App voor verbruiksfacturatie van hostingresources laten maken

Het verschil met gewone abonnementsfacturatie is dat de hoeveelheid niet vaststaat. U meet doorlopend, aggregeert naar een periode, past een staffel of een inbegrepen hoeveelheid toe, en zet daar een bedrag onder. Elk van die stappen kan fout gaan, en de klant merkt het pas op de factuur.

Het tweede probleem is toewijzing. Een deel van uw resources hoort bij één klant, maar veel draait gedeeld: een cluster, een loadbalancer, een back-upvolume. Wie dat naar rato omslaat, moet kunnen uitleggen volgens welke sleutel, want dat is de vraag die als eerste komt bij een klant die zijn factuur ziet stijgen.

De kern is de meetreeks per klant en per resource, met een facturatiestap die daaruit volgt.

• Verbruik ophalen uit uw eigen infrastructuur of van uw onderliggende leverancier.
• Meetreeksen per klant en per resource, met behoud van de ruwe gegevens.
• Aggregatie naar de eenheid waarop u factureert: gemiddelde, piek of totaal per periode.
• Staffels, inbegrepen hoeveelheden en minimumafnames per contract.
• Verdeelsleutels voor gedeelde resources, met een uitlegbare onderbouwing.
• Factuurregels met een specificatie die de klant zelf kan nalopen.

Dit onderscheid wordt vaak overgeslagen en het kost later veel. Meten gebeurt continu en fijn: per vijf minuten, per uur. Factureren gebeurt grof en per maand. Tussen die twee zit een keuze: factureert u het gemiddelde, de piek, het totaal of het percentiel.

Die keuze bepaalt wat de klant betaalt en moet in het contract staan. Wij bouwen de aggregatie daarom als instelbare regel per contract en bewaren altijd de ruwe meetreeks eronder. Komt er een discussie, dan kunt u laten zien hoe u van meting naar bedrag bent gekomen. Zonder die ruwe gegevens is elke discussie een welles-nietes.

Bewaar die reeksen wel bewust. Meetgegevens per vijf minuten over honderden klanten worden snel groot, dus spreek een verdichting af: fijn voor de recente periode, grover voor het archief, met behoud van wat u nodig heeft om een oude factuur te verantwoorden.

Een klant die zijn eigen server heeft, snapt zijn factuur. Een klant die meedraait op een gedeeld cluster, ziet een bedrag zonder duidelijke oorzaak. De sleutel waarmee u omslaat, is dan net zo belangrijk als het bedrag zelf.

Wat werkt is de sleutel expliciet maken en op de specificatie tonen: naar rato van opslag, van aantal aanvragen, of een vast percentage per pakket. Welke sleutel eerlijk is, is een keuze die u maakt en die u kunt uitleggen; wij zorgen dat het systeem hem toepast en toont in plaats van hem te verbergen in een totaalbedrag.

Aan de invoerkant staan de bronnen van uw verbruiksgegevens: uw virtualisatieplatform, uw opslagsysteem, uw netwerkapparatuur of de facturatiegegevens van een onderliggende leverancier. Die leveren zelden dezelfde eenheden, dus normaliseren is een deel van het werk.

Aan de uitvoerkant staat uw boekhouding, waar de factuurregels naartoe gaan, en eventueel een klantportaal waar een klant zijn eigen verbruik kan volgen. Dat laatste neemt vragen weg maar is een apart onderdeel. Welke koppelingen haalbaar zijn hangt af van uw omgeving; dat inventariseren we vooraf.

Begin bij één resource. Wie meteen opslag, rekenkracht, traffic, back-up en licenties wil meten, bouwt maanden voordat er één factuur uitkomt. Kies de resource met de grootste omzet of de meeste discussie, maak die kloppend, en breid uit.

Let ook op wat er gebeurt als een meting uitvalt. Een dag zonder gegevens mag niet stil als nul worden gefactureerd en ook niet zomaar worden geschat. Spreek af wat er dan gebeurt en maak dat zichtbaar op de factuur; dat voorkomt het soort fout dat pas na drie maanden opvalt.

Drie dingen: het aantal resources dat wordt gemeten, of gedeelde resources moeten worden omgeslagen, en of klanten hun verbruik zelf moeten kunnen inzien. Eén resource meten en factureren is een overzichtelijk traject; meerdere resources met verdeelsleutels en een klantportaal is een veelvoud.

Wat in de praktijk het meeste tijd kost, staat in geen functielijst: vastleggen wat er precies met elke klant is afgesproken. Contracten uit verschillende jaren kennen verschillende staffels en inbegrepen hoeveelheden, en die moeten expliciet worden voordat ze in software kunnen.

1. We kijken welke resource de meeste omzet of de meeste discussie oplevert.
2. We leggen per contract vast wat er is afgesproken: eenheid, staffel, inbegrepen hoeveelheid.
3. We bouwen de meting en de opslag van de ruwe reeksen, want zonder die basis is er niets uit te leggen.
4. Daarna de aggregatie en de factuurregels, en pas als die kloppen de verdeelsleutels en een klantportaal.
5. We draaien een maand schaduw naast uw huidige facturatie en dragen daarna over.

• Verbruiksfacturatie-software
• Netcongestie en uw hosting
• Alle software op maat