Apps voor advocatenkantoren: de volledige gids

Een advocaat werkt met zijn hoofd, zijn agenda en zijn dossier. Het kantoor werkt met honderden zaken tegelijk, en moet zeker weten dat geen termijn wordt gemist, geen belang botst en geen uur verloren gaat.

Software voor een advocatenkantoor is het systeem dat per zaak partijen, stukken, termijnen en tijd bijhoudt, een conflictcheck doet bij elke nieuwe zaak en de gewerkte uren omzet in een declaratie, binnen de eisen van geheimhouding.

De gebruikers zijn de advocaten, de secretariaten, de financiële administratie en de cliënt. De advocaat schrijft tijd en zoekt stukken. Het secretariaat opent zaken, bewaakt termijnen en archiveert. De administratie declareert en beheert de derdengelden. De cliënt wil weten hoe zijn zaak ervoor staat, en steeds vaker wil hij dat zelf kunnen zien.

Er is een ruime markt aan praktijkmanagementpakketten voor de advocatuur. Voor de meeste kantoren is dat het fundament. Maatwerk komt erbij waar het kantoor iets doet wat het pakket niet kent: een intake die een eerste juridische analyse maakt, een portaal waar een zakelijke cliënt al zijn zaken ziet, een berekening voor een specialisme als letselschade of arbeidsrecht, of een koppeling met het systeem van een grote opdrachtgever.

Het past bij middelgrote en grote kantoren met een eigen specialisme, bij kantoren die voor vaste zakelijke cliënten veel gelijksoortige zaken doen, zoals incasso of arbeidsrecht, en bij kantoren die zich willen onderscheiden in hoe de cliënt de samenwerking ervaart.

Alles in een advocatenkantoor hangt aan een zaak. Wie de zaak goed opzet, heeft de rest vanzelf op de goede plek; wie het ergens anders laat beginnen, zoekt het daarna in drie systemen.

Intake

de cliënt, de vraag, de wederpartij en de betrokkenen, met de gegevens voor het cliëntenonderzoek

Conflict

de check of het kantoor een belang van een andere cliënt raakt, vóórdat de zaak wordt aangenomen

Partijen

cliënt, wederpartij, advocaat van de wederpartij, rechtbank en deskundigen, met hun rol in deze zaak

Stukken

processtukken, correspondentie en producties, met versies en een datum van indienen

Termijnen

proceshandelingen en fatale termijnen, met wie verantwoordelijk is en wie vervangt

Archief

de gesloten zaak, met de bewaartermijn en wie er nog bij mag

De conflictcheck is het moment waarop de software het meest waard is. Een kantoor met honderden lopende zaken en duizenden gesloten zaken kan niet op geheugen vertrouwen. De check zoekt de nieuwe partijen in alle zaken, ook onder andere schrijfwijzen en via gelieerde vennootschappen, en legt vast wie de uitkomst heeft beoordeeld.

Termijnen horen bij de zaak, niet bij de agenda van één advocaat. Een advocaat die ziek wordt of met vakantie gaat, neemt zijn agenda mee; de zaak blijft. Het systeem toont per zaak de eerstvolgende termijn en per kantoor alle termijnen die de komende tijd aflopen, met wie verantwoordelijk is.

Software voor advocaten is geen gewone kantoorsoftware. De beroepsregels stellen eisen aan de inrichting die bij andere bedrijven een keuze zijn.

Het logboek is het ondergewaardeerde onderdeel. Een systeem dat vastlegt wie welke zaak heeft geopend, maakt het mogelijk om te laten zien dat de geheimhouding in de praktijk werkt, en om te onderzoeken wat er gebeurde als er twijfel is. Het hoort bij de inrichting, niet bij een latere uitbreiding.

Een uur dat niet wordt geschreven, wordt niet gedeclareerd. En een uur met de omschrijving 'dossierwerk' wordt door een zakelijke cliënt teruggestuurd met de vraag wat er is gedaan.

