouding van de zelfstandige, betaald worden via de bank, en op termijn als e-factuur kunnen worden verstuurd.
Alle hoofdstukkenFacturatiesoftware staat nooit alleen. De factuur komt ergens uit voort en gaat ergens naartoe, en bij honderden zelfstandigen zijn dat honderden verschillende bestemmingen.
| Koppeling | Wat er heen gaat | Waarom het werkt |
|---|---|---|
| Boekhouding van de zelfstandige | De factuur, als bestand of via een koppeling | De zelfstandige of zijn boekhouder hoeft niets over te typen. |
| Bank | Betalingen, gekoppeld aan de factuur | Openstaand en betaald kloppen zonder handmatig afletteren. |
| Urenregistratie of opdracht | De basis voor de conceptfactuur | De factuur volgt uit wat er is gedaan, niet uit wat iemand invult. |
| E-facturatienetwerk | De factuur in een gestructureerd formaat | Afnemers die alleen e-facturen accepteren, kunnen worden bediend. |
De koppeling met de boekhouding is de lastigste, omdat elke zelfstandige een ander pakket heeft. Bouw geen honderd koppelingen; bouw één goede export in een formaat dat de gangbare pakketten importeren, en koppel alleen de twee of drie pakketten die het meest voorkomen.
E-facturatie verdient nu al aandacht. In Europees verband wordt het versturen van gestructureerde facturen stapsgewijs verplicht, te beginnen bij bepaalde afnemers en grensoverschrijdende handel. Een factuur als pdf per mail is dan voor die afnemers niet meer voldoende. Bouw de factuur intern als gestructureerde gegevens, zodat de pdf en de e-factuur uit dezelfde bron komen.
Wat het kost, en wat dat bepaalt
De constructie tussen platform en zelfstandige, het aantal boekhoudkoppelingen en de e-facturatie bepalen de prijs. Het aantal facturen niet.
Alle hoofdstukkenDuizend of honderdduizend facturen per jaar maakt voor de bouw weinig uit. Wat het verschil maakt, is hoe ingewikkeld de verhouding is tussen wie levert, wie factureert en wie betaalt.
- Constructie
- bemiddeling, doorverkoop of collectief; elk met eigen btw-behandeling
- Koppelingen
- elk boekhoudpakket en elke bank is een eigen traject
- E-factuur
- aansluiting op een e-facturatienetwerk is een eigen stuk werk
- Verrekening
- inhoudingen, kosten en uitbetaling per factuur sluitend maken
De eerlijke vraag vooraf, nogmaals: voor één zelfstandige is een pakket de betere keus, en dat zeggen we. Voor een platform of collectief is de vraag of een bestaand pakket met een module voor meerdere administraties volstaat. Soms wel. Maatwerk loont zodra de factuur uit uw eigen proces moet volgen, zodra de verrekening tussen platform en zelfstandige ingewikkeld is, of zodra de zelfstandige in uw eigen omgeving moet kunnen goedkeuren.
Van pakket naar eigen facturatie
Leg eerst de constructie vast met een adviseur, bouw dan de administratie per zelfstandige, en koppel de boekhouding pas als de factuur klopt.
Alle hoofdstukkenDe eerste stap is geen software maar een gesprek met een fiscalist. Wie dat overslaat, bouwt facturen die achteraf moeten worden gecrediteerd.
- Leg de constructie vastWie levert aan wie, wie factureert, hoe de btw loopt. Met een adviseur, op papier, vóór de bouw.
- Bouw de administratie per zelfstandigeGegevens, nummerreeks, bankrekening, KOR ja of nee. Eén zelfstandige helemaal, dan de rest.
- Bouw de factuur uit het procesUren of opdracht worden een concept; de zelfstandige keurt goed; het systeem verstuurt en bewaart.
- Bouw de verrekeningWat de opdrachtgever betaalt, wat wordt ingehouden, wat wordt uitbetaald. Sluitend per factuur, met eigen factuur voor de inhouding.
- Bouw de export en de inzageDe zelfstandige ziet en downloadt zijn facturen, in een formaat dat zijn boekhouder kan lezen.
- Koppel bank en e-facturatieBetalingen afletteren, en de gestructureerde factuur voor afnemers die dat vragen.
Veelgestelde vragen
De vragen die het vaakst terugkomen zodra het concreet wordt.
Ik ben zzp'er en wil facturatiesoftware laten bouwen. Is dat verstandig?
Vrijwel nooit. Er zijn tientallen pakketten die het goed doen, gekoppeld aan de boekhouding en de bank, voor weinig geld per maand. Maatwerk is voor wie namens anderen factureert of bij wie de factuur uit een eigen proces moet volgen.
Mag een platform factureren namens een zelfstandige?
Dat kan, in de vorm van een factuur op naam en onder btw-nummer van de zelfstandige, mits dat is afgesproken en de zelfstandige de factuur goedkeurt. Hoe de btw loopt, hangt af van de constructie; leg die vast met een adviseur.
Moet elke zelfstandige een eigen nummerreeks hebben?
Ja. De nummering moet per administratie opeenvolgend zijn en zonder gaten. Een systeem dat één reeks voor alle zelfstandigen gebruikt, levert facturen op die bij een controle vragen oproepen.
Wat als een zelfstandige onder de kleineondernemersregeling valt?
Dan vermeldt hij geen btw op zijn facturen. Het systeem moet dat per zelfstandige kunnen instellen en de factuur daarop aanpassen. Wie dat vergeet, stuurt facturen met btw uit naam van iemand die die btw niet mag rekenen.
Hoe lang moeten de facturen bewaard blijven?
De administratie valt onder een wettelijke bewaartermijn van jaren. Bij facturatie namens anderen betekent dat: elke zelfstandige moet zijn facturen kunnen bewaren en meenemen, ook als hij het platform verlaat.
Moeten we nu al e-facturatie ondersteunen?
Bouw de factuur in elk geval als gestructureerde gegevens, zodat een e-factuur later uit dezelfde bron komt. De verplichting komt stapsgewijs, en de afnemers die het eisen, zijn vaak juist de grotere.
Kunnen we een bestaand pakket met meerdere administraties gebruiken?
Soms wel, en dan zeggen we dat. Het loopt vast als de factuur uit uw eigen proces moet volgen, als de verrekening tussen platform en zelfstandige ingewikkeld is, of als de zelfstandige in uw eigen omgeving moet goedkeuren.
Benieuwd of maatwerk hier bij u loont?
Vertel ons voor hoeveel zelfstandigen u factureert en hoe de constructie in elkaar zit, dan zeggen wij eerlijk of een pakket volstaat. U spreekt iemand van Appfront, het bureau achter deze site.