Tijdschrijven werkt als het geen extra werk is. Een timer bij de zaak, een voorstel op basis van de agenda en de verzonden mail, en een omschrijving uit een lijst met ruimte voor toelichting. Hoe later op de dag of de week de uren worden geschreven, hoe minder er worden geschreven.

Bij een vaste prijs is de nacalculatie het cijfer dat het kantoor nodig heeft. Welke soort zaak kost meer tijd dan de prijs dekt? Het systeem vergelijkt per soort zaak de geschreven uren met de afgesproken prijs, zodat de volgende offerte beter is.

Voor veel kantoren is het portaal de reden om te laten bouwen. Het pakket regelt het kantoor; het portaal bepaalt hoe de cliënt het kantoor ervaart.

Portaal

per cliënt zijn zaken, de status, de volgende stap, de stukken en de declaraties, achter een veilige inlog

Pakket

het praktijkmanagementpakket als bron voor zaken, termijnen en uren; het portaal leest, het pakket blijft leidend

Boeking

declaraties en betalingen naar de boekhouding, derdengelden gescheiden

Rechtbank

digitale indiening en berichten waar de procedure dat mogelijk maakt, gekoppeld aan de zaak

Een zakelijke cliënt met veel zaken, zoals een verzekeraar of een incassobureau, wil geen mail per zaak maar een overzicht van alles. Een portaal met een lijst van zaken, een status per zaak en een export voor hun eigen administratie maakt het kantoor voor die cliënt makkelijker dan de concurrent.

Het portaal hoort te lezen uit het pakket, niet de gegevens te dupliceren. Als de advocaat de status in het pakket bijwerkt, ziet de cliënt dat in het portaal. Twee plekken waar dezelfde status wordt bijgehouden, lopen binnen een maand uit elkaar.

Een compleet praktijkmanagementsysteem laten bouwen is zelden verstandig; de markt heeft goede pakketten. Het werk zit in wat daarbovenop komt, en in de eisen die de beroepsregels stellen.

Pakket

een pakket met een open koppelvlak maakt maatwerk eromheen goed te doen; een gesloten pakket beperkt wat kan

Portaal

een overzicht van zaken en stukken is overzichtelijk; ondertekenen, uploaden en berichten vragen meer

Toegang

rollen per zaak, een logboek en inloggen met een tweede factor zijn standaard, maar geen bijzaak

Specifiek

een berekening of intake voor een specialisme is vakwerk, en vraagt een advocaat aan tafel

Wat meevalt: de schermen, als het pakket de gegevens goed ontsluit. Wat tegenvalt: de uitzonderingen in de toegang. De zaak waar alleen de partner bij mag, de cliënt met twee vennootschappen die elk hun eigen zaken mogen zien, de advocaat die van sectie wisselt.

Vraag ook wat uw pakket al kan. Veel praktijkpakketten hebben een eenvoudig portaal of een koppeling met de boekhouding. Waar die stoppen, is bij een portaal dat bij uw merk en cliënten past, bij een specialisme dat het pakket niet kent en bij koppelingen met de systemen van grote opdrachtgevers.

De volgorde hieronder begint buiten het kantoor, bij de cliënt, omdat daar het verschil wordt gemaakt en omdat het pakket de binnenkant meestal al goed regelt.

1. De cliënt kiezenDe zakelijke cliënt met de meeste zaken en de meeste vragen over de status. Met hem bespreekt u wat hij wil zien.
2. Het pakket ontsluitenWelke gegevens zijn via een koppelvlak te lezen: zaken, status, stukken, termijnen, declaraties.
3. Status en stukkenEen portaal met de zaken van die cliënt, de status en de stukken die hij mag zien, achter een veilige inlog.
4. Toegang toetsenRollen, logboek en tweede factor laten nakijken, met de deken of een adviseur waar dat nodig is.
5. DeclaratiesOpenstaande en betaalde declaraties per zaak, met een export voor de administratie van de cliënt.
6. VerbredenDe volgende cliënten, en daarna de intake of berekening voor het specialisme.